De komkommertijd: de zomerse periode waarin vaste werknemers genieten van hun welverdiende vakantie, terwijl tijdelijke krachten het werk overnemen en het bedrijf draaiende houden.
Maar met veel kennis op vakantie, deadlines vóór de zomer en tekortschietende documentatie, krijgen zomerkrachten vaak niet de aandacht of begeleiding die nodig is voor een goede inwerkperiode. In veel sectoren, als de maakindustrie en (ouderen)zorg is het cruciaal dat de onboarding goed verloopt. Onvoldoende training kan ernstige gevolgen hebben voor zowel de veiligheid als kwaliteit. Hoe zorg je ervoor dat tijdelijke krachten over de juiste kennis beschikken en om vaste werknemers een zorgeloze vakantie te geven? Welke uitdagingen zijn er en hoe kun je die oplossen?
Focus op de need-to-knows
Voor tijdelijke krachten is een heldere focus in hun introductie essentieel, zeker gezien de tijd beperkt is. De sleutel is om te focussen op de juiste zaken: algemene richtlijnen als werkschema’s, de verwachtingen en vooral informatie over bij wie de vervanger terecht kan met vragen. Laat de zaken die er niet écht toedoen achterwege, zoals de bedrijfsgeschiedenis. Stem dat ook af op de voorkennis van het individu. Sommigen hebben veel ervaring, anderen zijn volledig nieuw in de sector.
Betrokkenheid is key
Ook al is het dienstverband tijdelijk, het gevoel van erbij horen beïnvloedt zowel de werkprestaties als de betrokkenheid. Een introductie kan praktische informatie effectief overbrengen, maar moet ook zorgen voor een basisbegrip van het doel en de waarden van de organisatie. Je kan de sense-of-belonging stimuleren door een buddy-systeem te introduceren, waarin een vaste collega de nieuwe werknemer wegwijs maakt in de organisatie. Door digitale training, die zelfstandig kan worden gevolgd, te combineren met gerichte praktische begeleiding en duidelijke checkpoints zorg je voor een goede balans.
Train ze fysiek
De beste manier om nieuwe werknemers wegwijs te maken in de organisatie is door te netwerken met andere teams. In plaats van de focus te leggen op e-learning in de eerste week, kun je er beter voor kiezen om in de eerste week fysieke trainingen en introducties in te plannen. Steeds meer organisaties zetten in op pre-boarding, waarin nieuwe werknemers al vóór de eerste dag online trainingen volgen die hen kennis laat maken met de organisatie. Zo kunnen ze vanaf de eerste dag meteen mengen in de organisatie.
Vermijd infodumping
Een veelgemaakte fout in onboarding is het overladen van nieuwe werknemers met informatie. Dat werkt contraproductief en het zal daardoor langer duren voordat een werknemer over de juiste kennis beschikt. Combineer daarom meteen vanaf het begin training met werkzaamheden. Begin daarin al meteen bij minder complexe werkzaamheden en bouw dat op. Zo zorg je ervoor dat werknemers geleidelijk de informatie opdoen die ze nodig hebben. Ook hier kan pre-boarding erg waardevol zijn, doordat je werknemers al voor de eerste werkdag kennis kunt laten maken met de organisatie.
Check de kennis
Veiligheids- en arbeidsomgevingsregels behoren tot de belangrijkste onderdelen van een introductie, ongeacht de duur van het dienstverband. Het is belangrijk om te documenteren dat kritieke stappen zijn doorlopen, zodat alle tijdelijke medewerkers op de hoogte zijn van en vertrouwd zijn met de routines en belangrijke informatie. Vergeet daarom ook niet om af en toe te checken of informatie wel is blijven hangen. Dat is een aspect dat vaak nog onderschat wordt.
