Door het opzetten van een referral recruitment strategie, kan een organisatie werknemers de kans geven om zelf kandidaten aan te dragen die zij geschikt achten voor een openstaande vacature. Voor jou als recruiter is dat niet zo gek, maar jouw collega’s krijgen zo ook de kans om hun netwerk in te zetten om goede kandidaten te vinden. Dit helpt jou als recruiter makkelijk en relatief goedkoop aan kandidaten om je vacatures sneller in te vullen.
De voordelen van deze vorm van werving zijn dat kandidaten die via deze methodiek starten vaak loyaler zijn, werknemers zich meer betrokken voelen bij het bedrijf, je snel en efficient aan je employer brand werkt en dat het vaak goedkoper is dan alternatieven. Daarnaast geeft dit je toegang tot specifieke (niche) groepen van professionals en kan je hiermee efficient latent werkzoekenden werven. ‘Via via’ recruitment, zoals het ook wel genoemd wordt, is vaak benoemd als de meest effectieve manier van recruitment door de lage kosten en hoge kwaliteit kandidaten.
Het opzetten van referral recruitment
Een referral recruitment strategie kan erg voordelig zijn, mits deze goed is opgezet en wordt bijgehouden. Hierbij zijn een aantal elementen belangrijk. Hieronder de meest belangrijke punten.
#1 Regels
Allereerst is het belangrijk dat er een aantal regels opgesteld worden. Bij het opstellen van regels is het van belang dat het duidelijk is wat werknemers moeten doen om deel te nemen aan het referral programma, hoe dit moet en wanneer ze hiervoor een beloning krijgen. Het is hierbij cruciaal dat iedere werknemer mee kan en mag doen en dat niemand wordt uitgesloten.
#2 Communicatie
Na het opstellen van regels is het belangrijk dat er duidelijke communicatie naar werknemers is over de vacatures die openstaan en dat deze communicatie ten alle tijden up-to-date is. Zo weten werknemers ten alle tijden hoe zij hun netwerk kunnen gebruiken om de organisatie te helpen bij het invullen van posities.
#3 Draagvlak
Om een succesvol programma op te zetten waarbij werknemers daadwerkelijk inzet tonen om goede kandidaten aan te dragen, is eerst draagvlak nodig. Dit draagvlak kan je creëren door allereerst te zorgen dat iedere werknemer van het programma af weet en weet hoe het in elkaar zit. Daarnaast is het zaak dat er een duidelijke beloningstructuur is voor werknemers die een kandidaat aandragen. Dat brengt ons naar punt 4.
#4 Beloningen
Voor niets gaat de zon op. Een werknemer zal altijd moeite moeten doen om een kandidaat aan te dragen vanuit zijn eigen netwerk en daarom wil je hem daarvoor belonen. Iedere organisatie pakt dit op een andere manier aan en ook jouw organisatie zal daarin keuzes moeten maken. Een beloning hoeft niet altijd een geldbedrag te zijn, al is dit wel de meest gebruikte beloning. Het belonen van werknemers kan al door waardering te laten zien door een persoonlijk bedankje, een fles wijn of een bos bloemen, een diner of een teamuitje. Je kan het ook op een compleet andere manier aanpakken, door bijvoorbeeld met iedere kandidaat die via een referral binnenkomt sowieso een sollicitatiegesprek te voeren. Zo laat je aan werknemers zien dat ze serieus genomen worden en betrokken zijn bij het proces.
Het bedenken van een goede beloning kan je het beste doen met input van jouw werknemers. Zo leer je wat zij belangrijk vinden en hoe zij graag beloond willen worden. Het werkt het beste als je werknemers bedankt voor elke stap die zij nemen in het programma. Dat wil zeggen, als iemand een kandidaat aandraagt krijgt hij/zij een kleinigheidje en als die persoon uitgenodigd wordt voor een gesprek volgt een tweede beloning met als laatste beloning bijvoorbeeld een geldbedrag bij een plaatsing. Zo spoor je werknemers in iedere stap van het proces aan om bij te dragen aan het programma.
