Er zijn gesprekstechnieken. En ze werken zelfs. Voor bepaalde situaties. Maar wil je als goede gesprekspartner te boek staan in élk soort gesprek – vrienden en partner tot klanten en collega’s – dan is het slimmer om gewoon een paar gouden en bewezen regels te onthouden. Dit zijn ze.
Gesprekstechnieken staan vaak te boek als ‘trucs’ om je gesprekspartner om de tuin te leiden, te sturen of zelfs misbruik van hem te maken. Dat is niet het geval, mits je er goed mee omgaat, en je de juiste gesprekstechnieken toepast. Op die manier kunnen gesprekstechnieken je helpen bepaalde gesprekken voeren: van een sollicitatie tot een lastig gesprek met een collega of juist een diepgaande vertrouwelijke conversatie.
Zo zijn er gesprekstechnieken die je in zulke gevallen als blauwdruk van dienst kunnen zijn. Als hulpje, om een zo goed mogelijk gesprek te voeren, zonder misleiding of trucs.
Wil je een handleiding om van elk gesprek een goed gesprek te maken, dan zit je hier goed. Een basis-stijlboek. Een gids. Een gespreks-bijbel. Een set huisregels. Ook zonder trucs, maar met een paar must do’s en definite dont’s in elk gesprek.
Als je altijd als aangename en charmante gesprekspartner en betrouwbaar en zelfverzekerd persoon gezien wil worden, tenminste. Iemand met wie mensen in eerste instantie al willen praten – en zelfs iemand met wie ze vrienden willen worden, iemand die ze willen aannemen of zonder twijfel een klus bij willen neerleggen.
4 regels om een perfect gesprek te voeren
Om van elk gesprek een goed gesprek te maken, hoef je eigenlijk maar één ding te doen. Één ding waardoor de ander jullie conversatie altijd als aangenaam zal ervaren, en waardoor jij wordt onthouden als prettige gesprekspartner.
Het ding?
Laat de ander aan het woord.
Het is dé allereerste en belangrijkste regel voor elk gesprek. Voor een gesprek dat gemakkelijk gaande wordt gehouden, dat niet ongemakkelijk wordt of plotseling stilvalt. Een gesprek dat de ander de ruimte geeft om z’n inbreng te geven. Een gesprek dat uitnodigt om te luisteren en reageren; een heuse dialoog. Geen slaapverwekkend eenzijdig betoog of zo’n non-stop kletswaterval. Een gesprek waarin ieder zich gehoord voelt, en dat uitnodigt om verder te praten. Zonder terughoudendheid of eenzijdigheid.
Hoe je die epische toestand voor elkaar krijgt? Ja, ook als lastige kletser of moeilijke spreker? Door deze 4 regels aan te houden.
1. Denk nooit “ik weet niet wat ik moet zeggen”. Stel vragen
Hier begint een stroef gesprek mee. Met die alarmerende en frustrerende gedachte “shit, wat ik nu zeggen?”. Zit je daar met je hoofd, dan ben je verkeerd aan het denken. Het verkeerde gesprek aan het voeren. Het draait namelijk niet om wat jij moet zeggen. Het is de grootste fout die iedereen die ooit een gesprek heeft gevoerd maakt. Een geruststelling dus: iedereen denkt het wel eens, en iedereen heeft het mis.
Jij moet namelijk niet aan het woord zijn. De ander moet aan het woord zijn. Want iedereen hoort zichzelf het liefst praten. Z’n visie openbaren. Z’n ervaring delen. Z’n mening geven. Z’n hart luchten. Z’n ei kwijt kunnen.
Maar de ander zal misschien hetzelfde denken. “Wat moet ik zeggen?” – Zo kun je jullie allebei helpen; door vragen te stellen. Open vragen.
Bijvoorbeeld:
(Als er echt nog geen enkele aanleiding is voor een gesprek)
“Wat heb jij van het weekend gedaan?”
“Al vakantieplannen voor de zomer?”
“Hoelang ben jij eigenlijk al in dienst?”
(En vraag door)
“Een feestje? Wat was er te vieren dan?”
“De Elzas? O, heerlijk. Voor het eerst, of al vaker geweest?”
“Sinds vorig jaar pas? Ik verwachtte al veel langer! Waar heb je hiervoor gewerkt dan?”
