Werkgevers moeten de arbeidsvoorwaarden goed doornemen en eventueel herzien, nu het hybride werken niet meer weg te denken is. Doordat vanaf 2022 de thuiswerkvergoeding onbelast uitgekeerd mag worden en ook de reiskostenvergoeding anders wordt gedefinieerd, is het aan de werkgever om duidelijkheid te scheppen over wat wel en niet wordt vergoed. Het formuleren van (nieuw) beleid en heldere communicatie naar medewerkers zijn hiervoor onontbeerlijk. Ook op het gebied van de premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds, WW-premie, het ouderschapsverlof en de Inkomstenverhouding moeten werkgevers in 2022 actie ondernemen door wijzigingen in de wet- en regelgeving.
Op basis van een jaarlijkse analyse zetten we als HR- en salarisdienstverlener de belangrijkste wijzigingen voor werkgevers op een rij .
Hybride werken: aandacht voor thuiswerkvergoeding en reiskosten
Nu bij veel werkgevers hybride werken gemeengoed is geworden en zeer waarschijnlijk ook blijft, moeten werkgevers hun arbeidsvoorwaarden goed doornemen en eventueel aanpassen aan deze nieuwe situatie. Vanaf 1 januari 2022 mag een thuiswerkvergoeding onbelast worden gegeven, tot een maximum van € 2,- per dag. Vergoed een werkgever meer, dan is het gedeelte boven € 2,- wel belast. Het inrichten van een arbotechnisch verantwoorde thuiswerkplek kan eveneens belastingvrij. De werkgever is verantwoordelijk voor een arbotechnisch verantwoorde thuiswerkplek en voldoet aan deze plicht door het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een bureau, stoel en verlichting. De fysieke controle op deze thuiswerkplek is echter lastig in verband met de privacywetgeving. Het is belangrijk goed na te denken hoe je deze controle als werkgever uitvoert, zonder dat de privacy van medewerkers daarbij in het geding komt. Daarnaast ben je als werkgever ook verantwoordelijk voor het welzijn van je medewerkers. Zitten ze goed in hun vel? Hebben ze thuis alle faciliteiten en condities, zoals mobiele telefoon, internetverbinding en laptop, om optimaal te presteren? Hoe ga je als werkgever met dit soort vragen om? Communicatie naar en vooral met je werknemers is belangrijker dan ooit.
Vanaf 2022 wordt op een andere manier bepaald in hoeverre een vaste reiskostenvergoeding per periode onbelast blijft. Waar deze vergoeding tot en met 2021 op basis van het arbeidspatroon werd bepaald, gebeurt dit vanaf 2022 op basis van het reispatroon. Reist iemand in 2021 ten minste 128 dagen per jaar naar kantoor, dan kan de werkgever een reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer geven, alsof deze persoon 214 dagen per jaar naar kantoor zou reizen. Iemand die voltijd werkte, kreeg hierdoor de ruimte om gemiddeld twee dagen per week thuis te werken en nog steeds de reiskostenvergoeding voor 214 dagen te krijgen. Dit verandert in 2022, wanneer naar de werkelijke reisdagen wordt gekeken. Reist iemand drie dagen per week naar kantoor, dan wordt de reiskostenvergoeding gebaseerd op 3/5 * 214 dagen. In de praktijk zal dit veelal tot een lagere vergoeding leiden.
Thuiswerken wordt eigenlijk steeds meer als secundaire arbeidsvoorwaarde beschouwd. Werkgevers moeten hierop acteren en zorgen dat er enerzijds nieuw beleid wordt doorgevoerd, en tegelijkertijd ook duidelijk aan medewerkers wordt uitgelegd wat er voor hen verandert. Het kan in 2022 voorkomen dat mensen een lager bedrag vergoed krijgen dan ze zouden verwachten, ondanks dat zij vanaf 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding krijgen. Dat komt omdat de enkele vergoeding voor reiskosten tot en met 2021 vaak hoger was dan de nieuwe combinatie van reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding vanaf 2022.
