Om te weten welke factoren invloed hebben op de juiste personeelsbezetting is het noodzakelijk om te weten wat de definitie van ‘personeelsbezetting’ is, namelijk: ‘de verhouding tussen het getal van de in dienst zijnde personen, het personeelsbestand, en dat van het benodigd personeel, de personeelsbehoefte’ (Ensie, 2017).
De onderstaande factoren hebben te maken met het creëren van een juiste personeelsbezetting:
Recruitment (werven en selecteren)
The attraction of qualified job candidates represents the primary objective of recruitment, playing a critical role in overall staffing effectiveness (Rynes & Barber, 1990; Turban, Forret & Hendrickson, 1998; Connerley, Carlson & Mecham III, 2002). According to Sangeetha (2010), “attracting, hiring and retaining qualified workforce is decisive for the growth of an organization” (p. 94), as effective recruitment processes represent an important source for competitive advantage and thus, financial success of an organization. Allen et al. (2004).
Ekwoaba, Ugochukwu en Ufoma (2015) zeggen het volgende over recruitment:
‘while recruitment is the process of identifying and attracting potential candidates from within and outside an organization to begin evaluating them for future employment, selection begins when the right calibre of candidates are identified’.
Employer branding
Employer branding draait om het communiceren van een imago om een positief beeld te scheppen van de organisatie als potentiële werkgever (Schoemakers & Koopmans, 2015,p. 42). De bedoeling is dat dit imago er voor zorgt dat potentiële kandidaten vanzelf solliciteren bij de organisatie.
Bij employer branding is er sprake van arbeidsmarktcommunicatie.
Arbeidsmarktcommunicatie is het planmatig proces waarbij wordt getracht een directe of indirecte wervingsboodschap over te brengen bij potentiële medewerkers en hun beïnvloeders, direct of via een bepaald medium (Schoemakers & Koopmans, 2015,p. 42)
Bij employer branding gaat het, zoals je zojuist gelezen hebt over communiceren en communicatie.
In Arbeidsmarktcommunicatie en prosumerisme staat het volgende:
Communicatie wordt algemeen getypeerd als het proces waarbij informatie – een boodschap – door een zender aan een ontvanger wordt doorgegeven. Om een al dan niet unieke verbinding tussen zender en ontvanger aan te duiden gebruikt men het woord kanaal. Dit kanaal bevindt zich op een medium. Een medium kan meerdere kanalen bevatten en dus meerdere zenders en/of ontvangers van dienst zijn. Om zich over een kanaal of medium te kunnen verplaatsen moet een boodschap door de zender gecodeerd worden, zodat de vorm van de boodschap conform de eisen van het medium is. Om de boodschap te kunnen ontvangen moet de ontvanger de gecodeerde boodschap decoderen naar een vorm die zich tot interpretatie leent (Laurier, 2006, p. 6).
Van communicatie weer terug naar employer branding
In betrokkenheid loont staat het volgende: Grote merken zoals Apple en Coca-Cola profiteren ook bij de wervingsprocedure van hun naamsbekendheid, maar de meeste bedrijven hebben een boost nodig om kandidaten aan te trekken die anders helemaal niet van het bestaan van het bedrijf af zouden weten (Indeed, 2018, p. 14).
In Operationeel personeelsmanagement wordt hier verder op in gegaan:
Een bedrijf staat niet zomaar bekend als een goed employer brand, ofwel een goed imago is niet van de ene op de andere dag opgebouwd. Een goed imago groeit alleen door continu het juiste beeld bij de juiste doelgroep te communiceren via allerlei middelen (arbeidsmarktcommunicatie). Het is een complex geheel, waarbij op veel zaken moet worden gelet (Schoemakers & Koopmans, 2015, p. 43).
Schoemakers en Koopmans (2014) hebben de volgende aandachtspunten beschreven bij arbeidsmarktcommunicatie, dit draagt bij aan employer branding:
- Kennis van en contact met de arbeidsmarkt
Wie wordt gezocht en waar zijn die mensen te bereiken? - Ad hoc werven versus continu communiceren
Voor bedrijven die regelmatig mensen nodig hebben is het beter om continu aanwezig te zijn door regelmatiger te communiceren. De impact van de uiting kan worden vergroot door meer vacatures tegelijk te publiceren. Kies voor een duidelijke uitstraling die helpt het gewenste imago op te bouwen. - Kwaliteit van uitingen
Zorg voor een hoge kwaliteit van de uitingen. Dat betekent dat de uiting een goede uitstraling moet hebben, makkelijk toegankelijk is, een begrijpelijke tekst heeft die de kern goed communiceert, afgestemd is op de doelgroep en een duidelijk zichtbare afzender heeft.
