Projectmanagers hebben harde en zachte vaardigheden nodig om een project succesvol te leiden. Technieken en tools die je grip geven op het project. En de noodzakelijke soft skills om de cruciale factor te managen: mensen.
Projecten zijn er in soorten en maten. Grote projecten worden vaak geleid door geboren projectmanagers. Mensen die ervan houden om orde op zaken te stellen, de taken te verdelen en iedereen aan het werk te zetten om samen een gemeenschappelijk doel te bereiken.
Maar voor veel werknemers geldt dat ze vroeg of laat óók een project moeten draaien. Naast hun normale dagelijkse taken, gewoon omdat zij veel kennis in huis hebben, toevallig wat uren over hebben of in een vergadering zo enthousiast reageerden op een nieuw idee.
En dan ben je ineens projectleider en heb je een project onder je hoede.
Wat moet je kunnen als projectleider?
En welke vaardigheden heb je nodig?
Je leest het hieronder.
Wat moet een projectleider kunnen?
Een projectleider heeft natuurlijk harde vaardigheden nodig zoals budgetteren, organiseren, plannen en doelen stellen, vaak in combinatie met specifieke (technische) vakkennis.
Maar een succesvol project staat of valt met de zachte vaardigheden van de projectmanager. Want een project leiden vraagt heel wat soft skills. Een greep uit wat een projectmanager moet kunnen:
- Een realistisch contract aangaan met de opdrachtgever en stakeholders.
- Een project situationeel en resultaatgericht richting succes sturen.
- Een projectteam kunnen samenstellen en een goede teamsfeer creëren.
- De samenwerking binnen het projectteam optimaliseren.
- Leiderschap tonen bij tegenslagen en belangentegenstellingen.
- Besluiten nemen en conflicten oplossen.
- Feedback kunnen geven en ontvangen.
- Je eigen valkuilen en zwakke punten kennen.
De 5 belangrijkste soft skills van een projectmanager:
- communicatievaardigheden
- aanpassingsvermogen
- kritisch denken / analytisch vermogen
- geduld
- leiderschapsvaardigheden
1. Communicatievaardigheden
Communicatievaardigheden staan met stip op nummer 1 als de meest belangrijke vaardigheid van de projectmanager. Luisteren, bijvoorbeeld, is essentieel om afgestemd te blijven met zowel de opdrachtgever als het projectteam.
De projectmanager moet de behoefte van de opdrachtgever kunnen interpreteren en glashelder uitleggen aan het projectteam. De communicatie moet eerlijk en duidelijk zijn en mag geen ruimte laten voor verwarring of misverstanden. En wanneer er conflicten ontstaan, is het aan de projectmanager om die respectvol en effectief op te lossen. Daarnaast verlangt communicatie over het project met opdrachtgever, projectteam en management uitstekende schriftelijke en verbale communicatie skills.
2. Aanpassingsvermogen
Elk project is anders en dat vraagt aanpassingsvermogen van het projectteam. Je kunt niet elk project hetzelfde riedeltje afdraaien en dan succes oogsten. Bovendien gaan dingen niet altijd zoals gepland. Budget, middelen, deadlines, veranderende klantwensen: een projectmanager moet wendbaar en flexibel zijn om het project op de rit te houden.
3. Kritisch denken / analytisch vermogen
Een projectmanager moet snel beslissingen kunnen nemen. Daarbij moet hij rekening houden met de beperkingen (tijd, budget, scope) en de mogelijke implicaties voor de toekomst overzien. Wat doen we wel, wat niet en waarom? Wat zijn de hoofd- en bijzaken, wat zijn de pijnpunten en kansen op korte en langere termijn? Die afwegingen goed kunnen maken, vraagt een kritische houding en goede analytische vaardigheden.
4. Geduld
Projectmanagers zijn de verbindende schakel tussen meerdere teams/partijen die samen aan een gemeenschappelijk doel werken. Ze krijgen te maken met uiteenlopende verwachtingen en doelstellingen, bemiddelen bij conflicten, communiceren over wensen en mogelijkheden en proberen iedereen zo goed mogelijk te helpen. Dat kan frustrerend zijn en vergt een flinke dosis geduld.
Een projectmanager die rustig en neutraal blijft bij uitdagingen, is een inspirerend voorbeeld voor het team en smoort daarmee onvrede in de kiem. Een ongeduldige, gefrustreerde projectleider bereikt het tegenovergestelde.
5. Leiderschapsvaardigheden
Het staat buiten kijf dat projectmanagers goede management- en leiderschapsvaardigheden nodig hebben om projecten te laten slagen. Het projectteam begeleiden, vergaderingen voorzitten, teamleden bij de les houden, taken verdelen, verbeterpunten benoemen, complimenten uitdelen. Het hoort allemaal bij het projectleiderschap.
Een projectmanager moet leiding aan het project kunnen geven, zonder op de stoel van de functioneel leidinggevende te gaan zitten.