Het enige wat je nu nog moet doen is actief luisteren en doorvragen. En zorgen dat je open vragen stelt.
Loopt het gesprek dan nog steeds niet lekker en krijg je alleen maar “een verjaardag”, “ja leuk” en “bij PostNL” met een stilte die erop volgt, dan moet je even bedenken of de ander wel zin heeft in een gesprek, of duidelijk aan het afkappen is. Geef het op na een paar juiste vragen met minimale respons. Is de wil er van beide kanten, dan zal het al gauw van een leien dakje gaan.
2. Zeg niet direct “Oké, ik snap het”
Luister goed naar wat een ander zegt. Is er iets onduidelijk, twijfel je of denk je dat er meer achter zit: vraag het dan. En laat de ander jou daarop feedback geven. Of het nu je leidinggevende is die een instructie geeft of een vriend die vertelt hoe hij zich voelt. Je neigt waarschijnlijk graag naar snel begripvol of snugger zijn door gauw te zeggen dat je (direct en volledig) begrijpt waar de ander het over heeft, maar dat is in veel gevallen niet zo.
Is er ruimte voor twijfel of verduidelijkende uitleg, vraag daar dan om. Niet altijd om het gesprek gaande te houden, maar om het gesprek van een bepaalde kwaliteit te maken. Je wil écht weten wat de ander zegt, wat hij vertelt, wat hij bedoelt. Begrijpen wat je hoort. Nadenken over de informatie. En daar het meeste uit halen.
Doe het voor jezelf, in het geval van je leidinggevende. Je komt niet niet-snugger of sloom over als je doorvraagt. Het komt geïnteresseerd en welwillend over om je taak goed uit te voeren. Of doe het vooral voor de ander, wanneer diegene z’n hart lucht of uitstort. Hoe beter je je gesprekspartner probeert te begrijpen, hoe oprechter en betrouwbaarder je overkomt.
En die vraag om verdere uitleg hoeft geen doordachte of uitgebreide vraagstelling te zijn. Dit is meestal al genoeg:
“Oja?”
“Hoe bedoel je dat?”
“En hoe ging dat met …?”
“Hoe wil je dit precies hebben?
3. Verkondig je mening nooit als feit
Pas op. Dit kan een potentiële eye opener zijn. Want man, wat verkondigen we graag onze mening. En als we dat doen, is die vaak nogal onomstreden. Als een feit:
“Jeetje, het is warm hier.”
“O wat een belachelijke show is dat.”
“Vreselijke babynaam!”
“In deze stad valt echt niks te beleven”
Helemaal mis. Ten eerste omdat je hier elk gesprek direct de das mee omdoet. Zo is het, klaar. Zelfs al zou iemand iets anders denken, dan zal diegene zich niet snel uitspreken, want dat is een potentieel conflict. Er tegenin gaan, dat gaan mensen liever uit de weg. Dus kan je gesprekspartner eigenlijk met niks anders reageren dan “oh” of “inderdaad”. En dan niks meer.
Ten tweede kun je iemand zo gemakkelijk en onbewust voor het hoofd stoten. Misschien hadden zij die naam in gedachten voor hun toekomstig kind, misschien zijn zij van origine uit de stad die jij te kakken zet, en misschien is die ene tv-show net hun lievelings en zitten er ze er elke donderdagavond klaar voor. Niet cool.
Je mening voor je houden dan? Zeker niet nodig. Zeker niet doen ook. Je moet hem alleen iets anders presenteren. Op een manier die juist wel uitnodigt tot een gesprek. Een dialoog. Een vrije reactie.
Als volgt:
“Ik weet niet of jij hetzelfde voelt, maar voor mij is het erg warm hier.”
“O, die show zou ik niet opzetten op donderdagavond. Ik kijk dan liever How It’s Made op Discovery. Jij?”
“Ah nee, die naam zou ik niet kiezen.”
“Ik hou wel van wat leven om me heen, daarom hou ik zo van Amsterdam. Deze stad is een stuk rustiger. Daar moet je van houden.”
4. Vraag “wat denk jij?”
Mensen zijn niet alleen graag aan het woord. Ze zijn er dol op wanneer ze specifiek om hun mening, visie, perspectief, ervaring of input worden gevraagd. Doet het goed in een één op één gesprek, maar zeker ook in groepen.
