Tegenwoordig zijn er steeds meer bedrijven aan het globaliseren. Dit heeft tot gevolg dat bedrijven zaken (moeten) doen met andere bedrijven die zich op een andere locatie of zelfs aan de andere kant van de wereld bevinden. Virtuele teams zijn hier de ideale oplossing voor. Deze teams creëren de mogelijkheid om met mensen over de hele wereld samen te werken.
Een virtueel team kan worden beschreven als een groep mensen die los van elkaar, in de zin van afstand, tijd en organisatie, aan een gemeenschappelijke doel werken. Door middel van moderne communicatietechnologie (zoals Skype, Google Hangouts, Facetime etc.) zijn de teamleden met elkaar verbonden. Op deze manier kunnen zij hun kennis delen en samenwerkingen met elkaar aan gaan. Door middel van bundeling van kennis en krachten zullen de prestaties van zowel de virtuele teams als de deelnemende bedrijven verbeteren.
Randvoorwaarden voor succesvolle virtuele teams
De basis voor een goed team zijn goede teamleden, maar wat is dan een goed teamlid? Het is voor een virtueel teamlid van belang dat hij/zij de juiste competenties en vaardigheden bezit. Hieronder zijn de benodigde competenties en vaardigheden met bijbehorende voorbeelden op een rijtje gezet.
Een goed virtueel teamlid is iemand die:
- cultuurgevoelig is: je werkt samen met mensen uit andere landen, voor een soepele samenwerking is het van belang om bekend te zijn met de normen en waarden van de mensen. Je kunt je bijvoorbeeld verdiepen in de cultuur van je teamlid;
- strategisch denkt: hierbij is het van belang dat je de doelstellingen voor ogen houdt;
- goed kan plannen: je werkt met mensen uit andere landen dus je moet rekening houden met bijvoorbeeld tijdverschillen;
- communicatief duidelijk is: op welk tijdstip en met welke tool kan er gecommuniceerd worden? Blijf beleefd en geduldig, ook als de techniek faalt. Zorg ervoor dat alle teamleden in één en dezelfde taal spreken;
- samen wil werken en kennis wil delen;
- vertrouwen in het team heeft: een manager moet bijvoorbeeld het command and control-principe loslaten;
- kan werken met de tools: worden alle technische mogelijkheden wel goed benut? Kunnen alle teamleden werken met de tool of moeten zij hierin worden ondersteund?
Daarnaast is het voor de organisatie van groot belang dat zij de vinger aan de pols houdt. Wanneer een organisatie besluit om een virtueel team te starten en daar lang mee te werken, is het relevant dat de teamleden elkaar ontmoeten. Dit klinkt misschien vreemd wanneer je praat over een ‘virtueel’ team, maar de samenwerking zal beter verlopen wanneer men elkaar eerst persoonlijk heeft ontmoet. Dat helpt bij het opbouwen van vertrouwen in elkaar.
Dit brengt ons ook meteen bij de laatste en zeer belangrijke randvoorwaarde namelijk, vertrouwen in elkaar. Het is van cruciaal belang dat de teamleden elkaar kunnen vertrouwen. Vooral omdat je elkaar zeer weinig spreekt, meestal alleen als dit voor het werk nodig is. Er bestaat geen digitale variant van een koffiezetapparaat waar medewerkers met elkaar kunnen kletsen. Als team moet je er blind op kunnen vertrouwen dat de afspraken worden nagekomen. Er kan namelijk niet gecontroleerd worden wie, wat, wanneer doet.