Veel organisaties hebben naast eigen medewerkers ook stagiaires rondlopen. Zij brengen op hun manier de opgedane theoretische kennis voor het eerst in de praktijk. Zo’n stagiair op de werkvloer kan verschillende gevolgen hebben. Aan de ene kant zou deze een geweldige bijdrage kunnen leveren aan de organisatie met bijvoorbeeld interessante onderzoeken of opdrachten. Aan de andere kant komt het wel eens voor dat hij of zij niet past bij de organisatie, of andersom. Dit kan invloed hebben op de werksfeer en productiviteit. Nu is de vraag, hoe kan de eerste situatie worden verzekerd en de tweede situatie worden vermeden? Zie hier de do’s and dont’s!
1. Werving en selectie van een stagiair
Het begint bij de werving en selectie. Het zoeken naar de juiste stagiair is in wezen vergelijkbaar met het zoeken naar ieder andere nieuwe werknemer. Aanvullend is het feit dat de stagiair weinig tot geen ervaring heeft in het werkveld. Daarnaast moet hij of zij open willen staan voor nieuwe ervaringen. Denk daarbij ook aan een brede inzetbaarheid en het uitproberen van verschillende taken om er zo achter te kunnen komen wat hij of zij kan en eventueel wil in de toekomst. Dit betekent motivatie, leergierigheid en nieuwsgierigheid naar het nieuwe en onbekende.
2. Doelen stellen
Laat de stagiair vanaf het begin duidelijk hebben waaraan hij of zij wil werken. Dit kan natuurlijk gedurende de tijd vordert altijd worden aangepast, maar op deze manier wordt er doelgerichter gewerkt. Denk bijvoorbeeld aan iemand die moeite heeft met presenteren of spreken voor grote groepen. Als je hier als organisatie bij kan helpen door hem of haar eerst een paar keer mee te nemen naar overleggen en vergaderingen, daarna zelf bepaalde delen te laten voorbereiden en tot slot de hele presentatie te laten geven, is dat ontzettend leerzaam. Op deze manier draag je ook bij aan de persoonlijke ontwikkeling van de stagiair.
3. Neem en geef de tijd
Tijdens het aanleren van bepaalde vaardigheden aan de stagiair, is het belangrijk dat er rekening wordt gehouden met het feit dat hij of zij een starter is zonder enige praktijkervaring. Natuurlijk kan de theoretische kant van het vak nog vers zijn bij de stagiair, maar de praktijktoepassing hiervan is wellicht onbekend. Het kan daarom veel tijd kosten om een stagiair in te werken en kennis te laten maken met de werkwijze. Neem als organisatie zijnde de tijd hiervoor en wees je bewust van het feit dat je niet alleen de stagiair helpt, maar de stagiair tevens heel waardevol kan zijn voor de organisatie.
4. Duidelijke basis neerleggen
Wees tijdens de uitleg duidelijk naar de stagiair toe door bijvoorbeeld bepaalde basisvaardigheden vast te leggen in een handboek. Op deze manier is de basisinformatie altijd beschikbaar en tastbaar. Laat de stagiair zijn of haar plek vinden binnen de organisatie en gun hem of haar de ruimte om fouten te kunnen maken. Dit is namelijk ontzettend waardevol op het gebied van leren. Ook is het belangrijk dat hij of zij zich vrij voelt om hulp te vragen indien nodig.
5. Laat de frisse wind waaien
Naast het feit dat de stagiair wellicht opdrachten vanuit school moet maken, is het niet geheel onbelangrijk om hem of haar mee te nemen in organisatieprojecten. Een jong iemand met verse theoretische kennis kan zeer belangrijke informatie met zich meebrengen. Deze ‘frisse wind’ kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat bepaalde inzichten en perspectieven, die nog niet eerder bekend waren, ineens duidelijk worden. Schroom daarom niet en neem de stagiair mee.
6. Van ‘de stagiair’ naar een ‘volwaardige collega’
Blijf te allen tijde communiceren met de stagiair. Laat weten wat er zich binnen de organisatie afspeelt, deel de agendapunten van de afdeling en betrek de stagiair in het programma. Niet alleen is hij of zij op deze manier op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, maar ook creëer je hiermee een bepaalde betrokkenheid en samenhang die voor de stagiair het verschil maakt tussen het zijn van slechts ‘de stagiair’ of een ‘volwaardige collega’.
7. Loslaten en zelfstandigheid bieden
De stagiair voor bepaalde keuzes zetten en loslaten is in de loop van de tijd ook ontzettend motiverend. Laat hem of haar bijvoorbeeld kennis maken met bepaalde collega’s die voor de stagiair erg interessant kunnen zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijfsbezoeken of overleggen die de stagiair dan bij kan wonen. Dit is iets wat hij of zij verder zelf kan ondernemen. Deze leerzame ervaringen maken de stagiair ook erg zelfstandig.
8. Vinger aan de pols
Bij het loslaten van de stagiair, is het wel zaak om frequent contact te hebben met hem of haar. Deze vinger aan de pols zou je kunnen toepassen door middel van een tweewekelijks gesprek waarin de status van aspecten zoals opdrachten vanuit school of projecten binnen de organisatie worden besproken. Deze minimale controle kan een stok achter de deur zijn voor hem of haar. Tevens geeft dit een overzicht van de reeds volbrachte taken en zaken die nog moeten gebeuren. Ook kun je hierin de vooraf gestelde doelen behandelen en hierbij, indien nodig, hulp bieden.
9. Grenzen bewaken en regels opstellen
Het stellen van grenzen is een cruciaal punt. Hierin geef je bijvoorbeeld aan dat je te bereiken bent via mail, sms of WhatsApp, maar dat je liever niet wordt gebeld tussen 17.00 uur en 08.00 uur. Denk ook aan verdere regels zoals huisstijl, kleding, spreek-/schrijftaal en omgang (formeel/informeel). Daarbij zou je bijvoorbeeld aan kunnen geven dat er intern informeel gehandeld wordt, maar dat de externe communicatie zeer formeel is. Deze afspraken kunnen voorkomen dat stagiaires situaties verkeerd inschatten en grenzen overschrijden.
10. Behoud het contact
Tot slot is het goed om de stagiair, ook na de desbetreffende stage, warm te houden. Wie weet vult de stagiair in de toekomst een vacature in, of neem je contact op over bepaalde projecten of onderzoeken die hij of zij in het verleden bij de organisatie heeft gedaan. Indien dit niet zo is, heb je in ieder geval een jonge professional aan je netwerk toegevoegd; en zeg nou zelf, daar wordt niemand slechter van!