In een tijd waarin goed personeel vinden steeds moeilijker wordt, zoeken werkgevers naar creatieve manieren om talent aan te trekken en te behouden. De Werkkostenregeling (WKR) biedt hierbij een uitgelezen kans. Deze regeling geeft werkgevers namelijk de flexibiliteit om werknemers belastingvrij te belonen, wat niet alleen financieel aantrekkelijk is, maar ook de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers vergroot. Door slim gebruik te maken van de WKR kunnen organisaties zich onderscheiden op de arbeidsmarkt.
De WKR stelt werkgevers in staat om een deel van het fiscale loon onbelast te besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. Dit wordt de “vrije ruimte” genoemd. Voor 2025 geldt dat werkgevers: 2% van de eerste €400.000 van de fiscale loonsom onbelast mogen besteden en 1,18% van het bedrag boven de €400.000.
Binnen deze vrije ruimte kunnen werkgevers bijvoorbeeld bonussen, personeelsuitjes, kerstpakketten en andere extra’s onbelast aanbieden. Bij overschrijding van de vrije ruimte betalen zij 80% eindheffing over het overschreden bedrag.
Hoe benutten werkgevers de WKR om personeel binnen te halen?
Hier zijn zeven praktische tips om de WKR strategisch in te zetten:
- Analyseer de huidige uitgaven Werkgevers kunnen beginnen met het in kaart brengen van de vergoedingen en verstrekkingen die al worden geboden. Denk aan reiskosten, kerstpakketten, sportabonnementen en personeelsuitjes. Door deze uitgaven te categoriseren, krijgen zij inzicht in welke kosten verschoven kunnen worden naar de vrije ruimte van de WKR of hier beter uit kunnen worden gehaald. Hierdoor benutten zij de beschikbare ruimte optimaal en voorkomen onnodige belastingheffing.
- Stel prioriteiten Niet alle uitgaven dragen in gelijke mate bij aan de tevredenheid van huidige en nieuwe werknemers. Werkgevers kunnen zich daarom richten op beloningen die echt verschil maken. Er moet hierbij ook aandacht worden besteed aan civielrechtelijke aspecten omdat bestaande arbeidsvoorwaarden soms lastig aan te passen zijn. Populaire opties zijn:
- Bonussen: Bijvoorbeeld een prestatiebonus of een aanbrengbonus voor het aanbevelen van nieuwe collega’s.
- Personeelsuitjes: Een teambuildingactiviteit versterkt niet alleen het teamgevoel, maar valt ook binnen de vrije ruimte.
- Kerstpakketten: Deze blijven een klassieker en worden vaak zeer gewaardeerd.
- Maak gebruik van gerichte vrijstellingen Naast de vrije ruimte biedt de WKR ook gerichte vrijstellingen. Deze vergoedingen tellen niet mee voor de vrije ruimte en zijn volledig onbelast. Denk aan:
- Reiskostenvergoeding (tot € 0,23 per kilometer).
- Maaltijden bij overwerk.
- Vakliteratuur en opleidingen.
Door gebruik te maken van deze vrijstellingen, houden werkgevers meer vrije ruimte over voor andere doeleinden.
- Investeer in groepsgerichte activiteiten Personeelsuitjes en andere groepsactiviteiten vallen volledig binnen de vrije ruimte en hebben daarnaast een positief effect op de betrokkenheid. Denk aan een jaarlijkse barbecue, een sportdag of een workshop. Dit soort activiteiten biedt werknemers niet alleen een leuke ervaring, maar versterkt ook de band met de organisatie.
- Vier mijlpalen en bijzondere momenten Werkgevers kunnen de WKR gebruiken om jubilea en andere speciale gelegenheden te vieren. Bijvoorbeeld door een cadeaubon of een extra vrije dag aan te bieden bij een werkjubileum. Zulke attenties zorgen voor een persoonlijke touch en worden vaak zeer gewaardeerd.
- Werk samen met HR en financiën Een succesvolle toepassing van de WKR vraagt om samenwerking tussen HR en de financiële afdeling. HR kan inventariseren welke beloningen werknemers het meest waarderen, terwijl financiën zorgt voor een correcte toepassing van de fiscale regels. Regelmatige evaluaties en planningssessies helpen om de vrije ruimte optimaal te benutten.
- Evalueer aan het einde van het jaar Een goede administratie is cruciaal om de vrije ruimte optimaal te benutten. Werkgevers kunnen aan het einde van het jaar controleren of er nog ongebruikte ruimte over is. Ongebruikte vrije ruimte vervalt, dus het is slim om deze tijdig in te zetten, bijvoorbeeld voor een eindejaarsbonus of een extra kerstcadeau.
De WKR als strategisch instrument
Door de WKR slim in te zetten, kunnen werkgevers niet alleen belasting besparen, maar ook het verschil maken in de strijd om talent. Werknemers waarderen extra’s zoals bonussen, uitjes en vergoedingen, zeker als deze fiscaal vriendelijk worden aangeboden. Tegelijkertijd zorgt een strategische aanpak ervoor dat de fiscale voordelen van de WKR maximaal worden benut.
In een krappe arbeidsmarkt kan de WKR net dat duwtje in de rug geven om talentvolle medewerkers voor een organisatie te winnen. Werkgevers kunnen deze regeling dus niet alleen als fiscale noodzaak zien, maar als een strategisch middel om werknemers te laten zien dat ze gewaardeerd worden.
