Een grote leasemaatschappij vroeg mij om met hen te werken aan het verbeteren van het functioneren van teams en individuen binnen hun organisatie. Het doel is te komen tot een organisatie en werkwijzen waarbij mensen optimaal hun werk kunnen doen doordat ze hun kwaliteiten optimaal kunnen benutten en invloed op de organisatie en inhoud van hun werk hebben. We zijn aan de slag gegaan met het versterken van werkcondities die daarop een positieve, bevorderende invloed hebben.
Aanleiding voor dit project is de sterke, collectieve ambitie van het bedrijf om in haar markt de beste dienstverlener te worden. Die ambitie is gerealiseerd als klanten op maat gemaakte dienstverlening krijgen en optimaal worden bediend. Dat vraagt om betrokken medewerkers die met elkaar en met klanten kunnen en willen samenwerken en kennis delen en dus de juiste ruimte en ondersteuning van elkaar en de organisatie moeten krijgen.
De teams participeren daar vanzelfsprekend nadrukkelijk in. Ze zijn met HR, met het management en met externe adviseurs, partner in het proces van analyseren en samen ontwikkelen en verbeteren.
De fasering in dat proces is als volgt:
- Gezamenlijk bespreken van de organisatie ambitie;
- Gezamenlijk bespreken van de huidige en gewenste organisatie en werkwijze van het team;
- Gezamenlijk bespreken van de teamambities en ieders individuele rol daarin;
- Vaststellen van de meest passende werkorganisatie;
- Gezamenlijk invullen van de werkorganisatie en –condities zoals inrichting en uitvoering van het werkproces, wijze van onderling afstemmen en kennis delen, taakverdeling en werkwijzen voor taakroulatie, gezamenlijke teammomenten voor bespreken van werkverdeling en verbeteren van het werkproces;
- De wijze waarop teammanagement wordt ingevuld waarbij de rol van de teamleider steeds meer een verantwoordelijkheid wordt die in het team zelf ligt;
- En tot slot de vertaling naar de wijze waarop (meer formele) processen als beoordelen, belonen en ontwikkelen plaatsvinden. Dat betekent ook vertalen naar het organisatiebeleid en naar de toepassing van instrumenten waarbij de teams een (steeds) grotere rol (gaan) spelen in de gezamenlijke evaluatie van de team- en individuele performance en de vertaling naar beloning en ontwikkeling.
Het proces leert andermaal dat succes alleen mogelijk is als de belangrijkste partij (de mensen die er werkelijke invulling aan moeten geven) samen met HR en management verantwoordelijk zijn. Dat betekent ook dat vooraf wel ambitie en richting kunnen worden bepaald (bijvoorbeeld door het management en/of HR) maar dat ambitie en richting flexibel moeten kunnen zijn en dat de invulling grotendeels door de teams moet (kunnen) plaatsvinden. Kortom, het is een proces van stapsgewijs samen ontwikkelen. Maar juist daardoor wordt van meet af aan het belangrijkste oogmerk al ingevuld; de eigen verantwoordelijkheid en het eigen initiatief voor het werk en het resultaat daarvan.