Wat is een organisatie? Een van de definities die ik graag gebruik is: ‘een verzameling individuen die samenkomt om iets gedaan te krijgen’. Iedere organisatie heeft een ander doel, streeft iets anders na, heeft een andere reden van bestaan. Om dit doel te realiseren komen mensen, vaak vijf dagen in de week, samen om te werken. Ik gebruik hier bewust een groep individuen omdat het in beginsel ook niets meer is dan een groep verschillende mensen is die samenkomt. En een groep individuen kan iets gedaan krijgen maar je bent het ongetwijfeld met me eens dat een hecht collectief slagvaardiger is. Zij communiceren meer en effectiever, werken beter samen en komen samen ook tot betere perspectieven. Dat is waar rituelen over gaan. Hoe zorg je dat een organisatie niet een alleen een groep mensen is, maar juist een hecht collectief.
Waar draait het om?
Regelmatig heb ik discussies met andere sprekers, met leiders van organisaties en met medewerkers, wat hoort er centraal te staan? Is het de klant of de medewerker. Ik neem je even mee terug naar een discussie die ik vorig jaar had met Jos Burgers, de bekendste spreker op het gebied van klantgerichtheid in Nederland. Het zal je niet verbazen dat hij predikte voor de klant op één, waar ik meer geneigd bent om de medewerker centraal te zetten. We waren argumenten op elkaar aan het afvuren en op een gegeven moment zei Jos tegen me: “Arjen, luister. Als je een beslissing moet nemen die voor een van beide nadelig is, voor wie kies je dan?”. Uiteraard, dan kies je voor de klant, om die tevreden te kunnen houden en we vragen medewerkers in te schikken. Incidenteel is dit een no-brainer maar wat doe je als dit de regel wordt in plaats van uitzondering?
Probleem is dat we de laatste decennia met elkaar heel goed in staat zijn gebleken om instituties te bouwen die maar moeilijk kunnen veranderen, terwijl juist veranderingen ons werk bepalen. Als we geforceerd vast blijven houden aan ons oude businessmodel moeten we constant vragen aan medewerkers om in te schikken, zodat we de manier waarop waarde wordt gecreëerd voor klanten maar in stand kunnen houden. Door al dat ‘inschikken’ van medewerkers zijn we nu op een punt gekomen dat de werkdruk als historisch hoog wordt ervaren. Maar kan je dan je werk nog wel goed doen? Ik hoor vaak medewerkers roepen: “ik heb geen tijd om mijn werk goed te doen!”. Waar haal je dan nog de tijd vandaan om het opnieuw en wél goed te doen? Het wordt voor medewerkers steeds lastiger om zelf input te kunnen leveren aan het proces van waardecreatie. Hier gaat het wat mij betreft mis. Als mensen geen grip en geen tijd meer kunnen krijgen om niet alleen het werk uit te voeren, maar ook er over na te kunnen denken hoe dit zo goed mogelijk te doen (in een veranderende wereld) dan is dit geen duurzame formule voor succes.
Het gaat om de Bedoeling
Als we teveel vanuit klantgerichtheid gaan denken is het gevaar dat we medewerkers teveel gaan zien als werkpaarden. Gevaar van de medewerker op één zetten is echter dat een organisatie transformeert tot een dagopvang voor volwassenen, “wij gaan zorgen voor jouw werkgeluk”, en dat is ook niet de bedoeling. Juist die bedoeling, die hoort centraal te staan. Ik haalde het eerder al aan, wat is de bedoeling van een organisatie, waartoe ben je opgericht. Dit moet het vertrekpunt zijn van de bedrijfsvoering en staat dus centraal. Een gezonde organisatie zoekt mensen die geloven waar de organisatie in gelooft. Een prachtig voorbeeld van een mismatch op dit vlak (of in ieder geval waar nog een wereld te winnen is) was met een sessie die ik had met een groep zorg-managers. Als je mijn eerdere artikelen hebt gelezen weet je dat ik een groot voorstander ben van regelmatig aan professionals de vraag te stellen waarom ze eigenlijk nog werken voor een organisatie, om de motivatie te achterhalen. De managers krijgen eerst zelf deze opdracht en mochten vervolgens een kwartier lang door het hoofdkwartier van de organisatie gaan om met zoveel (én verschillende) mogelijk medewerkers dit korte gesprek aan te gaan. De reacties bleken heel erg uitéén te lopen. Een manager was langs de ICT-afdeling gegaan en had daar een gesprek aangeknoopt met een man. Op de vraag: waarom werk je hier nog, antwoordde hij “voor het geld”. Dus als er iemand komt met meer geld ben je vertrokken, vroeg de manager? Nou, het is ook wel gezellig met mijn collega’s. Het zal hoogstwaarschijnlijk niet op je overkomen als een bijzonder bevlogen medewerker. Wat mij betreft werken mensen hard voor geld, harder voor een goede leider maar het hardst voor een misse waar ze in geloven. Als je die mensen kan aantrekken wordt de missie van een organisatie ook veel effectiever verwezenlijkt.
