Een organisatiestructuur is een systeem dat weergeeft hoe bepaalde activiteiten zijn ingericht om de doelen van een organisatie te bereiken. Deze activiteiten kunnen regels, rollen en verantwoordelijkheden omvatten. Ook is in een organisatiestructuur bepaald hoe de communicatie tussen niveaus binnen de organisatie verloopt. De vraag is of het denken in structuren nog past in deze tijd, waarin het denken in processen centraal staat. Een tijd waarin we werken met zelfsturende teams en lean manufacturing. We zetten het voor je op een rijtje. Oordeel zelf.
Klassieke organisatiestructuur
Voor je kan beoordelen of een organisatiestructuur nog relevant is, moet je eerst weten wat die organisatiestructuren zijn. Met de opkomst van digitaal werken, zijn de klassieke structuren verdrongen door meer gedecentraliseerde, op teams gebaseerde bedrijfsmodellen. Traditioneel kenden we er vier:
1. Functionele organisatiestructuur
Mensen die vergelijkbare taken of specialismen uitvoeren, zetten we bij elkaar. En zo krijg je dus een financiële afdeling, afdeling verkoop, inkoop en HR. De voordelen van deze vorm zijn dat mensen die bij elkaar zitten, dezelfde ‘taal’ spreken en van elkaar kunnen leren. Ook kan je snel maatregelen of beslissingen doorvoeren, omdat de structuur overzicht biedt.
2. Divisiestructuur
Je groepeert mensen op basis van output en markt. Medewerkers werken samen aan bepaalde productgroepen die voor een specifiek marktsegment worden gemaakt. Voor diensten geldt hetzelfde. Een voordeel van deze indeling is dat mensen efficiënt kunnen werken, wat ten goede komt aan de productiviteit. De opbrengst kun je per divisie monitoren.
3. Matrixstructuur
Een hybride vorm van de functionele en divisiestructuur. Nadat mensen zijn verdeeld op grond van hun werkzaamheden of specialisme, worden ze ondergebracht bij verschillende divisies of projecten. Het vraagt meer zelfwerkzaamheid van mensen en dat kan bijdragen aan de productiviteit. De voordelen zijn dat medewerkers meer autonomie ervaren en er meer ruimte is voor innovatie en creativiteit. Wel vraagt dit model meer coördinatie en planning van het management
4. Platte organisatiestructuur
Hier is alle hiërarchie en administratieve rompslomp zoveel mogelijk geëlimineerd. Iedereen is zelf verantwoordelijk voor zijn/haar werk en kan meteen naar een eindverantwoordelijke om ideeën voor te leggen of zaken te bespreken, op gelijkwaardige basis. Voordelen van deze structuur zijn hoge mate van autonomie, ruimte voor ondernemerszin, creativiteit en innovatie en korte lijnen met snelle besluitvorming. Om bijvoorbeeld projectdoelen te halen, kan binnen deze structuur een tijdelijke top-down constructie worden toegevoegd.
Organisatiestructuur volgens Mintzberg
Henry Mintzberg, een Canadese managementwetenschapper, publiceerde in 1983 het boek Structure in Fives: Designing Effective Organizations, dat in 1991 in Nederland verscheen met de titel Organisatiestructuren. Zijn uitgangspunt is dat een organisatie bestaat uit vijf hoofdonderdelen en dat het onderdeel waar de nadruk op ligt, bepalend is voor de structuur van de organisatie:
1. Simpele structuur
Een simpele structuur zie je vaak bij jonge organisaties. Kenmerkend zijn dat er weinig regels zijn en de communicatie informeel verloopt. Deze onderneming zijn slank, snel en flexibel. Als de leiding volledig bij één persoon ligt, maakt het de organisatie ook kwetsbaar. Als een bedrijf met deze structuur groter wordt, zie je vaak dat besluitvorming te omvangrijk of complex wordt en er voor een andere organisatiestructuur wordt gekozen.