Nicole Tadema legt in haar boek Werven met Woorden de nadruk op de toegevoegde waarde van bijvoorbeeld een vacaturetekst. Zo wordt de waarde van een vacaturetekst vaak flink onderschat. Terwijl vrijwel geen een functie vervuld wordt zonder dat er eerst een vacaturetekst geschreven is. - Mediagebruik
De media moeten vooraf streng worden geselecteerd en volledig afgestemd zijn op de gewenste doelgroep. Zorg voor een duidelijke samenhang tussen verschillende sites. Potentiële werknemers moeten in een eenduidige wereld van het bedrijf komen en niet in een wirwar van andersoortige uitingen. - Kosten en budgetbeheer
Werving kost uiteraard geld, stel daarom een wervingsbegroting op. Dan is het mogelijk om overschrijding te analyseren en te voorkomen. Er kunnen overeenkomsten worden gesloten met werving- en selectiebureaus. Wel is het zaak deze overeenkomsten regelmatig te bekijken en opnieuw bespreekbaar te maken. - Effectmeting
Bepaal vooraf de criteria waarop wordt beoordeeld of de uiting succesvol is geweest of niet.
Respons in aantallen is niet voldoende. Wat is de kwaliteit van de respons? Hebben de juiste mensen gereageerd? Wat is het beeld dat deze mensen hebben naar aanleiding van de uiting(en)? Hebben ze alle uitingen van de vacature gezien?
Het binden en boeien van personeel (loopbaanmanagement)
Bij loopbaanmanagement gaat het om het behouden van de juiste match tussen de behoeften van de medewerkers en die van de organisatie, zodat de prestaties van de onderneming optimaal blijven. Dit is een continu veranderend spel, want de omgeving is steeds in beweging (Schoemakers & Koopmans, 2015,p. 113).
Volgens Schoemakers en Koopmans (2015) kent een goed loopbaanbeleid drie pijlers, namelijk:
- Informatie: Bij een goed loopbaanbeleid is er allereerst gerichte informatie nodig over de medewerkers en de organisatie. Het is nodig om te weten hoe medewerkers hun loopbaan ervaren en wat de toekomstplannen zijn van deze medewerkers. Ook hun functievoorkeuren en voorkeuren voor (bijvoorbeeld) bepaalde vestigingen kunnen interessant zijn.
- Communicatie en loopbaancounseling: naast informatie is communicatie over en begeleiding van loopbanen nodig, ofwel loopbaancounseling. Communicatie waaruit duidelijk wordt wat management en medewerkers verwachten in hun loopbaan en wat de organisatie te bieden heeft.
- Instrumenten: Uit een gesprek zou kunnen worden vastgesteld of er tekortkomingen zijn wat betreft kennis, vaardigheden en houding. De seizoensarbeider zou warm kunnen worden gemaakt om volgend seizoen terug te komen door te bespreken of de seizoensarbeider liever andere taken uitvoert. Het is dus voornamelijk de bedoeling om de voorkeuren/behoeften van de medewerker te meten.
De arbeidsmarkt
De situatie van de arbeidsmarkt kan invloed hebben op de personele bezettingen van organisaties. Wanneer er sprake is van een krappe arbeidsmarkt wordt het voor de organisatie moeilijker om personeel aan te trekken. Het gevolg hiervan is dat organisaties een tekort hebben aan personeel waardoor de personeelsbehoefte stijgt’’ (Schoemakers & Koopmans, 2015, p. 32). Op het moment dat de personeelsbehoefte niet vervuld kan worden kan er geconcludeerd worden dat er sprake is van een slechte personele bezetting. Uiteraard kan het ook andersom. Bij een ruime arbeidsmarkt kan het zijn dat potentiële kandidaten er voor kiezen om bij een concurrent aan de slag te gaan. De potentiële kandidaat heeft dan een betere onderhandelingspositie dan de potentiële werkgevers.
Wervingskanalen
Uit het onderzoek ‘stand van werven’ is gebleken dat in het jaar 2019 de volgende 5 wervingskanalen het meest van belang waren voor het realiseren van wervingdoelstellingen: LinkedIn, Referral recruitment, eigen recruitmentsite, Social media en een Employer branding campagne. De effectiviteit van al deze bronnen/middelen bedraagt gemiddeld 56,8 procent.
Verder valt uit dit onderzoek op dat google, algemene vacatures en aggregators (Indeed, Jobrapido) een groei in gebruik hebben ondergaan van 3/4 procent, t.o.v. 2018.
