We kennen ‘m allemaal: die collega die inbelt met krakende audio, een zoemende microfoon of een blaffende hond op de achtergrond. Het lijkt onschuldig, maar in een hybride werkwereld wordt het snel een serieuze ergernis. Volgens ons Hybrid Ways of Working Report is hybride vergaderen inmiddels de meest voorkomende vorm van overleg, en dan valt storend geluid extra op.
64 procent van de werknemers wereldwijd zegt dat goed beeld en geluid onmisbaar zijn om collega’s te kunnen vertrouwen. Wie inbelt met technische ruis, ondermijnt dus niet alleen de verstaanbaarheid, maar ook het onderlinge vertrouwen en de samenwerking. Tegelijkertijd keren steeds meer mensen terug naar kantoor, maar lopen daar tegen nieuwe uitdagingen aan: vergaderruimtes zijn vaak niet goed uitgerust met de juiste technologie, of werknemers weten niet hoe ze de aanwezige technologie moeten gebruiken. 30 procent van de medewerkers is zelfs terughoudend om te vergaderen vanuit vergaderruimtes, omdat ze minder vertrouwd zijn met de technologie in deze ruimtes dan met de technologie van hun eigen laptop.
Vanuit mijn functie spreek ik vaak met hybride werkers en kent hun vergaderirritaties dus als geen ander. Hij deelt de drie de grootste ergernissen in online vergaderingen en legt uit welke impact deze hebben op het verloop en de effectiviteit meetings.
Achtergrondgeluid is vaak storender dan je denkt
In een café, thuis of op kantoor: écht stille plekken zijn zeldzaam. De microfoon op je laptop of standaard oortjes registreren meer geluid dan je verwacht, zoals pratende collega’s en het geluid van koffiekopjes. Dat leidt tot ruis, afleiding en irritatie aan de andere kant van de lijn. Omdat je deze geluiden zelf niet hoort, ben je je er vaak niet van bewust dat jij voor afleiding zorgt. Wie vaak hybride vergadert, kan daarom beter kiezen voor een stille ruimte of een headset die storende omgevingsgeluiden wegfiltert.
“Wát zeg je?”
Zelfs als je duidelijk praat, kan het gebeuren dat collega’s je niet goed verstaan. Laptopmicrofoons vangen je stem niet altijd goed op, zeker niet in rumoerige ruimtes. Dit leidt tot herhaling, vertragingen en gemiste informatie. Juist in hybride vergaderingen is het belangrijk dat iedereen elkaar goed begrijpt om het gesprek soepel te laten verlopen. Naast het verlies van impact en het niet goed overbrengen van je ideeën gaat dit ook ten koste van de betrokkenheid van andere deelnemers, het vertrouwen en uiteindelijk de geloofwaardigheid van je verhaal. Voorkom daarom miscommunicatie en laat niemand twijfelen aan jouw expertise en professionaliteit door storend achtergrondgeluid.
Wegvallende Bluetooth-verbinding
Bluetooth is een geweldige Nederlandse uitvinding, maar een haperende Bluetooth-verbinding kan een gesprek flink verstoren. Vooral op laptops is het Bluetooth-signaal vaak te zwak voor een stabiele en heldere audioverbinding, met haperingen of slechte geluidskwaliteit als gevolg. Leek het even dat je collega’s wel erg onder de indruk waren van je verhaal en ademloos zaten te luisteren? Dan viel waarschijnlijk je verbinding weg. Vaak heb je niet door dat je onverstaanbaar bent, en praat je minutenlang tegen jezelf. Daarna volgt een rommelige poging om opnieuw verbinding te maken. Door storingen sneller te herkennen, ontstaat er minder vaak frustratie en vertraging.
In 2024 besteedden werknemers gemiddeld 11,3 uur per week aan vergaderingen, goed voor zo’n 28 procent van een fulltime werkweek, blijkt uit cijfers van Fellow. Als er zoveel tijd in overleg gaat zitten, is het logisch dat frustraties snel oplopen wanneer de techniek niet meewerkt.
In de begindagen van het thuiswerken moesten we improviseren. We zaten midden in een crisis en deden het ermee, met laptopoortjes, keukentafels en haperende wifi. Maar inmiddels zijn we jaren verder. Tijdens corona zetten we een tent op om de storm uit te zitten. Nu het droog is, bouwen we een huis. Tijdelijk werkte het, maar nu is het moment om het goed te regelen. Hybride werken heeft ons veel vrijheid gebracht, maar om dat vol te houden moet onze manier van samenwerken meebewegen. Vergaderingen moeten helder, gelijkwaardig en productief zijn. Samenkomen heeft alleen zin als je elkaar echt kunt horen en niet wordt afgeleid door ruis, echo’s of technische haperingen.
