The Edge, één van de meest slimme kantoren van Amsterdam, heeft tienduizenden sensoren die factoren zoals temperatuur, verlichting, energieverbruik, CO2 en zelfs de gebruikte hoeveelheid koffie meten. Deze technologie optimaliseert het functioneren van The Edge. Zo schakelen lichten in ongebruikte ruimtes uit, kunnen werknemers op basis van hun planning de beste werkruimte vinden en beschikken printers altijd over voldoende papier.
Een slim kantoor zorgt voor een verbeterde productiviteit, maar draagt het ook bij aan de werknemersbetrokkenheid en de versterking van het employer brand? De technologie heeft namelijk ook twee nadelen. Allereerst maken werknemers gebruik van flexplekken, waardoor zij geen eigen werkplek hebben. Een ander nadeel is gegevensprivacy.
Een app biedt werknemers de voordelen van het gebouw, en werkgevers hun locatie. Wat is beter voor je employer brand: investeren in een slim kantoor of je flexibele werkstrategie verbeteren?
Zet de werknemer voorop
Het antwoord op deze vraag is dat je allebei moet doen: investeer in een slim kantoor en versterk je flexibele werkstrategie. Werknemers moeten overal kunnen werken, maar vooral op een plek waar zij echt willen zijn. Voor werknemers die op kantoor werken betekent dit dat je de flexibiliteit geeft om zelf de werkplek te kiezen, of dit nu thuis is of een ‘hot desk’-kantoor.
Maar als werknemers flexibel thuis kunnen werken, waarom zou je dan nog investeren in een slim kantoor? Het antwoord hierop is dat werknemers naast de mogelijkheid om thuis te werken, zij op kantoor ook een geweldige werkervaring moeten hebben. Een omgeving waarin werknemers comfortabel kunnen werken en samenwerken (maar ook een eigen ruimte hebben) stimuleert de productiviteit. De flexibiliteit zorgt voor een plezierigere tijd op het werk waardoor werknemers een positiever beeld hebben van de werkgever en de manier waarop het bedrijf met flexibel werken omgaat. Bijkomend voordeel is dat slimme kantoren met een geoptimaliseerde luchtkwaliteit ook het ziekteverzuimpercentage verlagen.

The Edge, fotograaf Ronald Tilleman
Een flexibel, slim kantoor in een grote stad waar kantoorvastgoed beperkt en duur is, biedt nog meer voordelen. Er zijn voldoende flexibele ruimtes voor vergaderingen of voor mensen die elke dag op kantoor moeten zijn, zonder dat je betaalt voor een ruimte per werknemer, ongeacht zijn aanwezigheid.
In bedrijven en industrieën waar werknemers geen keuze hebben om thuis te werken, zoals de productie of verkoop, is het belangrijk om de werkruimte zoveel mogelijk te optimaliseren. Dit geldt niet alleen voor gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, maar ook voor werknemerscomfort, zoals kwalitatief goede stoelen voor kassamedewerkers. De werkomgeving moet een plezierige plek zijn als je werknemers wilt behouden en het imago wilt versterken.
Denk om de data
Een solide, flexibele werkstrategie en een slim kantoor zijn goed voor het imago van het bedrijf, maar werkgevers moeten wel serieus omgaan met de gegevensbeveiliging. De GDPR stelt strikte regels welke werknemersgegevens bedrijven mogen hebben en de manier waarop een bedrijf deze moet bewaren. Het is van belang dat bedrijven hierin transparant zijn naar hun werknemers.
De gegevens die slimme kantoren zoals The Edge verzamelen, bieden veel inzicht en helpen bij het optimaliseren van de productiviteit en efficiëntie van de werkplek, maar het is niet de bedoeling dat werkgevers de bewegingen van werknemers volgen.
Bedrijven moeten werknemers op de hoogte houden van welke gegevens met welk doel worden verzameld. Als een slim kantoor registreert wanneer een werknemer arriveert en weggaat is dit niet per se negatief. Zo kan het beveiligingsteam van het bedrijf deze gegevens gebruiken voor veiligheidsdoeleinden. Het is een andere zaak als de manager deze gegevens gebruikt en vergelijkt met de tijdmanagementsoftware van de werknemer. Stel werknemers gerust door transparant te blijven en duidelijk te communiceren.
Slimme voordelen
Het belangrijkste is dat HR respect voor de werknemer toont. Als een werknemer in een onvriendelijke, lawaaierige, vuile of onveilige omgeving werkt waar geen goede werkruimte is te vinden, of geen goede vergaderruimte of koffie aanwezig is, dan zal de werknemer weinig plezier uit zijn werk halen en uiteindelijk op zoek gaan naar een andere baan.
Flexibel werken en slimme kantoren brengen return on investment voor bedrijven door een betere retentie van werknemers en een sterker employer brand. En dat is logisch: als een kandidaat de keuze heeft tussen twee identieke functies (in rol en verantwoordelijkheid), maar de ene heeft een aantrekkelijke werkplek en de andere biedt weinig voorzieningen, dan kiest de werknemer voor het slimme kantoor.