Doen waar je goed in bent, zien dat anderen blij zijn met je werk, een leuk team om mee samen te werken en een gemeend compliment krijgen: het zijn deze ingrediënten waar mensen blij van worden in hun werk. Maar zie jij ook zo vaak medewerkers die uitgeblust zijn, elkaar wantrouwen en niet tot een mooi eindresultaat komen? Dat kan echt anders. De sleutel zit hem in de rol van de Product Owner. Zet je die goed in, dan ontketen je superkrachten in je team.
Als procesbegeleider kom ik regelmatig teams tegen die verlangen naar een gevoel van vervulling en werkgeluk. Ze willen werk doen en een product afleveren dat waarde heeft, maar verzanden vaker dan ze lief is in een project dat frustratie geeft. Taken komen niet af, medewerkers begrijpen elkaar niet. Op een bepaald moment zijn alle projectstappen doorlopen, maar ligt er toch geen product waar iedereen blij mee is, laat staan dat iedereen ermee kan werken.
Hoe komt dat toch?
Als mijn hulp wordt ingeroepen, is dat vaak in verandertrajecten, talentontwikkelingsprogramma’s en coaching on the job. Organisaties en bedrijven willen Scrum gaan inzetten en Agile gaan werken. Dat wordt gezien als magische oplossing van projecten die telkens weer stranden. Wie het niet helemaal scherp heeft: Scrum is een manier van werken waarbij teams samenwerken om op een flexibele, effectieve en efficiënte manier producten te ontwikkelen. En ja, met een Agile mindset en de Scrum werkwijze kun je inderdaad doelgericht resultaten opleveren, wordt leren en verbeteren gestimuleerd door een ritme van feedback met review en retro’s en wordt er zo een basis van vertrouwen gekweekt in je team en met stakeholders. Maar toch. Scrum is veel meer dan een sausje dat je over je projecten giet. Werken met een Agile mindset is veel meer dan je team een training laten volgen en dan verwachten dat vanaf dan alleen nog maar goud uit het hoofd en de handen van medewerkers komt.
Het gaat wat mij betreft om drie dingen:
- Onderscheid maken tussen projecten doen en producten maken
- De juiste rolverdeling: met een glansrol voor de Product Owner
- SUPER leren samenwerken
Uitgeblust door een project
Onlangs riep een team mijn hulp in, omdat niemand nog iets van werkgeluk ervoer. Medewerkers van de afdeling Informatievoorziening moesten samenwerken met HR om een nieuw personeelsmanagementsysteem in te voeren. Ik kreeg te horen dat het project ‘klaar’ was. Dat strookte niet met wat ik voor me zag: gefrustreerde managers en HR-medewerkers, die niet met het systeem konden werken dat team IV voor ze had opgetuigd. Hoe zouden andere personeelsleden dat dan moeten kunnen? Ik zag ook uitgebluste IV-mensen, omdat ze voor hun gevoel alles hadden gedaan, maar die HR-medewerkers hen maar niet begrepen.
Focus naar een product
Dat brengt me bij mijn eerste punt: stap af van projecten doen en ga in plaats daarvan producten maken. Leg de focus op het product, het eindresultaat. Als het product niet als uitgangspunt wordt genomen, raken projectleiders en teamleden verstrikt in het voltooien van processtappen. Vergaderingen en de voorbereiding ervan eisen overvloedig veel tijd en aandacht op, wat ten koste gaat van de waarde en impact van het product. Onthoud één ding: mensen willen het product, niet het project. Sterker, ze willen wat ze kúnnen met het product- daar zit de waarde.
Rust en focus
Ik had er na het eerste gesprek bij deze instelling een hard hoofd in. Scrum zou verlichting kunnen brengen, maar vijf dagen per week volgens die mindset werken zou te veel zijn. Er lag hier al zoveel werk. Volgens dezelfde principes van Scrum keken we naar: wat kan wel? We besloten één dag in de week apart te zetten om als team samen te werken. Iedereen in dezelfde ruimte, snel beslissingen nemen, taken afmaken en aan het einde van de dag kort reviewen. Binnen een maand maakte het team een immense verandering door. Van mensen die geen lol hadden, elkaar niet begrepen en bij wie de stress tot over de plinten klotste, veranderden ze in een team waar rust en focus was en waar werd gelachen. Toen ik op een middag langs kwam om te kijken hoe het met ze ging, kreeg ik te horen dat ze er niet waren. Ze waren er even tussenuit, voor teambuilding naar een Escaperoom. Dat had ik tot kort daarvoor voor onmogelijk gehouden.
Magie door rolverdeling
Scrum kent drie rollen: die van de Ontwikkelaar, de doeners; die van Scrum Master, facilitator en coach en die van Product Owner, als brug tussen het team Ontwikkelaars, de gebruikers en de stakeholders. Samen vormen zij het Scrumteam. Binnen dit team was er die duidelijke rolverdeling. Dat had wel wat voeten in de aarde.
Hoe vaak zie ik het niet fout gaan: een project wordt getrokken door een projectleider of manager. Dan wordt besloten via Scrum te werken en worden alleen de naambordjes verhangen. De projectleider of manager wordt aangewezen als de Product Owner. Terwijl die eigenlijk geen tijd krijgt om die rol naar behoren te leren en te vervullen, omdat hij al zoveel taken op zijn bordje heeft liggen. In essentie verandert er echter niets en dus zullen de resultaten ook niet veranderen. Dat kan anders.
Soms is er een betrokken medewerker die de handdoek wil oppakken en echt fantastisch voor de rol van Product Owner zou zijn, maar hiërarchisch geen beslissingsbevoegdheid heeft. Dat was ook zo bij de organisatie uit mijn voorbeeld. Dit hebben we opgelost door af te spreken dat een manager bij voorbaat haar in al haar beslissingen steunde. Of deze het er mee eens was of niet. Met mandaat voor de Product Owner zet je echt iets in beweging binnen je organisatie. Dat bood de juiste setting om te komen tot een product waar iedereen met trots aan werkte.
SUPER samenwerken
Dit team ging SUPER samenwerken. SUPER staat voor Samen Uitstekende Producten Echt Realiseren. Er werd weer gelachen. Daar zit de kracht van Scrum voor mij! Dit team ging volle kracht vooruit in hun SUPER-samenwerking. Ze werden weer creatief in hun werk en het plezier kwam terug. Ook ik kon hen met een gerust hart laten gaan, mijn taak werd overbodig. Scrum bracht niet alleen focus, discipline en volharding, maar ook enthousiasme, energie en een dosis fun.
Laat je niet verleiden om Scrum als een smaakmaker aan je project toe te voegen en lukraak een Scrum Master en Product Owner aan te wijzen om te gaan samenwerken met de Ontwikkelaars. Geef een Product Owner de ruimte om tussen de stakeholders, de klant en het team te laveren, het team te motiveren en scherp te houden wat er moet gebeuren om te zorgen dat alle stappen tot een prachtproduct worden gezet. Omarm de volledige methodologie met een Agile mindset en geniet van de reis naar waardevolle producten. Zodat elke organisatie, elk bedrijf en elk team met een Product Owner superkrachten kan ontketenen die creativiteit en werkgeluk naar ongekende hoogte tillen.
