Kantoortuinen bieden organisatie een aantal organisatorische voordelen, zoals meer flexibiliteit. Maar hoe beïnvloedt een kantoortuin medewerkers? Vorige week zijn we ingegaan op de problemen in een kantoortuin: afleiding en privacy. Er zijn verschillende oplossingen om deze problemen te voorkomen of aan te pakken. Wat is het effect van deze oplossingen?
Opdelen van de werkvloer in zones
Vaak worden kantoortuinen opgedeeld in verschillende zones. “Voeg plekken samen die elkaars functie versterken en scheidt de plekken die elkaar verzwakken” (Hofkamp & van Meel, 2013) is hierbij één van de uitgangspunten. Aan de ene kant kunnen bedrijfsprocessen op die manier worden verbeterd, aan de andere kant kunnen ergernissen als afleiding en een gebrek aan privacy worden verkleind. Een voorbeeld van deze aanpak is ‘activiteit gebaseerd werken’.
Door rustige zones (bijvoorbeeld concentratie werkplekken) op de één of andere manier af te scheiden van zones met meer dynamiek (bijvoorbeeld pantry’s), voorkom je dat medewerkers in de rustige zones hun collega’s in de zone met meer dynamiek kunnen zien of horen. Hierdoor worden medewerkers in de rustige zones minder afgeleid en ervaren ze meer privacy.
Een daaraan gerelateerde manier om afleiding tegen te gaan en privacy te bevorderen, is de werkplekken zo te positioneren dat deze niet uitkijken of direct grenzen aan drukke looppaden (zie bijvoorbeeld Kupritz, 1998).
Ook kan een zonering worden ingezet met als doel de bedrijfsprocessen te verbeteren. Denk hierbij aan het strategisch plaatsen van:
- Magneetfuncties (als pantry’s, printerhoeken of koffieapparaten) om zo ontmoetingen te bevorderen;
- Personen, teams of afdelingen om onderlinge communicatie door nabijheid te bevorderen of;
- Afdelingen binnen een logistieke keten, om zo werkprocessen efficiënt uit te kunnen voeren (Hofkamp & van Meel, 2013).
Werkruimte omsluiten
Zowel zones, groepen werkplekken als individuele werkplekken kunnen meer of minder omsloten zijn met bijvoorbeeld schotten. Schotten blokkeren het zicht op andere medewerkers, waardoor deze stimuli niet meer zichtbaar is. Doordat deze medewerkers niet meer gezien worden, hebben medewerkers minder het gevoel dat anderen hen (kunnen) bekijken en daarmee neemt de ervaren privacy toe.
Studies tonen aan dat het aantal omsluitingen rondom een individuele werkplek samenhangt met de productiviteit & werktevredenheid en een afname van het gevoel van crowding (Oldham & Fried, 1987). Ook hangt de omsluiting van een ruimte positief samen met waargenomen privacy en tevredenheid met de werkplek (Sundstrom e.a., 1982).
Hoewel sommige auteurs beweren dat subjectief ervaren ‘zachte’ grenzen tussen ruimtes, in plaats van hardere grenzen, de privacy beïnvloeden (bijv. Brookes & Kaplan, 1972), is hier voor geen overtuigend bewijs en blijkt juist dat harde grenzen zoals muren of schotten zorgen voor een toename van het gevoel van privacy.
Er is één nadeel aan de meeste schotten; het geluid dat medewerkers produceren kan zich via de open bovenkant nog steeds verspreiden.
Akoestische maatregelen
Een veel gesuggereerde oplossing om auditieve afleiding (bijvoorbeeld gesprekken van collega’s) tegen te gaan en auditieve privacy (dat collega’s een werknemer kunnen horen praten of vice versa) te verbeteren zijn akoestische maatregelen1. Door het verspreiden van geluid te verminderen, worden afleiding verminderd en akoestische privacy verbetert.
Hierbij kan gedacht worden aan het gebruik van geluidsabsorberende materialen voor muren, schotten en plafonds. Een andere manier is het gebruik maken van sound masking (waarbij er met ‘achtergrondruis’ de hoorbaarheid van geluid wordt verstoord), waarbij storende geluiden worden gemaskeerd.