Sta je op een borrel of verjaardag in een kring, en gaat het over de perfecte kiwi: nog hard en zuur of zacht en zoet geworden – vraag het dan aan iemand die z’n mond nog niet opengetrokken heeft.
“Saskia, wat vind jij?”
Saskia is betrokken in het gesprek, haar mening wordt erkend en iedereen kan weer reageren op haar input. Dat heb je mooi gefixt.
Maar zakelijk werkt het minstens zo magisch. Het zal niet over kiwi’s gaan, maar misschien wel over een keuze voor een bepaald project. De communicatie per digitale nieuwsbrief relatief intern houden of als berichtje op de corporate social media delen?
“Wat denk jij, Peter?”
4 regels om goede gesprekspartner te worden
Het is waarschijnlijk het einddoel van je zoektocht naar de juiste gesprekstechnieken. Of dat zou het moeten zijn. Je wil een goede gesprekspartner zijn. Je wil akkoord bevonden worden door een ander. Elk gesprek is namelijk bedoeld voor de verbetering van een band. Of het nu een sollicitatiegesprek is, en je wil in korte tijd zo’n indruk achterlaten dat de ander jou graag aanneemt. Of het is een gesprek op een borrel, waar je graag leuk en charmant gevonden wil worden door de mensen om je heen.
Niet zo gek dat je dat wil. Terecht zelfs. Want leuk gevonden worden is belangrijker dan capabel gevonden worden, blijkt uit research. Zelfs als potentiële nieuwe collega zal een manager altijd de voorkeur geven aan iemand met wie hij of zij een connectie voelt, een band zou kunnen opbouwen, eerder dan iemand die erg capabel blijkt maar gewoon geen aangename gesprekspartner is. Bewust of onbewust.
Dus is het belangrijk om goed over te komen in een gesprek – elk gesprek – om geaccepteerd te worden als aangenaam, sociaal, charmant, overtuigend en betrouwbaar wezen.
En dat doe je met de juiste inhoud en de juiste vorm van gespreksvoering. Wederom niet lastig, alleen een paar regels om te onthouden. 4 weer:
1. Benadruk overeenkomsten
We omringen ons graag met mensen die op ons lijken, op welke manier dan ook. Feit. Elke overeenkomst helpt. Namen die op elkaar lijken. Een broer of zus met dezelfde naam. Verjaardagen die dicht bij elkaar in de buurt liggen. Overeenkomstige hobby’s of eenzelfde geboortedorp.
Overeenkomsten benadrukken is niet constant roepen “Ooooh dat heb ik ook gehad” en vervolgens “Jaaaa bij mij ging het echt niet meer over. En toen heb ik die antibioticakuur gehad, 2 weken, maar toen…” – nobody cares. Dit is geen kwestie van het gesprek naar jouw eigen ervaring draaien, zodra er een herkenbare ervaring voorbij komt. Het is een kwestie van subtiel bepaalde overeenkomsten uitlichten.
Bijvoorbeeld:
“Hé die serie heb ik ook helemaal kapot gekeken. Wat een parel, hè?”
“Hé, ik was ook een Kerstkindje!”
“Heb je ook een hond? Leuk, ik heb een herder! Jij?”
“Ik kom ook uit het zuiden! Ben jij ook een carnavalsvierder dan?”
“Hé Marijke, mooie naam. ik heet Marieke. Grappig.
2. Vraag om advies
Nog zo’n geweldig werkend hulpmiddel. Advies vragen. Hoe klein of groot de vraag is. Het helpt jou verder, en het smeedt direct een hechtere band. Met wie dan ook. Psychologisch dingetje, volgens hoogleraar psychologie en marketing Robert Cialdini in zijn beroemde boek ‘Influence’.
Met het vragen van advies erken je de ander namelijk in z’n visie, mening, ervaring of expertise. Hij of zij is de moeite waard om te vragen. Hij of zij kan jou verder helpen, waar jij niet weet hoe je verder moet.
En dat hoeft niets groots of meeslepends te zijn. Mag wel, hoeft niet. Om z’n doel te dienen – die band smeden – kan het al heel klein zijn. Een advies voor een goed boek, fijne film of gewaardeerd restaurant bijvoorbeeld:
“Jij bent ook een lezer, hè? Ik ben een beetje door m’n titels heen. Heb jij nog een leestip?”