#5 Onderhouden
Het meest belangrijke onderdeel van een succesvolle referral recruitment strategie is het behouden van draagvlak bij de werknemers. Bij het opzetten van referral recruitment zijn werknemers altijd enthousiast en zetten zich vol in, maar daarna volgt vaak een dip in kandidaten die via deze methodiek binnen komen. Voorkom deze dip door constant werknemers op de hoogte te houden van openstaande vacatures, ontwikkelingen in het proces met door hun aangedragen kandidaten en het succes van het referral programma. Daarmee zorg je ervoor dat werknemers betrokken blijven en zich gewaardeerd voelen.
Boost aan employer branding en het recruitmentproces
Dankzij het referral programma voelen werknemers zich meer betrokken bij de organisatie. Door een goede opzet en passende beloningen voelen werknemers zich gewaardeerd en dragen ze bij aan een van de belangrijkste onderdelen van de organisatie: het vinden en aantrekken van talent.
Door werknemers hierbij te betrekken en daarmee waardering en verantwoordelijkheid te uiten, werk je automatisch aan het employer brand. Werknemers voelen zich betrokken en functioneren daarom als ambassadeurs van de organisatie wanneer ze hun netwerk inschakelen en over de organisatie spreken. Hun positieve uitstralingen en verhalen over de organisatie promoten daarmee het employer brand.
Bovendien versnellen referrals het recruitmentproces omdat er geen sourcing en minder pre-screening nodig is. Dit is immers al gedaan door de werknemer, die een goede kandidaat wil aandragen. Mede daardoor zijn sollicitanten die via referral recruitment binnenkomen vaak van hogere kwaliteit en is de kans op plaatsing daarmee ook groter. Dit vergroot beide de effectiviteit van het recruitmentproces.
Op deze manier draagt een goed referral programma dus zowel bij aan het employer brand als het recruitmentproces. Daarom is het een erg effectieve manier van recruitment, mits goed uitgevoerd.
Valkuilen bij referral recruitment
Er zitten ook gevaren aan het instellen van een referral programma. Misschien wel het grootste gevaar aan een referral programma is het feit dat je hiermee groepjes kan creëren binnen de werknemers. Hierbij speelt discriminatie een grote rol, wat een groot gevaar kan zijn voor de diversiteit binnen de organisatie. Als recruiter is het erg belangrijk dat je hier van op de hoogte bent.
Daarnaast kan een beloning ook averechts werken als deze niet aansluit bij de verwachtingen of de wensen van de werknemers. In dat geval zorgt het programma er juist voor dat werknemers zich niet gewaardeerd voelen en daardoor ook niet extra betrokken raken bij de organisatie. Daardoor zal het programma ook geen boost geven aan het employer brand. Integendeel, het kan zelfs een negatieve impact hebben op het employer brand omdat werknemers zich minder betrokken voelen bij de organisatie en het recruitmentproces.
De conclusie
Referral recruitment maakt werknemers enthousiaster en meer betrokken bij de organisatie. Dit heeft positief effect op het employer brand en kan het recruitmentproces sneller en effectiever maken. Werknemers worden onderdeel van een belangrijke taak van de organisatie, waardoor ze als ambassadeurs van de organisatie kunnen optreden. Deze elementen zijn allemaal enorm positief voor de organisatie, waardoor referral recruitment een van de beste manieren van werving kan zijn.
Echter zijn er een aantal valkuilen waar jij als recruiter bij stil moet staan. Als er een verkeerde beloning wordt ingesteld voor werknemers kan dit onvrede veroorzaken en averechts werken. Het gevaar loert dat door deze referrals groepjes ontstaan van werknemers, waardoor andere werknemers buitengesloten worden. Daarnaast kan zo’n programma tot minder diversiteit leiden, wat natuurlijk ongewenst is. Als recruiter is het belangrijk dat je bewust bent van deze valkuilen en actie onderneemt om de organisatie te behoeden voor deze nadelige effecten van referral recruitment.