Missie – Waarden – Rituelen
De missie van een organisatie staat dus centraal. Om woorden te geven aan hoe deze missie te verwezenlijken stellen heel veel organisaties waarden op. Bepaalde eigenschappen die organisatie-eigen zijn en de cultuur en de sfeer proberen te vangen in woorden. Om mij heen hoor ik voor- en tegenstanders over kernwaarden en laat ik eerlijk zijn, ik ben er groot fan van mits ze voor het juiste doel worden gebruikt en zo ook tot leven komen. Overigens komen waarden pas tot leven als medewerkers zelf mee hebben mogen denken en doen in het proces van totstandkoming. Wanneer je als organisatie wil dat iets gedragen wordt, moet het ook aangedragen zijn, vooral als het gaat om iets abstracts als waarden. Niets is makkelijker om dat op te stellen en er vervolgens geen aandacht meer aan te geven, maar juist als het gaat leven heeft een organisatie er profijt van.
Als we terug gaan naar de groep individuen die een organisatie in beginsel is dan heeft de groep individuen iets nodig wat bindt. Waar je in het eten de maïzena hiervoor gebruikt, gebruik je in een organisatie rituelen. Gebruiken, die passen bij het karakter van de organisatie, en waarmee medewerkers zich ook kunnen identificeren. Hoe kom je tot deze rituelen? Eigenlijk is dat heel simpel, door je te laten leiden door het kompas van de waarden. Als je een waarde als ‘samen’ hebt gedefinieerd of ‘plezier’, dan stelt dat in essentie nog niets voor. Het komt pas tot leven als hier actie op wordt ondernemen. En dat zijn de rituelen. Gebruiken die van de groep individuen een collectief maken, geïnspireerd door de waarden van een organisatie ten einde de missie te verwezenlijken.
Positieve, productieve onvrede
Hoe komen rituelen dan tot stand? Wat mij betreft door een positieve sfeer te creëren van productieve onvrede. Stel mensen de vraag, hoe kunnen wij hier met elkaar het werk beter of leuker organiseren? Laat mensen de waarden zien van de organisatie en wakker de creativiteit aan. Een cultuur is namelijk overal aanwezig, ook bij een groep individuen. Grote kans dat deze cultuur echter niet de meest inspirerende en productieve cultuur is. Cultuur kan in mijn beleving gemaakt worden. Op het moment dat medewerkers de ruimte krijgen om gebruiken te ontwikkelen en deze ook uit te voeren. Als ik na mijn keynotes nog een workshop geef gaat het bijna altijd over experimenteren. Er is namelijk geen gouden formule over hoe werk beter of leuker te organiseren. Iedere organisatie is anders, kent andere uitdagingen en daar passen andere oplossingen bij. Daar kom je pas door te doen en te ontdekken. De positieve, productieve onvrede daagt medewerkers uit om aan de hand van de waarden zelf met initiatieven te komen om een cultuur te realiseren die een groep individuen omtovert tot een hecht collectief.
Je medewerkers zijn in potentie de beste recruiters, zorg dat zij trots worden op de organisatie.
Uit: Organisatievibe
De beste recruiters
Succes is het resultaat van menselijk handelen en hiermee zijn je medewerkers, ondanks dat ze niet op de balans staan, het allerbelangrijkste bezit van een organisatie. Zorg ervoor dat ze trots worden op hun werkgever. Trots leidt er namelijk toe dat medewerkers nog een extra rol op zich gaan nemen, namelijk die van recruiter. De beste recruiters zijn trotste medewerkers die positieve verhalen delen op feestjes en borrels met vrienden en familie. De verhalen die hier gedeeld worden zijn nagenoeg altijd rituelen. De gebruiken van een organisatie waar de medewerker trots op is, waar hij of zij zich mee identificeert. Het mooie is, het inspireert niet alleen buitenstaanders. Elke keer als een medewerker zich positief uitlaat over zijn of haar werkgever legt hij of zij zichzelf weer een beetje meer vast bij de organisatie. Dat is hoe rituelen in letterlijke zin leiden tot het boeien en binden van medewerkers.