Omdat er aardig wat studies zijn die in meer of mindere mate de negatieve effecten van lawaai en spraak in de omgeving op medewerkers aantonen (bijvoorbeeld afleiding, privacy of productiviteit), wordt er vaak gesuggereerd om akoestische maatregelen te installeren. Ik kan dit vanuit het perspectief van de medewerker alleen maar toejuichen.
Wel moet ik hierin eerlijk zijn dat er weinig tot geen studies zijn die direct de relatie tussen akoestische maatregelen en psychologische variabelen als afleiding, privacy of productiviteit onderzoeken. Wel zijn er studies waarin een relatie tussen akoestische maatregelen en een verminderde overlast wordt gerapporteerd.
Controle over klimaatbeheersing
Naast omgevingsgeluid kunnen ook temperatuur, beweging van lucht, luchtvochtigheid, luchtzuiverheid, licht en uitzicht, bij elkaar tesamen het binnenklimaat, de medewerker negatief beïnvloeden. Voor het doel van deze blog gaat het wat ver om ieder van deze factoren afzonderlijk te bespreken. Voor nu daarom een algemenere beschrijving:
Mensen verschillen in hun voorkeur voor binnenklimaat factoren. Bovendien willen mensen graag zelf kunnen bepalen in welk binnenklimaat zij werken, los van deze voorkeur. Daarom helpt het om medewerkers zelf controle te geven over hun werkomgeving en daarmee het binnenklimaat.
Let wel, het gaat hierbij om waargenomen controle. Het simpelweg aanbieden van mogelijkheden om het binnenklimaat aan te passen (bijvoorbeeld dat een raam open kan) hoeft daarom niet altijd te werken. Medewerkers moeten het bijvoorbeeld wel snappen dat zij invloed kunnen uitoefenen op hun werkomgeving (Lee & Brand, 2005).
Onderzoek van Lee & Brand (2005) laat zien dat de waargenomen controle over de werkomgeving positief samenhangt met werktevredenheid en groepscohesie.
Een eenvoudige oplossing om controle te geven over het binnenklimaat is, bijvoorbeeld, de mogelijkheid om een raam wel of niet open te zetten. Er bestaan tegenwoordig ook klimaatsystemen die geïndividualiseerd kunnen worden door ze direct te koppelen aan afzonderlijke werkplekken (Hofkamp & van Meel, 2013).
Personaliseren van werkplek
Een andere manier om medewerkers meer controle te laten ervaren over hun werkomgeving is door de werkplek te laten personaliseren. Personaliseren geeft een gevoel van controle, maakt de werkplek onderdeel van iemands identiteit en het helpt stress verminderen (Gifford, 2007). Wells e.a. (2007) vond dat de mogelijkheid om iemands werkplek aan te passen positief gerelateerd is aan werkplektevredenheid en welzijn van medewerkers.
Interventies, participatie & aanpassing
Ongeacht de fysieke omgeving, gaat het er om dat de medewerker die gebruik maakt van deze omgeving, zijn werkzaamheden zo goed mogelijk kan uitvoeren. Dat betekent dat we ook naar de medewerker zelf moeten kijken. Als medewerkers zich negatief uiten over de werkomgeving, loont het om af te vragen waarom dit is. Een aantal voorbeelden:
- Als er een verandering, van gesloten kantoor naar kantoortuin, plaats vindt, kan de verandering op zich kan als vervelend worden ervaren;
- De kantoortuin betekent dat medewerkers hun gedrag moeten aanpassen van hoe ze zich eigenlijk zouden willen gedragen (zeg nou zelf, wie doet dat graag?);
- De medewerkers stellen zich voor dat de nieuwe werkomgeving veel negatieve gevolgen gaat hebben (zoals hierboven beschreven).
Het helpt om medewerkers tijdig, eerlijk en adequaat te informeren over de verandering, zachte waarden op te nemen in voorwaarden, ze te vragen om input waaraan de nieuwe werkomgeving moet voldoen of door medewerkers uitleg te geven over hoe de nieuwe werkomgeving gebruikt kan en mag worden.
Voorbeelden hiervan zijn het opnemen van het recht op privacy & een stille werkplek in bedrijfspolicies, gebruikersparticipatie in het ontwerpproces of informatieprogramma’s voor medewerkers over hoe je bijvoorbeeld non-verbaal privacy gedrag kunt lezen of over hoe je werkt en gedraagt in de kantoortuin (zie bijvoorbeeld de blog ‘hoe bevorder je flexwerken’).
