We kunnen het ons bijna niet meer herinneren, maar er was een tijd dat je slechts 4 of 5 reacties op een vacature kreeg. Tegenwoordig zijn aantallen boven de 100 eerder regel dan uitzondering. En dat vraagt iets van HR, want we zullen alle sollicitanten toch de aandacht moeten geven die ze verdienen. Daarom hieronder wat tips om snel en geordend door het enorme aantal CV’s en sollicitatiebrieven heen te komen.
Structuur
Kernwoord bij dit proces is structuur; zorg ervoor dat je nog voor je het eerste CV bekijkt een helder overzicht hebt van hoe je het proces ingaat. En zorg ervoor dat je altijd zelf duidelijk hebt wat er met welke sollicitant moet gebeuren. Maak bijvoorbeeld stapels voor je schifting. Denk daarbij aan bijvoorbeeld deze:
- Afwijzingen: Dit zijn de sollicitanten die bij één van de selectierondes afvallen en dus niet voor een sollicitatiegesprek in aanmerking komen. Deze sollicitanten moeten een nette afwijzing krijgen. Hoewel het netjes is om per sollicitant aan te geven waarom hij of zij is afgevallen, volstaat het ook om aan te geven dat er veel kandidaten zijn waarvan er een aantal een profiel hebben dat beter aansluit bij de vacature;
- Twijfelgevallen: Dit zijn de sollicitanten waar je nog over twijfelt. Deze neem je op een later moment nogmaals door om te beoordelen of je ze al dan niet op gesprek uitnodigt. Het kan helpen om hier iemand anders naar te laten kijken. Het gebeurt vaak dat deze kandidaten i.v.m. het grote aantal sollicitanten meteen worden afgewezen. Pas hiermee op, je twijfelt tenslotte niet voor niets. Er zou zomaar eens een pareltje tussen kunnen zitten;
- Geschikte kandidaten: Dit zijn de sollicitanten die eruit springen en je dus zeker voor een gesprek wilt uitnodigen. Let er wel op dat je deze stapel niet te hoog maakt. Heb je teveel brieven in deze categorie? Neem ze dan nogmaals door en ga kritischer beoordelen;
- Aanhouden: In de laatste categorie zitten bijvoorbeeld sollicitanten die niet geschikt zijn voor deze specifieke functie maar misschien wel voor een toekomstige vacature. Laat deze kandidaten weten waarom je ervoor kiest ze aan te houden.
Beoordelen CV’s en brieven
Vaak wordt alleen een CV bekeken, terwijl men zich juist in de brief kan onderscheiden. Neem de moeite om beide als een geheel te beoordelen. Ga ook hier weer systematisch te werk. Vooral wanneer het aantal sollicitanten te groot is om in je eentje te beoordelen, is het goed om een objectieve manier van beoordelen met elkaar af te spreken. Je kunt hiervoor een lijstje maken waarop je het CV en de brief beoordeelt. Het helpt om de documenten door te lezen en in de zijlijn een + te noteren als er een positief punt is en een – als er een negatief aspect is. Dit mag in eerste instantie best globaal gebeuren. Uiteraard dienen opmaak, volledigheid en het taalgebruik in orde te zijn. Uiteindelijk blijven alleen de best beoordeelde sollicitanten in de categorie “geschike kandidaten”.
Bekijk nogmaals CV en brief
Je hebt nu nog een aantal sollicitanten over. Bekijk nogmaals de CV’s en de brieven, maar ga er dit keer dieper op in. Kijk naar iemands enthousiasme, interesse en motivatie. Ga na wat iemands arbeidsverleden is en kijk vooral naar de eisen van de vacature en of iemand daaraan voldoet. Hierbij wil ik je twee tips meegeven:
- Het is goed om deze ronde een dag of liever nog iets later pas te doen. Zo kunnen de indrukken die je de eerste keer hebt gehad even bezinken. Vaak krijg je door het even te laten rusten een nog beter gevoel van wat een kandidaat aan moet voldoen. Je weet nu tenslotte uit welke groep je kunt kiezen;
- Wanneer je niet als enige beoordeelt is het goed om in deze ronde de CV’s en brieven te bekijken die anderen de eerste ronde hebben bekeken. Hoe objectief we ook willen zijn, een ieder van ons kijkt toch op een andere manier naar een CV en brief. Op deze manier wordt de kandidaat op meer punten beoordeeld en wordt er dus een betere keuze gemaakt.
Wanneer iemand dan alsnog in de categorie “geschikte kanidaten” zit, dan wordt het tijd voor een gesprek.
Gevoel
Misschien een cliché maar wel waar; ga vooral af op je gevoel. Jij weet als geen ander wat voor type medewerker er goed past binnen je organisatie. Komt dat uit een brief of CV naar voren? Het gevaar is dat er alleen gekeken wordt naar kwalificaties (en je hebt waarschijnlijk meer dan genoeg sollicitanten die daaraan voldoen), terwijl je juist iemand zoekt die past binnen de cultuur van de organisatie. Luister daarom vooral naar jezelf. Geen goed gevoel bij iemand, dan afwijzen. Je hebt tenslotte keuze genoeg. Twijfel je? Laat dan een collega er eens naar kijken.
Tot slot
Veel keuze hebben maakt de procedure er niet makkelijker op, want er zijn zoveel goede sollicitanten (Vergelijk het maar met een kind in een snoepwinkel, wat is kiezen toch moeilijk!). Het is daarom zaak om snel een schifting te maken. Breng structuur aan en ga systematisch te werk. Je ontkomt er niet aan om de criteria aan te scherpen en sneller iemand af te wijzen. Het belangrijkste is om te vertrouwen op je eigen gevoel. Je hebt vaak aan een paar zinnen al genoeg om in te kunnen schatten of iemand zou passen binnen je organisatie.
Succes!
NB: Handel de sollicitatie altijd netjes af. Ook dit is een onderdeel van arbeidsmarktcommunicatie en draagt bij aan het imago van je organisatie.