Verrassing. Onderhandelen hoeft geen keiharde knokpartij te zijn, met alleen maar winnaars of verliezers. Doe het zacht – “als een dans” zoals experts het noemen – en je krijgt toch wat je wil. Een vrij simpele dans zelfs, eentje van 4 passen… Eh, stappen dus.
Waar winnaars zijn, zijn verliezers. Zou je zeggen. Elke voetbalwedstrijd, bokswedstrijd of talentenshow op tv bewijst dat wel. Er kan er maar eentje zegevieren, en de ander moet het onderspit delven.
Toch?
Niet helemaal. In sport en spel misschien. Maar in business en relaties speel je geen spelletjes en haal je een ander onderuit op weg naar de finish. Gelukkig maar. Want dat biedt mogelijkheden. En meer dan één winnaar.
Hoe dan?
Daar hebben de pro’s zich over gebogen. Niet de sport pro’s, maar de business pro’s. In dit geval: Michael Wheeler de professor (aan Harvard Business School en auteur van “The Art of Negotiation”), Jeff Weiss de ervaringsdeskundige (van een bureau gespecialiseerd in kantoor-onderhandelingen en relatiemanagement, en auteur van “Guide to Negotiating”) en Margaret Neale de onderzoeker (aan de Stanford Graduate School of Business).
Goed om even te weten van wie je iets aanneemt over de best practices van het corporate onderhandelen. Zij gaan het je vertellen:
Onderhandelen – 4 best practices van de pro’s
Onderhandelen is geen kwestie van winnen of verliezen. Moge dat duidelijk zijn, op de eerste plaats. Het is daarom ook niet de keiharde strijd die je denkt dat onderhandelen is of hoort te zijn.
“Onderhandelen is geen wedstrijd, het is een dans”, zegt prof. Wheeler.
Door te overtroeven mag je dan misschien ‘winnen’, de relatie met je onderhandelingspartner wordt er niet bepaald beter van. Waarschijnlijk niet wat je wil, als het om je werkgever, opdrachtgever of een belangrijke leverancier of klant gaat. – Je wil winnen én ‘vrienden’ blijven. Dat kan, zegt Jeff Weiss. “Je hoeft niet in te schikken of genoegen te nemen met minder, om de relatie maar goed te houden.” Het idee dat je daarvoor alleen maar zacht en lief en toegeeflijk moet zijn in een onderhandeling, is volgens hem ook een fabel. Als je maar weet hoe je het goed aanpakt.
Door in je onderhandeling niet alleen hard te zijn, maar juist óók zachtheid te tonen. Elk op het juiste moment. Hoe dat werkt ontdek je hier, met de 4 (in de praktijk en theorie) bewezen stappen van de pro’s.
1. Bereid je voor
Weiss:
De beste onderhandelaars hebben genoeg voorbereid om te weten hoe het hele terrein eruit ziet, in plaats van maar één pad door het bos te kennen.
Ga niet op goed geluk een onderhandelingsgesprek in. Denk niet dat je er met je charme of ter plekke bedachte reacties wel gaat komen. Een goed onderhandelaar is een voorbereid onderhandelaar. Jij kent niet alleen het start- en het eindpunt, maar het hele speelveld, waar jij staat en waar je ‘tegenstander’ staat.
Doe daarvoor je research, op een paar vlakken:
Waar sta jij? – Wat zijn je eigen voorwaarden, wat is je ondergrens, welke alternatieve wensen heb je, om in de strijd te gooien (denk: bonus, alternatieve deadline, contracttermijn, korting, enzovoorts)? Zet voor jezelf uiteen wat je wil, en wat de mogelijkheden zijn voor je wensen. Kijk dan ook naar de data. Wat is een gebruikelijke uurprijs voor jouw situatie volgens de statistieken? Wat is een oké salaris, volgens de nationale salariswijzer? Zo heb je niet alleen je wensen, maar ook je feiten op een rij.
Waar staat de ander? – Wat zijn de budgetten? Wat heeft deze partij eerder betaald voor een dergelijke opdracht? Met wat voor iemand ga je het gesprek in, wat is zijn of haar achtergrond? Wie voert er eventueel druk uit op je gesprekspartner; een financieel directeur of team manager bijvoorbeeld? (Veel zul je niet direct weten, maar wel voorbereid zijn om te willen weten en in het gesprek te ontdekken, zoals je dadelijk leert.)
Doe dit om niet alleen vanuit jezelf te denken, maar ook te beseffen welk ‘vlees je in de kuip hebt’ en om empathisch te kijken naar het vertrekpunt en eventueel standpunt van de ander. Het gaat je straks helpen, een paar stappen verderop.
Wat zijn de mogelijkheden? – Bereid je op basis van die beide perspectieven voor op de mogelijkheden in het gesprek. Wat kán er allemaal, op dit speelveld? Denk buiten de kaders, wees creatief. Bedenk alvast welke mogelijke problematische vraagstukken er ter tafel kunnen komen, en welke mogelijke oplossingen daarbij zouden kunnen passen en hoever je daarin bereid bent te gaan.
2. Begin met koetjes en kalfjes
“Steek niet meteen van wal”, zegt Weiss. “Stel jezelf voor, neem wat tijd om kennis te maken met de ander, leer hoe ze werken, hoe ze zich gedragen.”
