Verzuim kan een grote kostenpost zijn voor organisaties. In het verzuimbeleid van organisaties wordt daarom vaak een onderdeel opgenomen over verzuimpreventie. Verzuimpreventie wordt gezien als een middel om verzuim te voorkomen. Veel organisaties vullen verzuimpreventie in door medewerkers te straffen bij verzuimen of te belonen bij weinig tot geen verzuim. Er zijn bij zowel het straffen als het belonen een aantal voor- en nadelen te benoemen, waarbij de nadelen grotendeels overlappen.
Straffen
Een voorbeeld van straffen bij verzuim is dat een medewerker een verlofdag in moet leveren bij de eerste verzuimdag (ook al duurt het verzuim langer) met een maximum van drie verlofdagen per jaar. De voordelen van het straffen zijn dat de organisaties geen productiedagen verliezen en er een grotere drempel is voor het verzuimen waardoor medewerkers dit minder snel doen. De nadelen van het straffen zijn dat bij medewerkers die al een dag hebben verzuimd en hierdoor bijvoorbeeld een verlofdag inleveren, het risico bestaat dat zij deze verlofdag terug willen verdienen en daarom juist langer verzuimen dan daadwerkelijk nodig, dat het uitstellen van de verzuimmelding het risico met zich meebrengt dat het verzuim uiteindelijk langer zal duren en dat medewerkers die werkelijk ziek zijn worden benadeeld. Tot slot bestaat er nog het risico dat medewerkers met een griep of verkoudheid toch naar kantoor komen waardoor hun collega’s kunnen worden aangestoken.
Belonen
Een voorbeeld van belonen bij geen verzuim is dat een medewerker een extra verlofdag krijgt omdat de medewerker gedurende het hele jaar niet heeft verzuimd. De voordelen van het belonen zijn dat medewerkers minder snel verzuimen omdat zij anders een beloning mislopen, dat het de sfeer bevordert aangezien collega’s geen werk over hoeven te nemen van medewerkers die relatief snel verzuimen en dat medewerkers gaan nadenken voor zij verzuimen waardoor het verzuimpercentage daalt. De nadelen van het belonen zijn, zoals eerder aangegeven, overlappend met de nadelen van het straffen. Echter, het risico van het terugverdienen van verlofdagen zal zich hier niet voordoen.
~~~
Uit onderzoek bij kinderen weten we dat belonen in de meeste gevallen een effectievere uitkomst biedt dan straffen. Als we er vanuit gaan dat dit ook geldt voor medewerkers, hoe en wanneer kun je die beloning dan het best toepassen?
~~~
Vorm van belonen
Bij het belonen zijn er veel opties om na te gaan. Allereerst dient er te worden nagedacht over de vorm van de beloning (verlof, geld, et cetera). Daarnaast is het mogelijk om te belonen op individueel-, team- of afdelingsniveau. Ook is het een optie om de leidinggevende een beloning toe te kennen voor een laag verzuimpercentage in het eigen team.
Tijdstip van belonen
Er zijn meerdere opties te benoemen met betrekking tot het tijdstip waarop wordt beloond. Zo kan er bijvoorbeeld worden beloond op basis van een maximaal aantal verzuimmeldingen/verzuimdagen/verzuimpercentage per maand/kwartaal/(half) jaar. Bijvoorbeeld: wanneer een medewerker een kwartaal lang niet heeft verzuimd, krijgt deze medewerker een halve dag extra verlof. Daarbij kunnen organisaties ervoor kiezen om dit verlof direct of pas het jaar erop toe te kennen.
~~~
Straffen en belonen lijken de enige opties voor organisaties om aan verzuimpreventie te doen, maar is het wel zo zwart-wit?
~~~
De tussenstap
Wanneer organisaties zich niet kunnen vinden in enkel straffen of belonen is er nog een tussenstap. Deze stap houdt in dat de leidinggevende in gesprek gaat met de medewerker. Daarmee wordt niet bedoeld dat de medewerker zich moet verantwoorden tegenover de leidinggevende, want wettelijk is het niet toegestaan voor organisaties om te informeren naar de aard en oorzaak van het verzuim van de medewerker. Met het in gesprek gaan wordt bedoeld dat de leidinggevende interesse toont in de medewerker en vraagt hoe het met de medewerker gaat. Een stok achter de deur hierbij is om vast te leggen in het verzuimbeleid dat de leidinggevende op de eerste verzuimdag contact opneemt met de medewerker. Dit neemt voor zowel de leidinggevende als de medewerker slechts enkele minuten in beslag. Vervolgens kan de leidinggevende na een aantal verzuimdagen weer contact opnemen met de medewerker om te vragen hoe het gaat.
Conclusie
Of de organisatie nu kiest voor straffen, belonen of de tussenstap hangt onder andere af van de cultuur. Wat de keuze van de organisatie ook wordt, het belangrijkste is om stil te staan bij het feit dat verzuimpreventie als doel heeft om medewerkers minder snel te laten verzuimen en de kostenpost van de organisatie zo laag mogelijk te houden.