Als adviseur arbeid en gezondheid stap ik bij verschillende organisaties binnen. Regelmatig hoor ik medewerkers meerdere keren herhalen wat hun klachten zijn en wat de reden is voor hun verzuim. Vaak zelfs verschillende keren in één gesprek. Hetzelfde geldt voor leidinggevenden. Zij hebben regelmatig het gevoel dat de gemaakte afspraken met (verzuimende) medewerkers meerdere keren herhaald moeten worden. Dit leidt vaak tot irritatie bij beide partijen. Hierdoor ontstaat er wrijving tussen de leidinggevende en de medewerker en dat wil je natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen. In deze blog vertel ik je daarom hoe je de onderlinge communicatie rondom verzuim kunt verbeteren. Een tipje van de sluier? Goed communiceren is zo simpel nog niet. Het is veel meer dan enkel het vertellen van een boodschap.
Een nieuwe invulling voor verzuimgesprekken
Allereerst is het verstandig om te beginnen met het inplannen van meerdere vitaliteits- en verzuimgesprekken. In deze gesprekken kan je de huidige situatie met de medewerker bespreken en de vervolgstappen bepalen. Bij deze contactmomenten is het wel belangrijk dat je rekening houdt met de volgende communicatiepunten:
Tip 1: stel open vragen
Door open vragen te stellen, nodig je de gesprekspartner uit om zijn eigen verhaal te vertellen. Dit zorgt ervoor dat iemand zich ook sneller gehoord voelt in een gesprek. Daarnaast kan je door open vragen te stellen ervoor zorgen dat de ander actiever deelneemt aan het gesprek en zelf met ideeën en oplossingen komt. Durf ook eens een stilte te laten vallen wanneer iemand niet meteen antwoordt, ga niet zelf de stilte vullen met aannames of oplossingen.
Tip 2: vermijd de ik-vorm
Vaak valt het woord ‘ik’ tijdens verzuimgesprekken veelvuldig. Een voorbeeld hiervan is ‘ik heb voor jou geregeld dat je …’ of ‘de medewerker geeft dit aan, dus ik kan hier niet mee verder’. Dit is een actieve en leidende gespreksstijl en geen open of gelijkwaardige communicatiestijl die uitnodigt tot mogelijke andere invalshoeken of strategieën. Een medewerker wordt op deze manier niet uitgenodigd om zelf mee te denken in oplossingen. Het gesprek is ook gelijk teneinde aangezien dit een mededeling is en dus éénrichtingsverkeer.
Tip 3: bereid het gesprek goed voor en let op je gedrag
Wanneer je als leidinggevende goed op de hoogte bent van de inhoud van de case, is de kans groot dat je een medewerker tegenover je krijgt die zich op zijn gemak voelt om de situatie te bespreken. Onthoud goed dat de houding die jij aanneemt, de persoon tegenover je vaak overneemt.
Tip 4: val niet in herhaling
Een veel voorkomende fout is dat elk verzuimoverleg precies hetzelfde gaat. Nog te vaak is sprake van een dictee waarin wordt opgesomd wat de reden van uitval is, welke stappen er al gezet zijn en wat de eventuele bijzonderheden zijn. Wanneer je al vaker met dezelfde medewerker hebt gesproken, is dit inmiddels wel duidelijk voor beide partijen. Val daarom niet in herhaling, want dit zorgt vaak voor irritatie. Steek elk gesprek op een originele manier in die past bij de situatie.
Tip 5: houd je aan de afspraken
Communicatie gaat niet alleen over het bespreken van de situatie en het maken van afspraken, maar ook over het in gedrag laten zien dat je je aan afspraken houdt. Dit geldt zowel voor jou als voor de medewerker. Constateer je dat een medewerker dit niet doet? Spreek hem of haar hierop aan. Op deze manier bouw je aan het onderlinge vertrouwen.
Pas de 3 G’s toe
Communicatie is gelijk aan gedrag. En het gedrag dat jij vertoont, roept ook een bepaald gedrag bij de ander op. Daarom adviseer ik, naast de bovenstaande tips, om de 3 G’s (gedrag, gevoel en gewenst) in te zetten als hulpmiddel bij het aangaan van een gesprek over verzuim. Gedrag houdt in dat je bespreekt welk gedrag je bij een medewerker ziet. Deel vervolgens je gevoel hierover. Spreek uit wat je vindt van de dingen die iemand zegt of doet. Ga tot slot in op het gewenste gedrag dat je graag van de medewerker zou zien. Kijk ook eerst even in de spiegel: welk gedrag laat je zelf zien, hoe zou een ander zich daarbij kunnen voelen en wat zou vanuit jou het gewenste gedrag zijn? Goed voorbeeld doet goed volgen.
Miscommunicatie voorkomen
Om miscommunicatie rondom verzuim te voorkomen, zijn er een aantal stappen die je kunt zetten. Ieder gesprek is anders en zo hoor je het ook aan te vliegen. Stel open vragen en bereid het gesprek goed voor. Daarnaast is ook de houding die je in een gesprek aanneemt van groot belang. Wat je geeft, is ook wat je terugkrijgt. Maak daarom gebruik van hulpmiddelen zoals de 3 G’s. Op deze manier stel je je gesprekspartner op zijn gemak en kun je pas écht stappen zetten in de goede richting.