Regelmatig kom ik mensen tegen die zich in een uitdagende situatie bevinden: ze dragen twee petjes binnen dezelfde organisatie. Met dubbele rollen, twee leidinggevenden en twee sets collega’s die aan je trekken, kan het voelen alsof je in een constante spagaat zit. Hoe zorg je dan dat je overzicht houdt én je tijd niet twee keer weggeeft? Hier zijn enkele praktische tips om je te helpen omgaan met deze situatie.
1-Prioriteiten stellen
Het begint allemaal met het stellen van prioriteiten. Identificeer de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden voor beide rollen en bepaal welke taken de hoogste impact hebben op het behalen van je doelen. Richt je energie en tijd op deze prioriteiten en wees bereid om minder belangrijke taken uit te stellen of te delegeren.
Neem ook de tijd om de hoeveelheid tijd, aandacht en energie die elke taak vereist, te kwantificeren. Door duidelijk te begrijpen hoeveel middelen elke taak in beslag neemt, kun je realistischer plannen en prioriteiten stellen.
Botsen de prioriteiten? Als je daar zelf niet uitkomt, laat dan beide leidinggevenden het samen bepalen. Daar tussen blijven zitten is een ondankbare positie!
2-Duidelijk communiceren
Communiceer regelmatig en duidelijk met zowel je leidinggevenden als je collega’s over je dubbele rol en de verwachtingen die daarmee gepaard gaan. Wees open over je beschikbare tijd en resources, en bespreek eventuele conflicten of overlappingen in taken. Door transparant te zijn, voorkom je misverstanden en creëer je een beter begrip van je situatie.
Dat je mensen teleur moet stellen is misschien onvermijdelijk: je bent niet 100% voor elke rol beschikbaar. Misschien niet leuk als dat gebeurt, maar laat het je niet weerhouden van realisme – benoem wat wel kan, en wat niet kan.
3-Realistisch plannen
Wees realistisch over wat je kunt bereiken binnen de beschikbare tijd en middelen. Maak gebruik van planningstechnieken zoals de Eisenhower Matrix of time blocking (werken in blokjes tijd) om je taken effectief te organiseren en te prioriteren.
Streef ernaar realistische doelen te stellen die haalbaar zijn binnen de context van je dubbele rol.
4-Stel grenzen
Wees assertief in het stellen van grenzen en het beschermen van je tijd en energie. Leren ‘nee’ te zeggen tegen taken of verzoeken die niet passen binnen je prioriteiten, of die een onredelijke belasting vormen voor je dubbele rol, kun je pas als je weet waar de grenzen liggen.
Zorg dat daarin duidelijkheid komt! En wees niet bang om hulp te vragen of om taken te delegeren indien nodig.
5-Flexibiliteit omarmen
Wees flexibel en pas je aan aan veranderende omstandigheden en prioriteiten. Soms zul je moeten jongleren tussen je twee rollen en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden, zeker wanneer er geen vaste dagen of dagdelen te benoemen zijn voor de twee rollen.
Dat betekent soms improviseren, maar laat flexibiliteit geen chaos worden! Waar de grens tussen die twee ligt, is aan jou: jij bepaalt wat je aankunt.
6-Goed voor jezelf zorgen
Last but definitely not least, vergeet niet om goed voor jezelf te zorgen.
Neem regelmatig pauzes, plan tijd voor ontspanning en zelfzorg, en zoek naar manieren om stress te verminderen. Een gezonde geest en lichaam zijn essentieel voor effectief timemanagement en het behoud van balans in je dubbele rol.
