Het afspiegelingsbeginsel is een verplichte voorgeschreven selectiemethode die elke werkgever moet toepassen bij elke vorm van bedrijfseconomisch ontslag. Het afspiegelbeginsel houdt in dat de leeftijdsopbouw in een bedrijfsvestiging voor en na de ontslagen zo veel mogelijk gelijk zijn. Je kunt dus niet zomaar de jongste werknemers die het kortst in dienst zijn, als eerste ontslaan.
Hoewel het afspiegelingsbeginsel strikt genomen bedoeld is voor het UWV, hanteren ook de meeste kantonrechters dit uitgangspunt op dezelfde wijze. Het maakt dus in feite niet uit of je als werkgever de ontslagaanvraag indient bij de kantonrechter of het UWV.
Stap 1: indelen
Als werkgever moet je alle werknemers die werkzaam zijn in dezelfde functie (of nagenoeg dezelfde functie) indelen in vijf leeftijdsgroepen:
- Van 15 tot 25 jaar;
- Van 25 tot 35 jaar;
- Van 35 tot 45 jaar;
- Van 45 tot 55 jaar;
- Van 55 jaar en ouder.
Vervolgens moet de werkgever ervoor zorgen dat de ontslagen zodanig over de leeftijdsgroepen worden verdeeld dat de leeftijdsopbouw zoveel mogelijk gelijk blijft.
Stap 2: aantal ontslagen per leeftijdsgroep vaststellen
In deze stap moet je als werkgever bepalen hoeveel werknemers je per leeftijdsgroep moet ontslaan om de leeftijdsopbouw zoveel mogelijk in stand te houden. Dit kan je doen door het percentage werknemers per leeftijdsgroep te vermenigvuldigen met het totaal aantal ontslagen. Uitkomsten van ½ of hoger moeten worden afgerond naar boven.
Stap 3: werkgever moet per leeftijdsgroep last in, first out toepassen
Tot slot zal de werkgever per leeftijdsgroep degene met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag moeten voordragen.
Uitwisselbare functies
Bij het afspiegelbeginsel draait alles om het begrip ‘uitwisselbare functie’. Er moet steeds worden afgespiegeld per uitwisselbare functiegroep. Volgens de officiële definitie is sprake van uitwisselbare functies als banen ‘naar functie-inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar zijn en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn.
Uitzonderingen op het afspiegelingsbeginsel
Het afspiegelingsbeginsel hoeft u niet te gebruiken als:
- Er komt een unieke functie te vervallen. Dat is een functie die slechts door één werknemer wordt ingevuld;
- Er komt een volledige functiegroep te vervallen. Als de werkgever besluit om een volledige functiegroep op te heffen, dan hoeft er ook niet afgespiegeld te worden. Dat is logisch omdat alle uitwisselbare functies komen te vervallen en er dus geen ontslagvolgorde bepaald hoeft te worden;
- Het bedrijf/de bedrijfsvestiging gaat sluiten;
- Flexibele arbeidskrachten moeten als eerste vertrekken. Als werkgever ben je verplicht om eerst de werkzaamheden van uitzendkrachten, gedetacheerde werknemers en eventuele ingeleende werknemers te beëindigen voordat je verder gaat afspiegelen. Daarnaast moet je ook arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd die aflopen binnen 26 weken beëindigen. Pas daarna komen eventueel werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd voor ontslag in aanmerking.
Afwijken
In een aantal bijzondere situaties kunt u van het afspiegelingsbeginsel afwijken:
- Op grond van de hardheidsclausule. Alleen uitzendwerkgevers en andere werkgevers die werknemers onder toezicht en leiding van een derde laten werken, kunnen hier een beroep op doen;
- Bij een onmisbare werknemer. Dit is een werknemer met kennis en bekwaamheden die zo belangrijk zijn voor het functioneren van het bedrijf dat in zijn plaats een andere werknemer voor ontslag moet worden voorgedragen. U moet stukken toevoegen bij de ontslagaanvraag waaruit dit blijkt;
- Als een werknemer die u wilt ontslaan een zwakke arbeidsmarktpositie heeft. Dit is alleen mogelijk als de werknemer die daarna voor ontslag in aanmerking komt, een sterkere positie heeft.