Hoe kunnen we werk slimmer en efficiënter organiseren en medewerkers in hun kracht zetten? In veel organisaties speelt deze vraag naar meer productiviteit, dankzij personeelstekorten en stijgende klantverwachtingen. Kunstmatige intelligentie (AI) biedt op dit vlak enorme kansen. Misschien gebruik je het al in je werk. Maar om die kansen te benutten, is één ding essentieel: digitale vaardigheid. Alleen als je weet hoe je AI en andere technologie goed inzet, levert het meerwaarde op. Precies die digitale vaardigheden krijgen in organisaties nog te weinig aandacht. Mijn productiviteitstip? Focus op digitale vaardigheid. En maak dat geen prioriteit voor de IT-afdeling, maar juist voor HR.
Digivaardigheid toetsen
Beschikken over voldoende digitale vaardigheden is een hele belangrijke factor voor het uitvoeren van je dagelijkse (digitale) werk en het verhogen van de (IT-)productiviteit binnen jouw organisatie. In hoeverre kunnen medewerkers hun weg vinden in applicaties en systemen? De meeste organisaties richten zich hierop bij de introductie van een nieuw systeem of applicatie. Daarna verdwijnt het weer van de agenda. Organisaties vertrouwen erop dat iedereen zijn digitale weg weet te vinden in de systemen die ze al jaren gebruiken. Maar wat als dat niet zo is? Dat maakt het lastiger om werkzaamheden uit te voeren, wat ten koste gaat van werkgeluk en productiviteit. Medewerkers overschatten of schamen zich om toe te geven dat ze systemen niet goed begrijpen en gebruiken omwegen die, onbedoeld, tijdrovend zijn. Bovendien maakt verminderde digivaardigheid het lastig om bij te blijven met nieuwe digitale ontwikkelingen zoals AI. Met andere woorden, goede digitale vaardigheden zijn cruciaal voor werkgeluk, het aanjagen van innovatie en daarmee voor de organisatieproductiviteit als geheel.
Niet IT maar HR
Hoewel digivaardigheid te maken heeft met de ontwikkeling en vaardigheden van medewerkers, is het een onderwerp dat IT meestal oppakt. Zij krijgen tenslotte de vragen van medewerkers. Maar wat als HR digivaardigheid voortaan aanstuurt en opneemt in ontwikkel- en opleidingsprogramma’s? Medewerkers die hun weg digitaal kunnen vinden, ondervinden immers minder (IT-)problemen, wat veel doet voor hun werkgeluk. Blije medewerkers binden zich langer aan de organisatie, waardoor de HR-afdeling op haar beurt minder hoeft te werven. Wanneer HR de regie neemt over het vergroten van de digivaardigheid, ontstaat er ruimte om meer in te zetten op het behoud en de ontwikkeling van medewerkers.
Om als HR-afdeling met digivaardigheid aan de slag te gaan, is het belangrijk om eerst in kaart te brengen welke vaardigheden per functie nodig zijn. Zie het als een nulmeting. Een medewerker aan de productielijn heeft andere digivaardigheden nodig dan een zorgmedewerker die snel patiëntgegevens moet kunnen raadplegen. Wat is er nodig om het digitale werk op een afdeling uit te voeren? Het helpt om dit samen met de IT-afdeling in kaart te brengen. Op die manier werk je niet alleen aan de digitale skills van huidige medewerkers, maar maak je het makkelijker onderdeel van de onboarding van nieuwe medewerkers. De uitgelezen kans om nieuwe medewerkers vanaf dag één digitaal vaardig te maken.
Een open gesprek
Net als bij elk ontwikkelprogramma hangt het succes af van de inzet van medewerkers. Voor digivaardigheid leert de praktijk dat het aanwijzen van ambassadeurs veel doet. Sommige medewerkers zijn van nature digivaardiger en vinden het leuk om systemen te doorgronden en na te gaan welke functionaliteiten de organisatie efficiënter kunnen maken. Dit zijn de ambassadeurs die je nodig hebt. Laat hen bijvoorbeeld een innovatiewerkgroep vormen en gesprekken voeren met medewerkers in de organisatie. Waar zijn collega’s blij mee? Welke systemen of applicaties kosten juist veel tijd? Een open gesprek levert altijd waardevolle inzichten op waarmee HR en IT direct aan de slag kunnen. Door op dit gebied snel een eerste succes te boeken en hierover te communiceren, wek je niet alleen interesse over digivaardigheid bij medewerkers, maar laat je ook zien dat er daadwerkelijk iets met hun input wordt gedaan. Daarmee zorg je voor vertrouwen én draag je uiteindelijk bij aan een hogere productiviteit.
Niet één oplossing
Er is geen gouden ei dat iedere organisatie in kan zetten om de productiviteit te verhogen. Organisaties moeten zelf bepalen waar voor hen de meeste productiviteitswinst te behalen is, zij het met hulp van externe partijen. Toch staat één ding vast: digitale vaardigheden zijn voor elke organisatie een belangrijke pijler. Niet alleen bij de implementatie van nieuwe technologie, maar structureel. Maak het daarom geen IT-, maar een HR-thema. Het draait tenslotte om skills. Hoe beter medewerkers hun weg vinden in digitale systemen, hoe meer tijd ze overhouden voor klanten, patiënten of burgers. Met andere woorden: hoe productiever ze onderaan de streep worden.
