We kennen allemaal het eeuwenoude gezegde wel: ‘je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken’. Dit geldt natuurlijk voor mensen, maar net zo goed voor organisaties. Als nieuwe medewerkers over de drempel stappen voor hun eerste werkdag, is de ontvangst vaak allesbepalend voor hoe ze naar hun werk én de organisatie kijken. Een goed onboardingsproces is dan ook erg belangrijk. Maar hoewel men snel geneigd is om dit als een ‘HR-zaak’ te bestempelen, vergeten ze dat IT ook een sleutelrol in dit proces speelt. Als benodigde apparatuur niet op tijd beschikbaar is of systemen niet goed functioneren, levert dit tenslotte al gelijk een grote belemmering op. Omgekeerd zorgt een goed georganiseerde IT-onboarding ervoor dat medewerkers zich welkom voelen en gelijk aan de slag kunnen.
IT vormt de basis voor een succesvolle start
Is het op tijd klaar hebben van de juiste werkapparatuur dan een uitdaging? Ja, voor veel organisaties wel. Uit onderzoek is gebleken dat nieuwe medewerkers gemiddeld 5,31 werkdagen moeten wachten op hun werkapparatuur; langer dan een volledige werkweek dus! En wanneer ze dan eindelijk hun apparatuur hebben, wil dat nog niet altijd zeggen dat alles naar behoren werkt. Welk effect dit heeft, schetsen we aan de hand van twee scenario’s.
Scenario 1: rommelige IT-onboarding
Een nieuwe HR-medewerker – we noemen haar Lisa – komt vol enthousiasme binnen op haar eerste werkdag. Na een korte kennismaking en een rondleiding, klopt ze aan bij de IT-afdeling om haar werkapparatuur op te halen. Al snel wordt duidelijk dat haar laptop nog niet gereed is. Na drie dagen krijgt Lisa bericht dat ze haar laptop op kan halen, maar eenmaal opgestart blijken niet alle essentiële programma’s geïnstalleerd te zijn. Ze baalt, omdat deze omstandigheden haar inwerkproces belemmeren. Het rommelige proces en de verloren tijd maken dat ze zich niet serieus genomen voelt. Niet de start waar ze op gehoopt had.
Scenario 2: goede IT-onboarding
Lisa stapt bij haar nieuwe werkgever binnen voor haar eerste werkdag als HR-medewerker. Na een warm welkom komt ze aan bij haar werkplek. Er staat een laptop voor haar klaar met alle rechten tot de software die ze nodig heeft. Erik, een IT-supportmedewerker, geeft haar een training over alle systemen en tools. Ze ontvangt gelijk zijn contactgegevens voor eventuele vragen en problemen. Lisa is blij dat ze zo goed voorbereid zijn op haar komst; ze voelt zich welkom en is klaar om een vliegende start te maken.
IT-onboarding: the big 5
Zoals je ziet, is een goed begin echt het halve werk. Het verschil tussen een goede en een slechte IT-onboarding betekent automatisch een verschil in werkplezier. Om ervoor te zorgen dat de IT-onboarding binnen jouw organisatie op orde is, zijn er vijf aandachtspunten:
- Een goed georganiseerde IT-supportafdeling
Klinkt logisch, maar in de praktijk is het voor nieuwe medewerkers vaak nog onduidelijk waar ze terechtkunnen met IT-gerelateerde vragen en problemen. Zorg dus voor een goed gestroomlijnd proces om onnodige frustraties te voorkomen en medewerkers te ondersteunen. - IT fleetmanagement
Een goed proces begint met een goed overzicht. Daarom is het belangrijk om inzichtelijk te hebben welke devices in omloop zijn, in welke staat deze zijn en waar deze zich bevinden. Dit noemen ze ook wel IT fleetmanagement: het is vergelijkbaar met het beheer van een wagenpark, maar dan voor uitgegeven devices. Op deze manier voorkom je dat apparaten zoekraken of niet op tijd gereed zijn voor nieuwe medewerkers. Daarbij waarborg je met IT fleetmanagement ook nog eens veiligheid, omdat je weet wanneer oude(re) devices vervangen of hergebruikt moeten worden. - Vooraf inrichten en testen
Zorg ervoor dat alle benodigde hardware vooraf is ingesteld én getest. Dit voorkomt situaties waarin medewerkers op hun eerste werkdag moeten wachten op updates of extra configuraties. - Gestroomlijnde toegang tot systemen
Nieuwe medewerkers zouden niet zelf hoeven te worstelen met toegangsrechten of ontbrekende software. Bekijk dus per functie welke systemen er nodig zijn en zorg ervoor dat de juiste toegangsrechten zijn verleend. - Duidelijke instructies en training
Nieuwe medewerkers moeten niet alleen over de juiste apparatuur en software beschikken, ze moeten ook weten hoe ze deze veilig en efficiënt kunnen gebruiken. Handleidingen, korte trainingen of een FAQ-pagina zijn manieren om dit te ondervangen.
Welkom vanaf de eerste inlog
Laat IT geen hindernis zijn als nieuwe medewerkers in dienst komen, maak het juist een integraal onderdeel van het onboardingsproces. Door te investeren in een goede IT-onboarding voelen medewerkers zich welkom, hebben ze vertrouwen in de organisatie en kunnen ze gelijk aan de slag. Dit is niet alleen fijn voor de nieuwe medewerkers, maar heeft ook tal van voordelen voor de organisatie zelf. Denk hierbij aan minder productiviteitsverlies, efficiëntere workflows en een hogere medewerkerstevredenheid. Kortom: door IT als facilitator in te zetten en onboarding tot in de puntjes te regelen, investeer je niet alleen in de nieuwe medewerkers, maar ook in het succes van de organisatie.
