Iedereen heeft het wel eens meegemaakt: je eerste werkdag. Het is altijd spannend omdat je niet precies weet hoe het bedrijf in elkaar zit, wie je collega’s zijn en wat precies jouw taken worden. Dit wordt vaak duidelijk in de eerste weken. Er gaat dan ook veel tijd zitten in inwerktrajecten, voor zowel huidige als nieuwe medewerkers. Er moeten trainingen worden gegeven, kennismakingsgesprekken in worden gepland en het nieuwe personeel moet hierin goed worden begeleid. Maar wat nu als we voorafgaand aan de eerste werkdag al met deze inwerktrajecten kunnen beginnen? Ik geef je tips voor een succesvolle onboarding.
Inwerken van personeel kost tijd
Een onboardingstraject voordat medewerkers hun eerste werkdag hebben gehad klinkt misschien gek, maar toch kan het handig zijn. Vaak moet een nieuwe medewerker ‘het standaardpakket’ aan trainingen volgen bij een organisatie: je leert over je taken, het bedrijf, de mensen en eventuele HR-programma’s die je nodig hebt om je uren of vakanties in te registreren. Het zijn allemaal trainingen om de medewerker goed op weg te helpen en dat kost tijd. Tijd, die huidig personeel – zeker met de huidige personeelstekorten – niet altijd heeft.
Daarnaast kan het soms ook voorkomen dat er in de proeftijd wordt ontdekt dat het functieprofiel of het bedrijf niet matchen met de nieuwe medewerker. Een functie kan net iets anders uitpakken dan je je had voorgesteld: je weet nooit precies waar je aan begint, zelfs met een grondig sollicitatieproces. De moeite en tijd die werkgevers in de nieuwe collega hebben gestoken in de proefmaand, is eigenlijk ‘voor niets’ geweest als een van beide partijen besluit het contract te beëindigen. Onlinetrainingen kunnen goed van pas komen om dit soort situaties zoveel mogelijk te voorkomen omdat de nieuwe medewerker alvast een beeld krijgt van de organisatie.
Sneller betrokken
Naast het praktische aspect, heeft een early onboardingsproces ook ‘secundaire voordelen’. In plaats van dat medewerkers in de loop van de tijd erachter komen hoe het bedrijf in elkaar zit, kunnen ze door early onboarding beter en sneller kennismaken met alle bedrijfszaken, zoals de cultuur binnen het bedrijf, wie er bij het bedrijf werken en wat de core business van de organisatie is. Waar medewerkers dit normaal gesproken pas na een paar weken weten, zijn ze al up-to-date voordat ze beginnen. Dit maakt ze sneller betrokken en daardoor kunnen ze ook sneller bijdragen op de werkvloer. Daarnaast zorgt het ervoor dat een eerste werkdag een stuk minder spannend is.
Ruimte voor zachtere kant
Als er minder praktische zaken moeten worden besproken op de eerste dag of week, creëer je automatisch ook meer ruimte voor de ‘zachtere kant’ van het inwerken. Er is dan meer tijd om kennis te maken met naaste collega’s waar personeel veel mee gaat samenwerken. Het is daarbij belangrijk dat je als werkgever genoeg aandacht geeft aan de nieuwe medewerker zodat hij of zij zich snel thuis voelt. Zo kun je bijvoorbeeld aan iedere nieuwkomer een buddy koppelen. Nieuw personeel kan dan bij zijn of haar buddy terecht voor vragen en bijpraatmomenten. Zo hebben ze een aanspreekpunt binnen de organisatie, buiten de manager of HR-afdeling. Dit praat vaak wat makkelijker en informeler.
Het begin van het jaar is een goed moment om weer even alle onboardingstrajecten onder de loep te nemen en te bekijken hoe dit nog beter kan. Het vooraf aanbieden van onlinetrainingen kan dus een uitkomst bieden, maar bekijk dan wel of je nieuwe medewerkers hier alvast voor kan betalen, aangezien ze hier al mee beginnen voor de daadwerkelijke eerste werkdag. Het gaat hierbij ook niet om trainingen van acht uur, maar korte introductietrainingen van maximaal vijf minuten. Wat we ook niet moeten vergeten: we blijven allemaal mensen, dus het menselijke aspect bij het onboarden blijft cruciaal en onmisbaar.