Groter maken mag ook, zoals professioneel advies in een precaire collega-situatie:
“Heb jij het al eens meegemaakt dat een collega beloofde je te betrekken bij iets dat je samen hebt bedacht, maar vervolgens in z’n eentje met de eer streek? – Hoe ging jij daar mee om?”
Of:
“Jij zal in je jaren ervaring hier al vaker voor het team gesproken hebben. Ik word er eerlijk gezegd een beetje zenuwachtig van. Heb je tips voor me?”
Ideale gespreksopener ook om later op terug te komen. Om te laten weten wat je van het boek vond, hoe het met de collega is afgelopen of hoe de presentatie ging.
3. Wacht 1 seconde
Wacht altijd tot de ander is uitgesproken. Dat moet een regel zijn die we niet eens hoeven te noemen. Nooit overschrijden. Maar daar komt er nog eentje bovenop. Zodra de ander uitgesproken is, moet je nog 1 ding doen. Een seconde wachten – stilte – en dán je reactie geven.
Het is precies die seconde die de ander laat zien dat je de ruimte neemt. Ruimte om te verwerken wat je gesprekspartner zojuist heeft gezegd. Om te laten zien dat je actief luisterde en het nu actief overdenkt. Ruimte om de ander niet meteen te overstemmen, maar rustig op je beurt te wachten om te zien of hij of zij echt klaar met praten was. En ruimte om te laten zien dat je een weloverwogen reactie gaat geven. Iets doordachts, dat niet zomaar uit je mond floept, maar een gedegen weerwoord betreft.
Allemaal in 1 seconde ja. Het onderbewuste is een wonderlijk snelle machine.
Steve Jobs deed het bijvoorbeeld altijd in zijn speeches. Speeches zijn natuurlijk niet echt dialogen, maar het laat wel zien hoe hij door die stilgevallen secondes weloverwogen, bedeesd en zelfverzekerd overkomt. Alsof er iets gaat komen waar je maar beter je oren voor kan spitsen. Zo werkt het ook in een gesprek.
4. Houd oogcontact
Nog zo’n psychologisch dingetje. Wegkijken maakt dat je onbetrouwbaar overkomt, of dat je de ruimte liever verlaat dan blijven praten met degene tegenover je. Allebei niet echt goede signalen om uit te zenden als perfecte gesprekspartner.
Ga de ander niet onafgelaten aanstaren zonder te knipperen. Beetje creepy. Hou het comfortabel. Kijk degene aan, maar blijf je ogen minimaal bewegen, net als je hoofd. Kantel het af en toe een beetje. Niet te overdreven, micro-expressies doen het hem juist in ons onderbewustzijn, volgens de FBI. Het toont aan dat je luistert, dat je onverdeelde aandacht bij je gesprekspartner is en dat je nergens anders naartoe hoeft. Dat klinkt al beter.
Samengevat: een perfect gesprek
Om al het bovenstaande nog maar eens samen te vatten:
Om een kwalitatief gesprek te voeren of een ideale gesprekspartner te zijn, hoef je geen bepaalde gesprekstechnieken te kennen. Die komen van pas in bepaalde situaties, dat wel, maar om elk gesprek naar een hoger niveau te tillen heb je slechts een paar regels nodig. Een setje huisregels, die iedereen zou moeten kennen. Om vanaf nu betere gesprekken te voeren, daarmee diepere banden te smeden en de vruchten daarvan te plukken: leuk gevonden worden, liever dan competent geacht worden. Want het eerste is belangrijker, voor iedereen – van manager tot collega of via via vriend.
De 4 regels voor een goed gesprek:
- Denk nooit “ik weet niet wat ik moet zeggen”. Stel vragen. Geen gesloten vragen, maar open vragen.
- Zeg niet direct “oké, ik snap het”.
- Verkondig je mening nooit als feit.
De 4 regels voor een goede gesprekspartner:
- Benadruk overeenkomsten.
- Vraag om advies.
- Wacht 1 seconde.
- Houd oogcontact.
Heb je dat? Dan ben je nu vrij om de wijde wereld in te treden en je skills direct uit te testen. Loop maar eens naar de koffieautomaat en vraag naar iemands weekend. Eens zien wat er gebeurt.
