Waarom u na een goede voorbereiding van het uitbesteden van HR activiteiten deze wellicht niet meer wilt uitbesteden.
Het uitbesteden van HR activiteiten vraagt om een goede voorbereiding. En wanneer u het goed wilt doen, vraagt het ook veel tijd van u en uw organisatie. Hieronder neem ik u mee door de verschillende stappen, om tot een goede uitbesteding van uw HR activiteiten te komen.
1. Bepaal het doel van het uitbesteden van de HR activiteiten
Er zijn verschillende redenen waarom u over kunt gaan tot het uitbesteden van HR activiteiten. Veel voorkomende redenen zijn:
– Altijd voldoen aan actuele wet- en regelgeving;
– Vergroten van continuïteit;
– Financiële flexibiliteit en kostenbesparing;
– Meer tijd voor andere HR-zaken.
De eerste twee redenen zijn voor kleinere bedrijven extra relevant omdat zij door hun omvang kwetsbaarder zijn. Voor grote bedrijven kan de schaalomvang reden zijn om te zoeken naar mogelijkheden voor een grotere flexibiliteit en een reductie van de kosten.
Bepaal welke HR activiteiten u wilt blijven uitvoeren en welke u wilt uitbesteden. Een veel voorkomende keuze is om transactionele activiteiten uit te besteden. Dit zijn operationele activiteiten die volgens helder omschreven procedures uitgevoerd kunnen worden. Voorbeelden hiervan zijn het uitbesteden van personeel- en salarisadministratie. Ook specialistische activiteiten worden vaker uitbesteed. Denk aan arbodienstverlening of autolease. HR advies op tactisch en strategisch niveau wordt minder uitbesteed. Wel wordt hiervoor vaker advies extern ingekocht.
Ik raad u met klem aan om het eigenaarschap van HR binnen uw organisatie te behouden. Dit kunt u doen door een interne HR manager of HR adviseur verantwoordelijk te laten zijn voor het bepalen van het HR beleid en de afspraken met de leverancier. De rest kunt u gerust uitbesteden, maar houd er rekening mee dat de functie van deze interne HR functionaris van groot belang is voor de kwaliteit van uw HR beleid.
2. Beschrijf de processen en de kwaliteitskenmerken van de huidige HR activiteiten
Zorg ervoor dat de HR processen beschreven zijn en dat kwaliteitskenmerken zijn vastgelegd. Het valt aan te bevelen om de processen direct te optimaliseren. Uw medewerkers zijn uitstekend in staat om de huidige processen te beschrijven en kunnen u voorzien van tips om die te verbeteren. Dat kan echter problemen opleveren wanneer er van gebaande paden afgeweken moet worden.
U kunt dit oplossen door bijvoorbeeld gebruik te maken van een adviseur met expertise op het gebied van lean-management. Deze zal de medewerkers en andere betrokkenen meenemen bij het optimaliseren van de processen. Wanneer u ervoor zorgt dat wensen en verwachtingen ten aanzien van kwaliteit en tijdigheid zijn vastgelegd, kunt u deze direct in een later stadium gebruiken om afspraken te maken met een mogelijke leverancier. Als het u eerder niet is gelukt om de processen te beschrijven en te optimaliseren raad ik u aan om er een project van te maken en hiervoor extra capaciteit in te zetten.
Wanneer u de processen niet van te voren goed beschrijft en niet optimaliseert, loopt u de volgende risico’s:
1. De uitvoering van uw HR beleid komt in gevaar;
2. De kwaliteit voldoet na overdracht van de activiteiten niet aan de verwachtingen;
3. De leverancier verbetert de processen zelf en realiseert hiermee een besparing waarvan u wellicht niet of slechts gedeeltelijk meeprofiteert.
3. Automatisering van werkzaamheden
In de voorgaande fase heeft u wellicht aanleiding gekregen om uw HR systemen aan te passen. Wist u dat de personeelsinformatiesystemen tegenwoordig een groot aantal van de taken in de diverse processen kunnen overnemen? Vooral de vaker terugkerende taken zijn goed te automatiseren, denk hierbij aan invoer van nieuwe medewerkers, contractverlengingen en uitstroom.
Door uw systeem aan te passen zodat het uw processen optimaal ondersteunt zorgt u er tegelijk voor dat uw processen uniform worden gevolgd. Uw HR afdeling heeft minder werk aan repeterende taken en kan meer de focus leggen op controle en analyse. Zo kan zij uw organisatie helpen om vooruit te komen.
Vaak zijn de systemen zo ingericht dat rekening wordt gehouden met wet- en regelgeving en, indien daar sprake van is, afspraken voortkomend uit de cao. U kunt er zo voor zorgen dat uw administratie voldoet aan deze regels.
Houd er rekening mee dat u wellicht moeilijker bij de data komt wanneer u ook het beheer van uw systeem heeft uitbesteed. Bepaal daarom van te voren welke rapportages u regelmatig wilt ontvangen. Bedenk dat het mogelijk is om afspraken te maken met een eventuele leverancier over de mogelijkheid om rapportages tussendoor op te vragen.
4. Neem uw medewerkers mee in de voorbereidingen
U dient er rekening mee te houden dat de medewerkers die nu uw HR activiteiten uitvoeren de werkzaamheden zullen volgen naar de leverancier. Er is dan sprake van een zogenaamde overgang van onderneming. Wanneer u op dit moment niet tevreden bent over één of meerdere van uw medewerkers, dan zult u dit waarschijnlijk ook niet zijn na uitbesteding van de werkzaamheden. Dit is dan ook hèt moment om hier iets aan te doen. Klik hier voor meer informatie over hoe te handelen.
Zodra de keuze voor het uitbesteden van de HR activiteiten definitief is, is het van belang om uw medewerkers hier tijdig over te informeren. Daarmee stelt u uw medewerkers in de gelegenheid om zich te verdiepen in de gevolgen. Ook hebben zij dan voldoende mogelijkheid om zich aan te passen aan de nieuwe situatie. Sommige medewerkers zullen een voortrekkende rol vragen en anderen zullen een andere baan zoeken. In beide gevallen is het van belang om voldoende tijd en ruimte te hebben voor een goede overdracht van de werkzaamheden.
5. Uitbesteden of niet
Waarschijnlijk heeft u al gesprekken met mogelijke leveranciers gevoerd op het moment dat u voorgaande fasen hebt doorlopen. Doordat u de processen en kwaliteitsvereisten helder beschreven heeft, kun u gemakkelijker afspraken maken met een leverancier over het uitbesteden van de werkzaamheden. Wanneer u er voor kiest om de HR activiteiten uit te besteden, heeft u in elk geval de stappen doorlopen om te zorgen voor goede afspraken over kwaliteit en tijdigheid.
Mijn ervaring is dat door het doorlopen van de voorgaande fasen een aantal redenen tot het uitbesteden van de werkzaamheden worden weggenomen. Wellicht was u niet tevreden over medewerkers, of ervaarde u de HR dienstverlening als rommelig. Nu de processen helder beschreven zijn, is echter duidelijk waaraan zij moeten voldoen en heeft u helder wat u van HR mag verwachten.
Wellicht kunnen de verschillende HR medewerkers elkaars werk gemakkelijker overnemen omdat het goed beschreven is, en is er meer ruimte doordat het systeem veel taken over heeft genomen. Of wellicht heeft u afscheid genomen van de medewerker die onvoldoende presteerde.