Personeelsplanning zorgt ervoor dat je inzicht krijgt in de huidige en toekomstige personeelsbehoefte. Personeelsplanning voorspelt aan de hand van huidige gegevens en omstandigheden, en de toekomstige ontwikkelingen de personeelsbehoefte voor nu en later. Hiernaast kan er inzicht komen in de gewenste kwaliteit en kwantiteit van het personeel. Met deze gegevens kun je op tijd actie ondernemen en anderen inlichten. Een goede personeelsplanning levert een bijdrage aan het succes van de organisatie en is altijd opzoek naar een optimale personele bezetting. Een ander doel is het verminderen van onzekerheden, zodat er zo min mogelijk verassingen zijn. Personeelsplanning is voornamelijk belangrijk voor organisaties die sterk in ontwikkeling zijn.
Organisaties die sterk in ontwikkeling zijn, onderkennen het nut van een volwaardige personeelsplanning. Personeelsplanning is ook van belang om adequaat te kunnen inspelen op alle personeelswisselingen die in ondernemingen optreden ten gevolge van economische voor- en tegenspoed. Weliswaar treden die vaak plotseling op, maar door een goede personeelsplanning hebt u het voorwerk voor de te nemen maatregelen dan al gedaan.
Een goede personeelsplanning is niet alleen gericht op getallen, daarnaast moet het worden afgestemd op de situatie waarin de organisatie zich bevindt en in de toekomst wil bevinden. Voor een juiste afstemming spelen de volgende elementen een rol:
- De samenhang tussen personeelsbeleid en organisatiebeleid;
- Kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbehoeften;
- De sterktes en zwaktes van de huidige werknemers;
- De ontwikkeling van de huidige medewerkers in kennis en kunde (taakvolwassenheid) en in capaciteiten voor de toekomst waarbij rekening wordt gehouden met de personele behoeften van de organisatie;
- Duidelijkheid tussen lijnmanagement en personeelsverantwoordelijke;
- Voldoende relevante informatie om de juiste beslissingen te nemen;
- Het waarborgen van de flexibiliteit van het personeel.
Stappenplan personeelsplanning
Om een goede personeelsplanning te maken is het gewenst om de volgende stappen aan te houden:
- Stap 1. In kaart brengen van de personeelsbehoefte;
- Stap 2. Bepalen van interne personeelsaanbod. Er moet dan gekeken worden hoe de huidige personeelsbezetting per functie eruitziet;
- Stap 3. Analyseren en voorspellen van de ontwikkeling op de arbeidsmarkt;
- Stap 4. Planning: hierin moet duidelijk worden aangegeven welke middelen en handelingen nodig zijn voor een optimaal personeelsbestand;
- Stap 5. Evaluatie: Door regelmatig te evalueren kun je het effect van de genomen beslissingen in kaart brengen.