Ik hoor steeds vaker in mijn omgeving dat we het druk hebben. Druk met de combinatie werk en privé, druk met alle nevenactiviteiten, druk thuis én druk op het werk. En zelf merk ik het ook, er ligt veel werk en de uitdagingen liggen voor het oprapen. Maar als we niet oppassen, dan lopen we onszelf voorbij. En dat zal uiteindelijk leiden tot slechtere prestaties. Daarom geef ik in dit artikel een aantal tips om beter om te gaan met de tijd.
Gebruik een kladblok of memoblad
Vragen van collega’s, deadlines die gehaald moeten worden, die ene mail die je echt nog vandaag moet beantwoorden. Ons hoofd zit vol met allerlei zaken die we moeten onthouden. En dat zorgt ervoor dat we met moeite het overzicht houden en ons moeilijker kunnen concentreren. Een kladblok of memoblad helpt je om gedachtes te structureren. Als ze op papier staan hoef je er tenslotte even niet aan te denken.
Organiseer
Neem elke week even de tijd om je agenda door te nemen, te kijken wat er nog op je takenlijst staat en hoe de volgende week eruit komt te zien. Door even afstand te nemen van de werkzaamheden en er van een afstandje naar te kijken verkrijg je een beter overzicht en rust. Het is zelfs niet ondenkbaar dat je organisatorische mogelijkheden ziet die je in de “heat of the moment” gemist hebt.
Maak afspraken met jezelf
Er komt een e-mail binnen en we reageren meteen, niet doen! Maak met jezelf afspraken over wanneer je wat doet. Spreek bijvoorbeeld af dat je een paar keer per dag aan je mails besteed, sluit je mail indien mogelijk daartussen af. Je kunt op die manier je overige werkzaamheden doen, zonder al teveel gestoord te worden. Plaats inkomende post bijvoorbeeld in een bak en bekijk ze één keer per dag. Je verliest per interruptie (telefoon of e-mail popup) zeven minuten om weer in dezelfde concentratie te komen.
Ad hoc werk is ook werk
Iedereen heeft te maken werkzaamheden die even tussendoor komen, zorg ervoor dat er ruimte is om te schuiven in je agenda (plan jezelf dus niet volledig vol). Wanneer het niet lukt is het verstandig om met collega’s af te spreken wanneer je niet aanspreekbaar ben. Een uur je telefoon en e-mail uitzetten kan wonderen doen voor je concentratie.
Concrete tips
Bovenstaande tips zijn wellicht wat abstract, daarom geef ik hieronder wat concrete tips. Ze zullen niet voor iedereen altijd haalbaar zijn, maar wellicht helpt het je om je tijd wat beter in te delen en het overzicht en de rust te behouden. Succes!
Plannen
- Maak een dagplanning;
- Plan uren in waarin je geconcentreerd en zonder interruptie kan werken;
- Bekijk en behandel je mailtjes maximaal twee maal per dag op vaste tijden;
- Handel alles wat onmiddellijk moet gebeuren meteen af;
- Stel geen belangrijke, onaangename taken uit. Dat vermindert je creativiteit en prestatievermogen;
- Werk zoveel mogelijk aan één taak tegelijk en zorg voor een overzicht van de andere taken;
- Pauzeer elke 1,5 uur om scherp te blijven. Een pauze van 1,5 tot 2 minuten kan al helpen.
Interrupties
- Plan tijd in voor storingen;
- Het is lastig om bij grote taken of projecten voortgang te zien. Hak daarom zo’n taak in hapklare brokken;
- Zeg niet meteen ja als iemand je hulp vraagt;
- Sluit bij een belangrijke taak de deur van je kantoor. En geef aan dat u een bepaald uur die dag wel te spreken bent.
Telefoon
- Maak belafspraken per e-mail als je contactpersoon telefonisch moeilijk bereikbaar is;
- Zet je mobiele en vaste telefoon tijdens grote taken uit.
Vergaderen
- Beperk het aantal vergaderingen;
- Zet je mobiele telefoon tijdens vergaderingen uit, ook je sms en e-mail op je smartphone;
- Plan vergaderingen aan het eind van de dag of voor de lunch;
- Stel een eindtijd vast;
- Maak vooraf agendapunten;
- Formuleer een duidelijk doel.