Kantoortuinen bieden organisatie een aantal organisatorische voordelen, zoals meer flexibiliteit. Maar hoe beïnvloedt een kantoortuin medewerkers?
Er wordt geclaimd dat kantoortuinen communicatie verbeteren. Onderzoek laat zien dat er weinig bewijs is voor deze claim. Het verwijderen van fysieke barrières vermindert privacy, de mogelijkheid tot het aangaan van goede relaties en het gevoel van controle over de werkomgeving.
Dat wil niet zeggen dat kantoortuinen per definitie niet werken. Er zijn oplossingen voor deze problemen, die zal ik in het tweede deel van de blog bespreken. De inhoud van deze blog is deels gebaseerd op Mylonas & Carstairs, (2008). Voor de leesbaarheid heb ik deze referenties weggelaten en aangegeven met een1.
Wat is een kantoortuin?
Er zijn vele varianten van kantoortuinen, maar ze hebben met elkaar gemeen dat zich vele verschillende werkplekken op een verdieping bevinden, zonder dat deze worden gescheiden door muren die van vloer tot plafond reiken1. Om werkplekken toch van elkaar te kunnen afscheiden, worden vaak (halfhoge) schermen als muren gebruikt.
Wat zegt psychologisch onderzoek over kantoortuinen?
Mylonas & Carstairs hebben veel studies naar het effect van kantoortuinen verzameld en met elkaar vergeleken. Hun conclusie is dat, in tegenstelling tot wat vaak geclaimd wordt, kantoortuinen de communicatie tussen medewerkers en de werktevredenheid & productiviteit van medewerkers niet bevorderen. De meeste studies laten juist het tegenovergestelde zien. Het verwijderen van fysieke barrières vermindert de privacy van medewerkers, de mogelijkheden voor het aangaan van goede relaties met collega’s en het gevoel van controle te hebben over de werkplek en werkzaamheden (Zalesny & Farace, 1987).
Het (negatieve) effect verschilt per soort werkzaamheden die iemand uitvoert en iemands persoonlijke eigenschappen1. Het lijkt er op dat vooral mensen die complexere taken uitvoeren meer last ervaren van de kantoortuin. Personen met een grotere behoefte aan privacy en personen die moeite hebben met het negeren van stimuli, ervaren de kantoortuin als negatiever (Lees ter vergelijking ook deze blog over extraversie en kantoorbeleving).
Eén studie laat zien dat een kantoortuin wel degelijk een positief effect kan hebben op de communicatie. Het specifieke geval lijkt te suggereren dat als het gaat om een organisatie waarin intensief gecommuniceerd moet worden, een kantoortuin hierop een positief effect kan hebben1. Met andere woorden, het hangt ook af van de cultuur en werkzaamheden van een organisatie. Hofkamp & van Meel (2013) ondersteunen dit idee met de observatie dat kantoortuinen al veel langer gemeengoed zijn in journalistiek en architectuur.
Beperkingen conclusie
Deze conclusie trekken Mylonas & Carstairs met de kanttekening dat veel onderzoek naar de effecten van de fysieke werkomgeving op de mens zijn gedaan in de jaren ’70 en ’80 en dat onze manier van werken sindsdien veranderd is. Ook zijn er relatief veel studies gebaseerd op wat medewerkers rapporteren in plaats van dat, bijvoorbeeld, de werkelijke productiviteit is gemeten.
Belangrijk is om te beseffen dat, ondanks de beperkingen van deze studies, er weinig tot geen studies zijn die de geclaimde positieve effecten van bijvoorbeeld de toegenomen onderlinge communicatie aantonen.
Met de beperkingen in het achterhoofd geven de studies, denk ik, aanwijzingen dat de kantoortuin toch niet zo een positief effect heeft op de medewerkers als geclaimd wordt. Zelfs als Het argument dat kantoortuinen communicatie en samenwerken tussen medewerkers bevorderen, vindt hierin weinig onderbouwing.
Bestaat ‘de’ kantoortuin eigenlijk wel?
Maar kun je wel spreken van ‘de’ kantoortuin? Er zijn immers vele verschillende vormen van kantoortuinen en er wordt op verschillende manieren geprobeerd om de negatieve effecten te verkleinen. Hoe zit het daarmee? Om daar antwoord op te kunnen geven, moeten we de effecten van kantoortuinen in meer detail bekijken.
Problemen met de kantoortuin
De meest ervaren problemen in een kantoortuin vinden hun oorsprong in dat werknemers worden afgeleid en dat ze geen privacy ervaren. De oorzaak hiervan is dat er (te)veel mensen om hen heen zijn (wat tot crowding kan leiden) waardoor men (te)veel informatie te verwerken krijgt en men een gebrek aan controle over hun werk(omgeving) ervaart.
Afleiding
De belangrijkste oorzaken van afleiding blijken collega’s te zijn. Deze lopen rond op de afdeling en voeren gesprekken. Het kunnen zien en horen van collega’s zorgt ervoor dat medewerkers worden afgeleid. Ook andere achtergrondgeluiden kunnen tot afleiding leiden, vooral als deze erg hard zijn of onvoorspelbaar.
Verder kan een slecht binnenklimaat (bijvoorbeeld; temperatuur, beweging van lucht, luchtvochtigheid, luchtzuiverheid, licht en uitzicht) ervoor zorgen dat mensen zich moeilijker kunnen concentreren doordat ze allerlei lichamelijke ongemakken kunnen ervaren (Hofkamp & van Meel, 2013).
Afleiding zorgt niet alleen voor ontevredenheid en stress bij werknemers (Sutton & Rafaeli, 1987), maar beïnvloedt ook de (gerapporteerde) productiviteit negatief (Banbury & Berry, 1998). Ook zijn er aanwijzingen dat de kantoortuin bijdraagt aan een verhoogde workload (De Croon e.a., 2005).
Privacy
Privacy is de mate van controle die je als persoon ervaart om anderen uit te sluiten of toe te laten tot jouw omgeving. Er is veel bewijs dat medewerkers in een kantoortuin een gebrek aan privacy ervaren (De Croon e.a., 2005). Medewerkers kunnen zich in een kantoortuin gemakkelijk bekeken en beluisterd (of afgeluisterd, wat je wil) voelen. Het hebben van privacy hangt samen met de werktevredenheid1.
Als reactie op een gebrek aan privacy kunnen medewerkers zich proberen af te schermen. Zo gaan ze bijvoorbeeld met hun rug naar een persoon zitten of zetten hun meubels zo dat duidelijk is dat ze geen interactie willen. Een andere, veel voorkomende reactie is vluchtgedrag, waarbij de medewerker elders gaat zitten, op een ander tijdstip terugkomt of tijdens pauzes de ruimte verlaat1.
Ook zijn er aanwijzingen dat een gebrek aan privacy negatieve gevolgen voor de gevoerde gesprekken; het beïnvloedt de onderwerpen (meer oppervlakkig), de effectiviteit van feedback en het kunnen uiten van kritiek of lof. Het lijkt er op dat de kwaliteit van communicatie niet wordt beïnvloed door de grote hoeveelheid aan mogelijkheden tot communicatie die een kantoortuin biedt, maar eerder door de mate van ervaren privacy1.
