In de twee artikelen ‘’Welke cultuur heeft uw organisatie’’ en ‘’de voor- en nadelen van de cultuur in uw organisatie’’ is besproken over de vier culturen die voorkomen in uw organisatie en de voor- en nadelen die het met zich mee brengen. In dit artikel zal juist naar voren komen waar rekening mee gehouden moet worden als u een cultuur wilt gaan veranderen en wat de beste manieren en hulpmiddelen daarvoor zijn.
De cultuur is niet een apart onderdeel in een organisatie dat los staat van alle andere onderdelen. Het is verbonden met de structuur en strategische opstelling van de organisatie. Deze elementen kunnen niet losgekoppeld worden van elkaar, als het ene veranderd, veranderd het andere mee of roept weerstand op. Mocht er dus één worden veranderd kan het gebeuren dat het model niet meer naar behoren werkt en de nieuwe cultuur niet blijkt te werken. Het model houdt zichzelf hierdoor ook in stand en is een soort vicieuze cirkel. Door deze te doorbreken zal er niet alleen cultuurverandering plaatsvinden, maar een gehele organisatieverandering.
Wat in de vorige artikelen al in mindere mate terug kwam, is cultuur uitzonderlijk moeilijk te veranderen. Het gaat namelijk om opvattingen en patronen van mensen die zij gewend zijn en alleen zijzelf kunnen veranderen. Werknemers zullen nog meer weerstand oproepen als de cultuur vast zit aan meerdere elementen en onderdeel is van een groep. Groepsculturen zijn uitzonderlijk moeilijk los te maken, aangezien de werknemers steun zoeken bij elkaar en de bestaande cultuur bekend terrein en gemoedelijk is.
Het is van belang dat elke verandering niet halfslachtig genomen en doorgevoerd moet worden. Als er een verandering in gang wordt gezet zal dit ook met volle overtuiging gedaan moeten worden en de weerstand doorbreken. Met de juiste kennis en beste faciliteiten en middelen lukt het altijd om de juiste balans te vinden in de organisatiestructuur en cultuur.
Communicatie
Allereerst wordt het door werknemers gewaardeerd als er eerlijk en open wordt gecommuniceerd door het hogere management. Transparantie is een belangrijk gegeven hier. Vertel eerlijk wat er gaat gebeuren en waarom. Sommige werknemers hebben hier begrip voor en die zijn dan al makkelijker in hun gedrag te veranderen. Wordt er niet gecommuniceerd, stiekem gedaan of gelogen dan zullen de werknemers wantrouwend tegenover nieuwe informatie staan en meer weerstand bieden.
Organisatiedoelen
Een nieuwe cultuur moet passen bij de (nieuwe) organisatiedoelen en persoonlijke doelen van de werknemers. Leg uit wat de organisatiedoelen zijn en hoe de oude cultuur hier niet op aansluit en de nieuwe juist wel. Probeer het met individuele gesprekken samen te hangen met de persoonlijke doelen van de werknemers en wat het betekent voor hen.
Collega’s
Werknemers kijken op naar boven, dit betekent dat leidinggevenden of de directie het goede voorbeeld moeten geven. Groepen zijn belangrijk in dit proces. Als een aantal collega’s de nieuwe informatie accepteren en meegaan zullen de andere snel volgen. Zij willen tenslotte niet buiten de boot vallen, dit is namelijk bedreigend voor hun sociale status.
Andere personeelswerkinstrumenten
Nieuwe werknemers zijn natuurlijk nog als een blank vel, wat betreft cultuur, hier kan door middel van introductie vorm aan worden gegeven. Zorg wel dat het introductiebeleid volledig en goed geregeld is. Eenmaal een (verkeerde) houding laten zien en patronen aangeleerd is het moeilijk dit te veranderen.
- Opleiding en vorming zijn instrumenten die gebruikt kunnen worden om werknemers een andere houding aan te leren door trainingen en nieuwe kennis te laten verwerven. Dit werkt het best als het aan sluit op de persoonlijke doelen van de werknemer;
- In functioneringsgesprekken (zie hier de verschillen tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek) wordt gesproken over het functioneren van de medewerker en de houding en gedrag van de werknemer. Zorg bij dit soort gesprekken altijd over parate kennis over de werknemer, want weerstand zal er komen;
- Werkoverleg is een middel om terug te komen op het groepsproces. De werknemers kunnen hier informatie uit wisselen en hun gedachten laten horen.
Ruimte voor feedback
Als organisatie is het belangrijk om de cultuur te veranderen en aan te laten sluiten op de structuur, maar onthoud wel dat het zowel een grote verandering is voor de werknemers. Zij zijn degenen die hun gedrag, patronen en veilige gebied moeten verlaten om het onbekende in te treden. Het is dan ook belangrijk om de werknemers een stem te geven. Dit kan door middel van een forum of bijeenkomsten om de feedback van werknemers aan te horen en discussies te starten. Luister hier naar en doe er je voordeel mee.
De aanpak verschilt van cultuur en organisatie. Van welke cultuur naar welke cultuur wil de organisatie gaan veranderen en past de nieuwe cultuur inderdaad in de huidige organisatiestructuur. Het is ook nog de vraag of de cultuur vanzelf veranderd door de ontwikkelingen en het management dit in goed banen wilt leiden. Als laatste ligt het aan de type organisatie wat wil veranderen. Dit wordt in de details begeleidt en vormgegeven.
Let op: Het veranderen van de cultuur is het veranderen van het gedrag van de medewerkers. Hier komt ook veel psychologische denkwijzen bij kijken. Dit is niet zomaar uit te leggen in een artikel en het is ook het beste, als de desbetreffende HRM’er hier geen specialist in is, om externe hulp in te schakelen. Want nogmaals, als een cultuur moet worden veranderd, moet het goed gebeuren met de juiste expertise.