Na een paar keer uitgesteld te zijn, gaat op 1 juli 2024 de CO2-registratieplicht toch echt van kracht. Bedrijven met meer dan 100 werknemers moeten dan alle zakelijke en woon-werkkilometers van hun medewerkers registreren en jaarlijks rapporteren. Met deze nieuwe regelgeving streeft de overheid naar duurzamer woon-werkverkeer, en dus het reduceren van de CO2-uitstoot.
De registratieplicht zorgt wel voor kopzorgen bij veel bedrijven. Er komen immers de nodige voorbereidingen bij kijken: welke gegevens moeten er bijvoorbeeld precies worden verzameld, en waar haal je die gegevens vandaan? En de belangrijkste vraag: wie moet deze taak op zich nemen? Uit onderzoek van ons blijkt dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven de HR-afdeling ziet als dé partij die volledig verantwoordelijk moet zijn voor de CO2-registratieplicht, en dat is nog lang niet zo’n gek idee.
HR heeft de juiste expertise en staat centraal binnen de organisatie
Als HR-afdeling vervul je een centrale rol in de organisatie en is de verantwoordelijk voor het mobiliteitsbeleid vaak ook al bij jouw afdeling belegd. Je bent betrokken bij mobiliteitsbeheer en duurzaamheidsinitiatieven, en beschikt over diepgaande kennis van het personeelsbestand en relevante wet- en regelgeving. Bovendien weet je als HR-manager en -medewerker precies hoe je de privacy van jouw werknemers moet waarborgen, met de AVG-wetgeving in ogenschouw.
HR is daarnaast ook verantwoordelijk voor het vormgeven en waarborgen van de bedrijfscultuur. Als aanspreekpunt voor vragen van medewerkers fungeert de HR-afdeling al als een belangrijke schakel tussen organisatie en medewerker. Ten slotte heeft HR ook toegang tot een groot deel van de benodigde informatie, zoals het woon-werkverkeer en reisgedrag van medewerkers. Met behulp van deze informatiebronnen verzamelt jouw HR-team efficiënt en nauwkeurig de mobiliteitsgegevens die nodig zijn voor de CO2-registratie en -rapportageplicht.
Training zorgt voor expertise in jouw HR-team
Als de verantwoordelijkheid voor de CO2-registratie dan uiteindelijk bij jouw HR-afdeling belandt, is het allereerst belangrijk dat jouw team een goed beeld heeft van wat er van hen wordt verwacht en hoe zij dat het beste kunnen aanpakken. Denk aan een training over de verschillende methoden voor dataverzameling, maar ook tools voor de registratie en rapportage. Het is noodzakelijk om te investeren in de educatie van het HR-team op dit onderwerp en toegang tot de juiste oplossingen te faciliteren waarin zij eenvoudig gegevens kunnen ophalen, vastleggen en rapportages kunnen maken. Denk aan de verschillende manieren om handmatig kilometers te registreren, of het gebruik van mobiliteitsplatformen met een automatische registratiefunctionaliteit. Vaak ligt de verantwoordelijkheid hiervan al bij de HR-afdeling. Door aanvullende trainingen te bieden maak je het gemakkelijk voor de HR-medewerkers om hun expertise uit te breiden en efficiënt te werk te gaan. Dataverzameling en -registratie kan immers een complexe en tijdrovende klus zijn. Maar dat hoeft niet.
Verminder complexiteit en tijdsdruk met passende tools
Het gebruik van technologische oplossingen biedt de HR-afdeling aanzienlijk voordelen bij de dataverzameling voor de CO2-registratie. Zo kunnen deze tools tijdsintensieve rapportages automatiseren, waardoor jouw HR-afdeling haar tijd en middelen effectiever kan inzetten.
Technologie kan ook op andere manieren complexiteit en tijdsdruk in je team reduceren, bijvoorbeeld door de integratie van verschillende gegevensbronnen op een geconsolideerd platform. Alle relevante gegevens voor de rapportageplicht op één plek, dat is wel zo gemakkelijk. Met deze integratie heeft je HR-afdeling bovendien real-time toegang tot nauwkeurige en essentiële informatie. Dat vermindert niet alleen de kans op fouten bij dataverzameling, maar biedt de HR-afdeling ook een volledig plaatje van het woon-werk en zakelijke reisgedrag van medewerkers. Dit is essentieel voor een grondige analyse van de mobiliteitsgegevens, om vervolgens medewerkers te stimuleren duurzamere keuzes te maken voor hun zakelijke reisbehoeften.
Door te investeren in slimme tools is de HR-afdeling in staat om de dataverzameling en het registratieproces te stroomlijnen, verloopt het proces nauwkeuriger en efficiënter, én wordt de werklast voor HR-teams verlicht.
Monitoring en rapportage
Monitoring en rapportage zijn belangrijke aspecten van de CO2-registratieplicht. Naast de jaarlijkse verplichte rapportage is het belangrijk dat HR het hele jaar door de data blijft monitoren.
Met een proactieve benadering kan HR potentiële problemen vroegtijdig opsporen en snel corrigerende maatregelen nemen om te voorkomen dat onnauwkeurige of onvolledige gegevens worden gerapporteerd. Dit niet alleen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook om de nauwkeurigheid van de gerapporteerde gegevens te garanderen.
Door efficiënter te werk te gaan en grondige analyses uit te voeren is jouw HR-afdeling in staat om medewerkers bewust te maken van de impact van hun mobiliteitskeuzes en duurzamere keuzes te stimuleren op álle niveaus van de organisatie. Tegelijkertijd kan de organisatie erop vertrouwen dat de wetgeving zo goed mogelijk wordt nageleefd. Door zo niet alleen te voldoen aan de verplichte wetgeving maar ook direct duurzaamheid binnen de organisatie te stimuleren, word je als werkgever bovendien aantrekkelijker voor huidige en potentiële medewerkers, én draag je direct bij aan een duurzamere toekomst.
