Niets is fijners dan het nieuwe jaar of een nieuw kwartaal fris te starten. Met ambities en acties die energie geven en doelstellingen die prikkelen. Strategieën die het liefst samen met je team zijn opgesteld. Maar met de –nog steeds- huidige norm van ‘thuiswerken’ ben je toch snel geneigd daar weer een online ‘Strategie meeting’ voor in te plannen.
Als expert op het speelveld van buitenzijn, vitaliteit en zakelijk presteren heb ik al veel bedrijven de natuur in gestuurd, om ze al wandelend en met diverse ondersteunende tools tot de beste ideeën te laten komen. Graag deel ik een aantal randvoorwaarden om je te helpen de ideale dag te organiseren om je team strategisch aan het werk te zetten binnen de huidige mogelijkheden.
Met als uitgangspunt: ga lekker naar buiten en werk al wandelend in wisselende groepjes aan diverse vraagstukken. Je zult verbaasd staan over de energie die het je collega’s brengt, de mate waarop deze vorm nieuwe inspiratie geeft en de voldoening na afloop.
Tip #1 Kies een mooi centraal gebied met mooie natuur
Zorg dat het gemakkelijk te bereiken is voor alle collega’s, dat scheelt gelijk de nodige autokilometers. Een fijne plek in de mooie natuur zorgt voor de inspiratie waar jullie met elkaar nou juist zo hard naar op zoek zijn.
Houd daarbij rekening met een aantal basisfaciliteiten, want een sessie middenin een natuurgebied hoeft natuurlijk niet te betekenen dat je meteen geheel ‘back to nature’ gaat.
- Zorg voor een startlocatie met een lekkere bak koffie, een schoon toilet en een gratis parkeerplaats.
- Zorg dat je een route kan wandelen die duidelijk is aangegeven (volg de bordjes) of die je vooraf met behulp van een app hebt uitgezet. Zo hoef je niet bang te zijn voor verdwaalpartijen.
- Helemaal mooi: zorg dat je route halverwege een stop heeft bij een andere horeca gelegenheid. Perfect voor een lunch (to go) en/of sanitaire stop.
- Vergeet je collega’s niet te informeren over handige benodigdheden. Wat voor jou logisch is, is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Dus: laagjes kleding, goede schoenen, eventueel zonnebrand en zonnebril en een flesje drinken voor onderweg (of regel een thermosfles met je bedrijfslogo, als leuk startkado).
Tip #2 Inhoud is key
Bepaal vooraf de doelstellingen van de sessie en zorg ervoor dat deze SMART geformuleerd zijn zodat je hier op kantoor weer verder mee kunt. Als je al wandelend aan de slag gaat met dit strategische inhoud, is het helemaal niet gek als je ook zorgt voor:
- Een (wisselende) groepsindeling van collega’s die met elkaar in gesprek gaan over specifieke onderwerpen
- Een handige manier om het besprokene bij te houden, zoals:
o Asana of Trello: handige applicaties die je kunt gebruiken op je telefoon voor het maken van notities. Door bepaalde lijstjes aan te maken, kun je deze notities meteen met elkaar delen en categoriseren.
o Dictafoon of Whatsapp: Soms is iets inspreken net iets sneller dan schrijven of typen. Gebruik hiervoor je dictafoon applicatie van je telefoon of de spraakfunctie op Whatsapp. Deel het geluidsfragment met elkaar en luister na afloop wat je met elkaar besproken hebt. Wanneer je samen veel creatieve oplossingen hebt bedacht en inzichten hebt opgedaan, werk deze dan thuis direct even uit.
o Blocnote of gewoon het ouderwetse notebook: Soms werkt het gewoon heel fijn om je ideeën op te schrijven op papier. Papier en pen in je zak, lekker ouderwets! Natuurlijk wel even zorgen voor de nodige pauzes onderweg om daadwerkelijk leesbaar te kunnen noteren.
o Braintoss: Deze tool kun je gebruiken om notities te maken in je telefoon. Het handige hiervan is dat deze na afloop gelijk verstuurd worden naar je mailbox. Echt een aanrader dus!
Tip #3 Zorg voor energizers die aansluiten bij je groep
Ook al zorgt een inspirerende omgeving al voor heel veel extra inspiratie, te lang achter elkaar strategisch praten verzwakt de kwaliteit. Gooi af en toe eens een leuke opdracht in de groep. Een opdracht om echt te dóen, of een gespreksstarter om je collega’s elkaar eens op een andere manier te laten leren kennen.
Deze opdrachten kan de teamleider in de groep gooien, maar kan ook met behulp van kaartjes (ogen dicht en trek er één uit de hoge hoed) of met vooraf opgenomen filmpjes van jezelf of andere collega’s die via whats’app worden gedeeld.
Sowieso een niet te vergeten opdracht: Maak een goeie groepsfoto in het bos! Leuk voor het zoom-achtergrondje in de volgende online vergadering…
Tip #4 Hou dat gevoel vast
Wat je ook hebt besproken met elkaar, deze sessie is stiekem ook een enorm grote teambuilder en positieve energie gever. En dan is niets belangrijker dan deze dag ook samen af te sluiten, met een lekkere versnapering en (alcoholvrij) biertje. Grote hit bij de bedrijven die met onze Out in the Box Heisessie op pad gaan is een afsluiting bij een kampvuurtje. De perfecte mix van natuur en gezelligheid, in een totaal andere sfeer dan de meesten gewend zijn.
Tip #5 Vaker op pad
Een dergelijke heisessie zal het team veel goeds doen. Een maand later heb je de bedachte strategieën wellicht nog verder uitgewerkt en kunnen ze wel een concretisering gebruiken. Hoe? Trakteer je team op koffie-to-go&walk! Geef je collega’s een budget om tijdens de online-call-pauze-break er lekker op uit te laten gaan. Laat iedereen 2 kilometer wandelen tot een lekkere koffiezaak en trakteer ze hier op een goede kop koffie. En onderweg kunnen ze in groepjes van 2 of 3 al bellend een vervolgslag maken op de strategie. Of benut dit letterlijk als buitenbreak en wees gegarandeerd van extra waardevolle input als jullie erna weer in een online call samenkomen voor een inhoudelijk vervolg.
