Tips voor de Afwezigheidsmelding

Wat gebeurt er met je inbox als jij met vakantie bent? Koppel jij jezelf helemaal los van je e-mailverkeer, of ben jij het type dat ’s morgens vroeg eerst even checkt of alles wel draait zonder jou? In dit blogstuk vind je de tien geboden voor een Afwezigheidsmelding, de argumenten voor of tegen een Afwezigheidsmelding, én voorbeelden van een paar prachtige teksten.

Wist je dat…

• In de jaren ‘60 de eerste e-mailsystemen in gebruik werden genomen?
• De eerste Afwezigheidsmeldingen al in de jaren ‘80 werden verzonden, met het Xenix e-mailsysteem van Microsoft?
• IBM in 2017 het patent op Afwezigheidsmeldingen heeft gekregen? Hun aanvraag dateert uit 2010.
• Er elke dag (!) 269 miljard e-mails worden verzonden? Moet je nagaan hoeveel Afwezigheidsmeldingen dat oplevert….

De 8 geboden voor een goede Afwezigheidsmelding

1. Geef de persoon die jou mailde heldere, positief geformuleerde informatie

Niets zo irritant als een nietszeggende Afwezigheidsmelding, waaruit je niet kunt opmaken wanneer iemand terug is, of waar je terecht kunt voor spoedzaken. Benadruk vooral wat er wel mogelijk is nu.
Wees duidelijk en volledig in je informatie; schrijf het zo nodig ook in het Engels, als je berichten kunt verwachten van niet-Nederlandstaligen.

2. Vertel wat er gebeurt met de e-mail die is ontvangen

Wordt hij doorgestuurd naar een collega? Blijft hij wachten in je inbox totdat je terug bent en ga je hem dan lezen? Of wis je je complete inbox na terugkomst en moet hij opnieuw worden verzonden? Manage de verwachtingen hierin; kies bij voorkeur wat voor de ander het prettigste is.

3. Maak onderscheid tussen intern en extern.

In de meeste e-mailsystemen kun je twee verschillende Afwezigheidsmelding-teksten instellen. Wel zo handig! Klanten en relaties worden zo niet overvoerd met detailinformatie waar ze niets aan hebben.

4. Stel zo mogelijk de onderwerpsregel anders in

Kijk of je in plaats van ‘Automatisch antwoord bij afwezigheid’ en veelzeggendere tekst kunt kiezen, zoals ‘Ik ben er niet tot [datum]. Wat nu?’

5. Kies de slimste timing voor aanzetten én uitzetten (en noteer het in je agenda)

Naast vakantie is een Afwezigheidsmelding ook bruikbaar bij ziekte, zwangerschap of als je weggaat bij een organisatie. Het is verstandig je Afwezigheidsmelding minimaal één dag voor vertrek aan te zetten, zodat je niet tot het laatste moment mail blijft beantwoorden. Idem voor terugkomst: gun jezelf een dagje ‘incognito’ om alles te verwerken.

6. Gebruik humor of persoonlijke informatie als de organisatiecultuur dat toelaat

Niet iedereen kan jouw grapjes waarderen. Maar als het kan, is de toevoeging van een persoonlijke noot (foto, link naar een video, achtergrondinformatie) misschien wel een leuke toevoeging.

7. Neem de gelegenheid te baat voor promotie van producten of diensten

Verwijs bijvoorbeeld naar een recent blogbericht, een paginalink, nieuwsbericht of iets dat kan worden gedownload. Ook als je er niet bent draait alles door!

8. Check alle losse eindjes van je Afwezigheidsmelding

Is je vervanger geïnformeerd? Kloppen de data, mailadressen en telefoonnummers in je tekst en werken eventuele links? Wat doe je met berichten die je ontvangt op social media? Leeg ook je inbox zoveel mogelijk, om te voorkomen dat er niets meer bij kan. Jij bent er klaar voor!

Argumenten tégen een Afwezigheidsmelding

• Het benadrukt dat je vooral niet aan het werk bent, in plaats van dat je klant, burger of relatie centraal staat. Zet hem dus niet voor elk wissewasje aan, maar maak interne afspraken: vanaf hoeveel dagen is een OOOR nodig?
• Je vult de mailbox van een ander met weer een e-mail. Is het echt nodig om dit aan te zetten, of kun je af en toe je mailbox checken en zelf urgente dingen doorsturen?
• Je geeft het signaal dat op e-mail meteen gereageerd hoort te worden, terwijl het eigenlijk geen spoedkanaal is. Heeft iemand jou of je organisatie dringend nodig, dan is bellen of chatten via social media beter.

Argumenten vóór een Afwezigheidsmelding

• Je managet de verwachtingen van andere mensen: iedereen weet waar hij of zij aan toe is en kan op basis van je informatie weer verder.
• Het is het digitale equivalent van een voicemail; professioneel gebruik van e-mail houdt in dat je ook deze functie gebruikt bij (langere) afwezigheid.
• Het geeft je de gelegenheid om te benadrukken dat je het belangrijk vindt dat de afzender van de e-mail wordt geholpen; zo niet door jou, dan door een collega of op een andere manier.
• Het geeft je de kans om je op een zakelijke manier te profileren. Dat kan bijvoorbeeld door links, foto’s of projectinformatie te delen.

Meer informatie over het instellen van een afwezigheidsmelding?

• Gebruikers van Outlook vinden hier de informatie daarover.
• Gebruikers van Gmail vinden hier de informatie daarover.

Wil je vooral tips over hoe je tijdens je vakantie omgaat met e-mail? Lees dan zeker dit blogstuk!

Opvallende Afwezigheidsmeldingen

Deze sprongen er wat mij betreft wel uit…