Het is vrijdagavond en de bestellingen vliegen binnen. In het magazijn bliepen overal scanners, vliegen de heftrucks door de gangpaden en draaien de lopende banden onafgebroken. Medewerkers bewegen gehaast langs stellingen, robots zoemen tussen de mensen door en schermen lichten constant op met real-time orderupdates. Herkenbaar? Vast wel: seizoenspieken zijn niets nieuws. Maar doordat de bestellingen ieder jaar toenemen en de pieken steeds langer duren, wordt dit een steeds grotere uitdaging.
Veel organisaties proberen deze pieken noodgedwongen te compenseren met snelle oplossingen voor hun werknemers. Gecompenseerde overuren, schuiven met shifts of het uitstellen van minder belangrijke werkzaamheden. Maar juist deze toenemende werkdruk kan leiden tot een daling in productiviteit, grotere kans op fouten en meer uitval vanwege ziekte of stress. Met andere woorden, dit soort kortetermijnoplossingen leiden zelden tot succes. Om echt grip te krijgen op seizoenspieken is een andere aanpak nodig: vooruitdenken en plannen in plaats van brandjes blussen. Met een doordachte personeelsplanning zorg je dat je zowel je medewerkers als je bedrijf beschermt.
De juiste voorkennis
Een weerbare personeelsplanning begint met de juiste voorkennis. Combineer jouw orderhistorie met je piekkalender, cut-off-tijden van bestellingen en de roosters van de vervoerders die je gebruikt voor leveringen. Met deze inzichten kun je een bijna uur-tot-uur vraagprofiel creëren: een gedetailleerd overzicht van hoeveel orders je op welk moment verwacht en welke werkcapaciteit daarvoor nodig is.
Een goed vraagprofiel is ook afgestemd op potentiële shrinkage: de afwezigheid van medewerkers door ad-hoc vergaderingen, ziekte en overige uitval. Hierop kun je anticiperen door de benodigde capaciteit in jouw overzicht omhoog te corrigeren. Afhankelijk van het percentage shrinkage waar je rekening mee houdt, zet je dus meer medewerkers in dan absoluut nodig. Dat kan bijvoorbeeld door extra medewerkers stand-by te houden of ze klussen te geven die anders blijven liggen. Wanneer er iemand onverwacht uitvalt, kun je hen direct oproepen om urgente taken over te nemen.
Skills kweken
Het slim benutten van capaciteit draait niet alleen om de hoeveelheid medewerkers die is ingepland, maar ook welke vaardigheden zij hebben. Een skillsmatrix kan hierbij helpen. Dit is een overzicht van wie welke kwalificaties heeft en dus wie mag werken op welke zone of machine. Zo plan je medewerkers sneller én gemakkelijker en foutloos in, en staat iedereen in zijn kracht.
Daarnaast loont het om te investeren in cross-training. Wanneer medewerkers op meerdere plekken inzetbaar zijn, wordt het roosterproces een stuk flexibeler. Zo kun je mensen voor verschillende werkzaamheden inzetten en voorkom je dat het team te afhankelijk wordt van een paar sleutelpersonen. Dit vormt een vangnet tijdens de piekperiode. Cross-training kan worden gedaan in rustige periodes, maar juist ook wanneer je door een te hoog ingeschatte shrinkage tijdelijk extra medewerkers hebt ingepland. Zo heb je twee vliegen in één klap.
Slim roosteren
Gewapend met al deze voorbereiding kun je nu echt beginnen met het duurzaam plannen rondom piekmomenten. Hoe doe je dat? Ten eerste zijn automatische rooster-guardrails een absolute must. Dat zijn ingebouwde regels in planningssoftware die automatisch bewaken dat shifts niet te lang worden, er voldoende rust zit tussen diensten en het aantal overuren beperkt blijft. Zo waarborg je het welzijn van jouw medewerkers in zelfs de drukste weken.
Vervolgens is het handig om medewerkers niet op dagcapaciteit, maar op uurcapaciteit in te plannen. In plaats van te kijken naar hoeveel mensen je nodig hebt voor een hele dag, kijk je naar de specifieke piekmomenten binnen die dag. Dat kan betekenen dat je werkt met kortere diensten of extra mensen oproept voor een druk tijdsblok. Daarnaast kunnen per shift een aantal stand-by medewerkers en flexibele contracten extra lucht geven. Spreek daarbij duidelijke regels af over hoe en wanneer je ze oproept of afzegt, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn. Zo zorg je dat je bezetting aansluit op de echte werkdruk, zonder dat je structureel te ruim of te krap plant.
Als laatste speelt transparantie een belangrijke rol. Publiceer roosters tijdig en maak het mogelijk voor medewerkers om onderling shifts te ruilen of om zichzelf in te schrijven voor shifts. Let er daarbij op dat roosters niet té ver van tevoren worden vastgelegd. Een balans vinden tussen duidelijkheid en genoeg beweegruimte in werktijden werkt het beste. Vraag hierbij vooral wat jouw medewerkers prettig vinden. Daarmee vergroot je niet alleen de flexibiliteit, maar bevorder je ook de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers.
Van chaos naar controle
Seizoenspieken zijn onvermijdelijk, maar dit hoeft zeker geen chaotische tijd te zijn. Met de juiste data, voorbereiding, een slimme inzet van skills en een doordacht rooster kun je zelfs op de drukste momenten balans en rust onder je werknemers behouden. Zo blijft je organisatie wendbaar én blijft het werk voor je medewerkers werkbaar.
