De coronacrisis verandert de manier waarop mensen met elkaar samenwerken. Na maanden van grotendeels noodzakelijk thuiswerken worden de eerste contouren van ‘het nieuwe normaal’ langzaam maar zeker zichtbaar. Wat is de impact van deze crisis als het gaat om HR en werkgeverschap en hoe ziet het landschap van werkend Nederland er straks blijvend uit? Gaan we zoveel mogelijk terug naar hoe het voor COVID-19 was of ontstaat een nieuwe realiteit?
Het einde van het ‘klassieke’ kantoor
Het klassieke kantoor zoals we dat voor de coronacrisis kenden, is voorgoed verleden tijd. Een pand waar medewerkers van 9.00 tot 17.00 aan hun bureau werken, is niet per se meer nodig. Het is gebleken dat thuis werken in veel gevallen prima gaat. Belangrijk is ook dat de acceptatie hiervan is toegenomen. Voorheen werd het niet altijd geaccepteerd als iemand thuis werkte of even was afgeleid doordat de kinderen een video-overleg verstoorden. Dat is veranderd, deels ook omdat iedereen het doet: niet alleen de eigen organisatie maar ook klanten en leveranciers.
Een kantoor zal meer ingericht worden als een soort ontmoetings- en vergadercentrum. Het wordt een plek waar in mindere mate vast zullen verblijven, zeker zolang de social distancing voortduurt. Overleg voor grote projecten, klantenontvangst, sociale evenementen met het bedrijf, voor dit soort activiteiten zal het ‘nieuwe’ kantoor worden ingericht. Als werkgever moet je hier echt op inspelen en faciliteren dat medewerkers het gebouw op deze manier kunnen gebruiken. Met tien collega’s in een vergaderzaal overleggen, dat soort zaken zit er gewoon niet meer in.
Faciliteer medewerkers om optimaal thuis te kunnen werken
Voor werkgevers rust een schone taak om medewerkers te begeleiden in hoe zij efficiënter thuis kunnen werken. Neem tweeverdieners met jonge kinderen in een kleine woning: het is bijna niet te doen om in zo’n omgeving ongestoord te werken. Er moeten dus afspraken gemaakt worden over hoe iemand werkt, waar hij of zij dat doet en wanneer dat gebeurt. Ga je als werkgever flexibele arbeidsvoorwaarden hanteren? Hoe strikt zijn nog de werktijden? Iemand kan ook prima van 12.00 tot 20.00 werken of in drie blokken op een dag in plaats van standaard van 9.00 tot 17.00. Er komt een nieuwe realiteit van hoe we met elkaar werk organiseren en hoe we die organisatie ook accepteren.
Hier hoort ook bij dat de werkgever moet zorgen dat de thuiswerkplek van medewerkers voldoet aan de arbo-wetgeving. Is er bijvoorbeeld een goede bureaustoel aanwezig, staat het bureau op de juiste hoogte, werkt iemand met een laptop of met één of twee beeldschermen erbij? Je kan dit vaak heel eenvoudig verzorgen, bijvoorbeeld door de beeldschermen of toetsenborden die normaal op kantoor aanwezig zijn bij medewerkers thuis af te leveren.
Inspelen op de uitdagingen van het ‘nieuwe normaal’
Ondanks de vele mogelijkheden zijn er ook genoeg uitdagingen die je als organisatie tegenkomt in de transitie naar ‘het nieuwe normaal’. Bijvoorbeeld de werving van nieuw talent. Je kunt prima een sollicitatiegesprek houden via een videoverbinding, maar neem je iemand ook daadwerkelijk aan als je de kandidaat nog nooit in het echt hebt kunnen beoordelen en hij of zij het kantoor en eventueel de collega’s nog niet heeft gezien? Je zal hierover na moeten denken en uiteindelijk ook keuzes in moeten maken.
Ook het aanpassen van Standard Operating Procedures (SOP’s) is nodig. Een proces waarin normaal gesproken een vier-ogen-principe zit, is niet altijd meer op de oude manier mogelijk. Het kan nog steeds, al zal de procedure dan digitaal plaatsvinden. Daarbij is het weer de vraag of je dan e-mail gebruikt, met al zijn gevoeligheden en risico’s op data-incidenten, of toch een andere dienst. Daar moet je je op voorbereiden en hoewel het even wennen kan zijn, is dat uiteindelijk goed te organiseren.
Het sociale aspect van werk mag ook niet vergeten worden. Het blijft belangrijk om binnen de grenzen van wat mogelijk is iets fysieks te doen zoals teambuilding of een bijeenkomst. Of vervang geplande activiteiten door nieuwe varianten. Ging je voorheen met het team aan een hardloopwedstrijd deelnemen? Vervang dit door een individuele wedstrijd en verbind er een prijs aan. Met allerlei hardloopapps kun je prima scores en tijden bijhouden. Maar ook zaken als een digitale quiz zorgen voor verbroedering bij medewerkers en het is belangrijk om die onderlinge verbondenheid in stand te houden.
Blijf dicht bij je bedrijfscultuur
Veel organisaties zijn druk bezig met het anders inrichten van werk en het is belangrijk om dit op lange termijn vol te houden. Zorg dat het onderdeel van je cultuur wordt en niet iets wat je tijdelijk voor enkele weken of maanden in stand houdt. Als je daadwerkelijk anders wil werken, moet het ook structureel worden ingebed in de organisatie en gefaciliteerd voor medewerkers. Blijf daarbij dicht bij je bedrijfscultuur. In een organisatie met een hechte familiecultuur, werkt het bijvoorbeeld goed om periodiek even een call in te plannen met medewerkers en hen bij te praten over ontwikkelingen in de markt.
In grote internationale bedrijven, waar al veel overlegstructuren via video of telefoon plaatsvonden, zal de transitie naar flexibele arbeidsomstandigheden eenvoudiger verlopen dan in een sector als de maakindustrie, waar het gewoon lastig is om thuis te werken. Het zal dan ook per organisatie verschillen hoe je het nieuwe werken inricht en in welke mate je flexibiliteit kan bieden. Of je dit alles ‘goed’ doet, is eigenlijk alleen uit onderzoeken naar de tevredenheid van medewerkers en klanten te halen. Wanneer je als werkgever echter een sterk faciliterende rol aanneemt en voortdurend meedenkt met hoe werknemers optimaal kunnen presteren, waar en wanneer dan ook, geloof ik er heilig in dat je dit tot een succes zult brengen. Werken doen we voortaan anytime, anyplace, anywhere.