2. Divisiestructuur
Organisaties die veel verschillende producten of bedrijfseenheden hebben, zijn meestal georganiseerd volgens de divisiestructuur. Een centraal hoofdkantoor ondersteunt de autonome divisies, die elk hun eigen beslissingen nemen en ook van structuur kunnen verschillen. Het centrale team houdt zich bezig met het bestuur van de organisatie op strategisch niveau, terwijl de lijnmanagers in de divisies zich kunnen concentreren op de merken, labels, productie en omzet. Het grootste bezwaar van deze organisatiestructuur was de overlapping in de ondersteunende functies. Tegenwoordig worden deze diensten zoveel mogelijk gecentraliseerd in servicecenters.
3. Professionele bureaucratie
Een professionele bureaucratie kent veel regels en procedures, maar vertrouwt – anders dan in een klassieke top-down organisatie – op de kennis en kunde van hoogopgeleide professionals, die autonoom willen werken. Je ziet deze organisatiestructuur veel in kennisintensieve organisaties, zoals het onderwijs, accountancy en de advocatuur. De vele regels en procedures hebben als voornaamste doel om de kwaliteit van de output te garanderen. Voor de ondersteunende medewerkers verlopen de werkzaamheden volgens de machinebureaucratie
4. Adhocratie
In bedrijven waar innovatie en flexibel ondernemen voorwaarden zijn om te overleven, zie je vaak adhocratie als organisatiestructuur. Centralisatie en bureaucratie zijn te tijdrovend voor deze ondernemingen, die vooral projectmatig werken en daarvoor ook gebruik maken van externe kennis en capaciteit. Het voordeel van deze organisatievorm is de flexibiliteit. Het belangrijkste aandachtspunt is controle over productiviteit, kwaliteit en vooral kosten. Hoewel de medewerkers een grote mate van autonomie ervaren, liggen de gevaren van een hoge werkdruk en onderlinge conflicten op de loer.
5. Machinebureaucratie
Waar standaardisatie voorop staat en het werk formeel is vastgelegd in routinematige procedures, overheerst machinebureaucratie. Hier vindt alle besluitvorming centraal plaats en krijgen de functionele afdelingen via de lijn duidelijke taakomschrijvingen. Het werk is gepland en gebudgetteerd. Kengetallen domineren. Deze vorm komt het meest voor bij productiebedrijven, die op deze manier heel efficiënt kunnen werken. Ook zie je de machinebureaucratie nog terug bij overheden en serviceorganisaties. Het belangrijkste aandachtspunt bij dit type organisaties is de inzetbaarheid van medewerkers.
Organisatiestructuren anno nu
Tja, en dan terug naar de vraag waar we dit blog mee begonnen: zijn organisatiestructuren nog van deze tijd? Het antwoord mag je zelf geven. Als je om je heen kijkt, zie je dat de structuur van een organisatie minder een dwingend keurslijf is, maar een frame vormt waarop een organisatie is ingericht. De manier van werken is vooral bepaald door de organisatiecultuur. Samenwerking met andere organisaties en zzp’ers maken dat bedrijven en instellingen flexibeler kunnen opereren, gemakkelijker kunnen opschalen of afbouwen als de markt daarom vraagt. Organisaties functioneren steeds meer van buiten naar binnen in plaats van andersom. De afzetmarkt en arbeidsmarkt bepalen het ritme.
Organisatiestructuren bepalen de invalshoek
Onze opdrachtgevers hebben verschillende organisatiestructuren. Zo staat bij een machinebureaucratie de inzetbaarheid van medewerkers voorop, terwijl bij een adhocratie beleving en betrokkenheid relevanter zijn. Meten is weten en dat kan alleen met regelmatig, laagdrempelig onderzoek naar de verschillende aspecten van medewerkerstevredenheid en de factoren die dit beïnvloeden.
