Wordt er traditioneel nog vaak gesproken en gewerkt met een beoordelingscyclus, de insteek van performance management is wezenlijk anders. Het is belangrijk dat alle medewerkers snappen wat performance management is en hun eigen rol hierin willen pakken. Dit geldt voor alle lagen in de organisatie.
De rol van het management en leidinggevenden
Management en leidinggevende formuleren organisatie- en afdelingsdoelen. In het startgesprek gaat de leidinggevende samen met de medewerker op zoek naar hoe hieraan een bijdrage geleverd gaat worden. De stijl van leidinggeven is hierbij coachend. Het gaat om het prikkelen van de intrinsieke motivatie (de motivatie komt vanuit de medewerker zelf) om zodoende de medewerker zelf op zoek te laten gaan naar persoonlijke ontwikkeldoelen die een relevantie hebben in relatie tot de reeds geformuleerde organisatie- en de afdelingsdoelen.
De rol van de medewerker
Voor de medewerkers betekent dit regie pakken op het maken van een jaarplan met daarin persoonlijke ontwikkeldoelen die hier een bijdrage aan gaan leveren. In relatie tot de “traditionele” situatie dus niet meer afwachten op wat de leidinggevende vertelt wat er gebeuren moet, maar zelf regie pakken en de medewerker zijn/haar professionele bijdrage laten afstemmen op dat wat nodig is.
Adequate digitale tooling is hierbij onmisbaar. Een soort digitaal portfolio waarin het jaarplan, de doelen, de afspraken en resultaten staan en waarin een feedback tool aanwezig is. Dit uiteraard gekoppeld aan een, voor alle medewerkers beschikbare, actuele functiebeschrijving en -waardering.
Organiseren van workshops
Wanneer je als organisatie gebruik wilt gaan maken van performance management zal er weinig kans van slagen zijn wanneer je dat van de ene op de andere dag van bovenaf oplegt. Beter is het om een aantal workshops te houden waarin je de medewerkers meeneemt in de huidige trends binnen de HR-wereld. Zoals: eigen regie en verantwoordelijkheid, het nieuwe werken, intrinsieke motivatie, zelfsturende teams, vitaliteit, generatiemanagement en wendbare medewerkers en
organisaties.
Laat de medewerkers op het niveau van vaardigheden actief op zoek gaan naar professionele (verbeter) feedback. Met een aantal rondjes “speedfeedback” kun je de medewerkers op een verfrissende wijze met elkaar in gesprek laten gaan en bij een goede begeleiding zorgt dat voor vertrouwen, energie en soms verrassende nieuwe inzichten.
Formuleren van doelen
Ga vervolgens aan de slag met het formuleren van SMART doelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden).
In het kader van het voortgangs- en evaluatiegesprek, ga je oefenen met de STARR methodiek (Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie). Deze gespreksstructuur wordt gebruikt om de medewerker voortgang en resultaten te laten monitoren en te delen.
Tot besluit geef je uitleg over de tooling en eventuele wijzigingen in de nieuwe waarderingsschalen.
Mits deskundig gegeven, zorgt een dergelijke workshop er voor dat medewerkers nieuwe inzichten opdoen en zich voldoende toegerust voelen om te starten met hun rol binnen performance management. Getuige de door medewerkers ingevulde evaluaties van workshops met een dergelijke opzet.
Aan de slag met performance management
Wanneer je aan de slag gaat met performance management, is het organiseren van workshops doorgaans niet het einde van het traject. Tijdens de workshops inventariseer je al de randvoorwaardelijke zorgpunten die de deelnemers noemen. Meestal blijkt er direct een ontwikkelbehoefte te zijn aan een vervolg op een aantal thema’s, zoals coachend leidinggeven, feedback cultuur en het uitwisselen van ervaringen en borgen van uniformiteit.