Als u om bedrijfseconomische redenen een werknemer of meerdere werknemers tegelijk wilt ontslaan, moet u de ontslagvolgorde bepalen door het afspiegelingsbeginsel toe te passen. Dit houdt in dat de leeftijdsopbouw binnen deze functie voor en na de ontslagen zo veel mogelijk gelijk blijft. Per leeftijdsgroep moet u de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag voordragen (bron: UWV).
De werknemers die u wilt ontslaan verdeelt u in groepen met uitwisselbare functies. In de praktijk blijkt het echter lastig om groepen met uitwisselbare functies vast te stellen, zeker als functies generiek zijn beschreven en verschillende functionarissen aan hetzelfde generieke functieprofiel zijn gekoppeld.
Gesteld kan worden dat een generiek functiegebouw een goede optie is voor een flexibel en minder onderhoudsgevoelig functiegebouw, maar dat in tijden van reorganisatie kritisch moet worden gekeken of de onderliggende functies voldoende zijn gespecificeerd.
In de onderstaande tabel heb ik vijf veelvoorkomende vragen opgenomen, die door onze klanten vaak worden gesteld.
Vraag | Antwoord | Overpeinzingen |
1. Wij werken met generieke functieprofielen, zijn hierdoor alle onderliggende functies uitwisselbaar? | Nee, het enkele feit dat functies onder hetzelfde generieke functieprofiel vallen leidt niet automatisch tot uitwisselbare functies.
Voorbeeld: De HR Adviseur en de Communicatie Adviseur vallen beiden onder het generieke profiel ‘Adviseur’. Op grond van de functie-inhoud en de vereiste kennis, vaardigheden en competenties kan echter worden gesteld dat de functies niet uitwisselbaar zijn. |
Op de werkgever rust de verplichting om aan te tonen dat de functies onderling verschillen (zie punt 2). |
2. Op welke manier kunnen wij aantonen dat de onderliggende functies onderling verschillen? | Aan het generiek functieprofiel zou een verschijningsvorm kunnen worden toegevoegd. De verschijningsvorm komt niet in de plaats van het generieke functieprofiel maar kan worden gezien als een specificatie van het generieke profiel.
Voorbeeld: In het generieke functieprofiel ‘Adviseur’ wordt gesproken van het ontwikkelen en realiseren van beleid, terwijl in de verschijningsvorm van HR Adviseur specifiek kan worden ingezoomd op de werkzaamheden van een HR Adviseur, zoals het ontwikkelen van het HR-beleid en het begeleiden van werving & selectie trajecten. |
Het opstellen van verschijningsvormen is niet alleen handig bij het vaststellen van de uitwisselbaarheid, maar kan ook helpen bij het vergroten van de herkenbaarheid van het generieke functieprofiel voor medewerkers. |
3. Is een verschijningsvorm hetzelfde als een addendum? | Nee, in een addendum worden vaak extra werkzaamheden beschreven, terwijl in een verschijningsvorm de werkzaamheden worden gespecificeerd. | Een goede verschijningsvorm hoeft niet opnieuw te worden gewaardeerd. Het betreft immers een specificatie en geen verlichting of verzwaring van de functie. Als u twijfelt of de werkzaamheden in de verschijningsvorm zwaarder of lichter zijn dan de werkzaamheden in het generieke profiel, dan is het aan te bevelen om de verschijningsvorm wel te laten waarderen. |
4. Moet een verschijningsvorm worden voorgelegd aan medewerkers? | Het is aan te bevelen om de verschijningsvorm met een afvaardiging van de betrokken medewerkers te bespreken, zodat er overeenstemming is over de inhoud van de verschijningsvorm. | Voor de toepassing van het afspiegelingsbeginsel wordt vaak het UPD (uitgangspositiedocument) gebruikt waarin de functie, functienaam en datum indiensttreding van de medewerker is vastgelegd en dat moet worden ondertekend door de medewerker. |
5.Zijn er – naast het opstellen van verschijningsvormen – nog alternatieven om de onderlinge verschillen inzichtelijk te maken. | Een andere optie is om een specifieke functiebeschrijving op te stellen. Deze functie komt in plaats van het generieke profiel en wordt niet gezien als een invulling van het generieke profiel, zoals een verschijningsvorm.
Ook de verslaglegging van het resultaatgesprek tussen leidinggevende en medewerker kan de onderlinge verschillen voldoende inzichtelijk maken, mits is vastgelegd op welke gebieden de medewerker zich binnen de kaders van de generieke functie richt? |
Een specifieke functiebeschrijving is over het algemeen langer en gedetailleerder dan een verschijningsvorm. Een verschijningsvorm schetst vaak in maximaal een half A4’tje de context en resultaatgebieden van de funct |