Organisaties bouwen rondom voorspelbaarheid en zijn over het algemeen niet gemaakt om te veranderen. Logisch, want als bedrijf ga je nauwkeurig te werk in de manier waarop je je business inricht en je klanten bedient. Zo zorg je er immers voor dat je kunt excelleren in wat je doet. Keuzes wat betreft planning en roosteren maak je daarom vaak op basis van eerdere ervaringen. Maar wat als er opeens een onverwachte gebeurtenis – zoals de coronapandemie – optreedt? Je hebt dan geen eerdere ervaringen om uit te putten, maar wil natuurlijk alsnog snel inspelen op de veranderingen. Inzicht is hiervoor cruciaal: je moet weten hoe veel personeel je nodig hebt, hoe hun werkzaamheden eruit zien en hoe je snel kunt op- en afschalen. Natuurlijk moet je ook het vermogen hebben om deze veranderingen door te voeren zodat je organisatie zo snel mogelijk efficiënt opereert. Dat is een complexe en tijdrovende taak. Hoe zorg je voor een efficiënte én foutloze planning die je business ten goede komt? Technologie biedt uitkomst.
Optimaliseer je planning
Door een onverwachte gebeurtenis kan je bedrijfsmodel er ineens volledig anders uitzien. Waar je voorheen enkel een fysiek restaurant of winkel had, run je nu misschien wel een webshop of een bezorg- en afhaaldienst. Dat heeft uiteraard gevolgen voor je personeelsplanning: nieuwe diensten, andere taken en aangepaste werktijden en -normen. Wie mee wil bewegen met de laatste ontwikkelingen, moet veranderingen vrijwel direct kunnen doorvoeren. Het in kaart brengen van al deze nieuwe variabelen en ze vervolgens optimaal op elkaar afstemmen is een grote klus, waarin bovendien veel fout kan gaan. Het automatiseren van deze processen kan helpen. Door nieuwe werkwijzen, diensten en roosters automatisch te verwerken in je planningssoftware, realiseer je foutloze planningen die jouw business draaiende houden.
Heroverweeg de vraag
Waar de horeca de afgelopen maanden een enorme daling van de vraag heeft ervaren, gaat het nu weer de goede kant op. Ook vloog het aantal online bestellingen het afgelopen jaar door het dak, maar is fysiek winkelen inmiddels gelukkig ook weer mogelijk. De vraag van vandaag is echter geen garantie voor morgen. Het kan zomaar zijn dat maatregelen sneller versoepelen dan verwacht of dat we over een tijd juist weer een stap terug moeten doen. Zeker weten doe je het nu echter nog niet. Om dit soort situaties goed te voorspellen, biedt kunstmatige intelligentie (AI) een uitkomst. AI analyseert continu recente trends en ontwikkelingen en kan door het lerende vermogen zelfs de toekomstige vraag voorspellen en optimaliseren. Hierdoor ben jij steeds beter voorbereid en kun je je personeelsmodel telkens sneller en eenvoudiger aanpassen aan toekomstige, al dan niet nieuwe gebeurtenissen.
Werk verschillende scenario’s uit
Natuurlijk wil je ook een goede planning voor de lange termijn hebben. Je weet echter nooit zeker wat de toekomst gaat brengen. Als bedrijf is het daarom verstandig om verschillende scenario’s te creëren: een conservatief, een normaal en een positief scenario. Ieder scenario representeert een andere economische situatie en vraagt om andere vaardigheden of roostervariabelen. Wie scenario’s vooraf uitwerkt, kan nieuwe situaties direct naast de scenarioplanning leggen. Zo weet je snel met welk scenario de nieuwe situatie het best overeenkomt en welke acties hiervoor vereist zijn.
Ook hier kan AI bij helpen. Met AI is het mogelijk om rekening te houden met nieuwe situaties of maatregelen. Zo ben je in staat om nog nauwkeurigere voorspellingen te doen, waarop je vervolgens ook beslissingen voor het samenstellen van een optimaal personeelsmodel kunt maken. AI voorspelt namelijk per scenario hoe je werknemersbestand eruit moet zien, welke skills er nodig zijn, hoe veel werknemers je nodig hebt en wat de ideale mix tussen fulltime en parttime personeel is. Hierdoor ben jij er zeker van dat je op ieder moment precies weet hoe jij je business zo efficiënt mogelijk kunt inrichten en operationeel kunt blijven. Door proactief bezig te zijn met je lange termijn planning op basis van voorspellingen en scenario’s, ben je beter voorbereid op veranderingen en kun je hier eerder op anticiperen.
Laat technologie voor je werken
Of je als bedrijf kunt overleven in toekomstige, al dan niet onverwachte situaties, hangt af van hoe snel je in staat bent om te anticiperen op verandering. Hierbij helpt het om je planning, de vraag en mogelijke scenario’s op een rij te zetten. Maar bij veranderingen, zeker als ze onverwacht zijn, heb je te maken met erg veel componenten waar je rekening mee moet houden. Dit bemoeilijkt het om de meest optimale keuzes te maken. Door deze processen te automatiseren en te personaliseren, ben je er zeker van dat je planning altijd zo efficiënt mogelijk is. Dat komt niet alleen ten goede aan de effectiviteit en productiviteit, maar zorgt er ook voor dat je tijd overhoudt voor hetgeen je echt leuk vindt: klanten bedienen en zorgen voor een optimale ervaring. Een win-win situatie dus, die zowel een lach op jouw gezicht als dat van de klant tovert.