Je hoeft niet over hobby’s of vakantieplannen te praten. Kan natuurlijk, als het gesprek plaatsvindt met je directe manager of bekende klant. Gaat het om een nieuwe klant of onbekende leverancier, dan óók de koetjes en kalfjes van stal halen, maar dan op zakelijk vlak. Vraag naar de functie van je gesprekspartner. Hoe dat bevalt. Welke studie hij of zij daarvoor gevolgd heeft. Met hoeveel mensen ze zijn bij de organisatie, of in het team.
Wees geïnteresseerd, zonder te neuzen of te persoonlijk te worden. Algemene praatjes, gewoon om het gesprek te openen.
Niet te onderschatten, deze stap. Hier maak je namelijk meteen het verschil tussen een goede en een slechte onderhandeling. Dit is namelijk waar je het basisvertrouwen opbouwt. Is dat er niet, dan kun je het al vergeten. In een Stanford studie werd aangetoond dat studenten die een onderhandeling openden met een praatje significant vaker tot een overeenkomst kwamen, dan zij die dat niet deden.
Een simpel middel tot een hoger doel dus. Doe er je voordeel mee.
“Met koetjes en kalfjes kun je als onderhandelaar pas echt shinen”, bevestigt prof. Wheeler.
3. Buig niet, daag uit
Er bestaat zoiets als anderen “respectvol uitdagen”, stelt Weiss. “Money doesn’t buy you love”, is zijn motto, waarmee hij zegt dat je niet moet toegeven en (geld) verliezen aan jouw kant om maar geliefd te blijven. Zo werkt het niet.
Meteen toegeven en daarmee jezelf tekort doen is daarom nooit een goed idee. Je denkt misschien dat het nodig is, omdat de ander keihard lijkt of omdat je de relatie niet ongemakkelijk wil maken, maar dat is onterecht. Een misverstand.
Niet direct buigen en de ander tegemoet komen doe je niet alleen voor jezelf, maar ook voor het beeld van jezelf bij de ander. Je krijgt er juist meer respect en professionaliteit door toegewezen, wanneer je duidelijk maakt dat de ander voor een uitdaging en niet voor een makkelijke inkopper staat. Dat jij meer waard bent dan het eerst bod, als dat onder jouw verwachting of ondergrens ligt.
Hoe je “respectvol uitdaagt”?
- Door in de creatieve mogelijkheden te denken die je bedacht hebt in je voorbereiding, in stap 1. Misschien is het bedrag dat je vraagt echt geen optie door budgetbeperkingen, maar is er wel een mogelijkheid om korting te krijgen op hun product, zodat jij op een andere manier economisch kan profiteren? – Is bijvoorbeeld de Mediamarkt je klant, dan zou je als compensatie voor een wat lage prijs voor je dienst korting in de winkels kunnen voorstellen.
- Door altijd te spreken vanuit “we”, in plaats van “ik”. Benadruk dat dit gesprek bedoeld is om samen tot een gezamenlijk wenselijke uitkomst te komen. Dat je niet tegenover elkaar staat, maar naast elkaar, met de blik vooruit. Geen potje boksen, maar samen een puzzel oplossen. Altijd een goede “we”-zin om bijvoorbeeld te gebruiken en het gesprek oplossingsgericht te houden is:
We zijn er bijna, het zou zonde zijn als we hier vast komen te zitten. Misschien is het een optie om…
onderhandelen is geen bokspartij, maar een puzzel die je samen creatief moet oplossen
4. Beweeg van ‘wat’ naar ‘waarom’
“Vraag mensen niet gewoonweg wat ze willen; vraag waarom ze het willen, voor welk doel”, adviseert Weiss. “Bewegen van ‘wat’ naar ‘waarom’ geeft je meer koren voor de onderhandelingsmolen.”
Het verschil tussen falende en succesvolle onderhandelaars zit ‘m in het feit dat succesvolle onderhandelaars niet simpelweg hun wensen presenteren en die keihard verdedigen, maar dat zij zorgvuldig vormgegeven vragen stellen om te ontdekken wat de wensen en beweegredenen van de andere partij zijn.
Niet alleen denken vanuit jezelf, dus. Maar net zozeer denken vanuit de ander, ontdekken wat hij wil én waarom hij dat wil, om zo te kunnen denken vanuit het geheel. Het hele speelveld, om vervolgens te zien waar mogelijke wegen naar succes liggen.
Hoe dan?
Ontdekken wat het ‘waarom’ van de ander z’n standpunten, wensen en eisen is, doe je door te vragen. Niet denken dat iemand jou opzettelijk een hoek in wil drijven, en dat dat allemaal persoonlijk bedoeld is, om vervolgens net zo hard verbaal terug te slaan. Geen hardheid teruggeven op hardheid, maar zachtheid, in de vorm van nieuwsgierigheid.
“Leer begrijpen wat belangrijk is voor de andere partij”, zegt professor en onderzoekster Neale.
Door te vragen, en dóórvragen. Bestudeer motivaties, obstakels, doelen en gebruik ze om tot die creatieve oplossing van de puzzel te komen.
- Zegt iemand: “Je lijkt niet erg geschikt voor deze opdracht”, kaats dan de vraag terug om te ontdekken waarom: “Hoe ziet een geschikte persoon er dan uit volgens jou?” – om vervolgens te kunnen inhaken op de kwaliteiten en karaktertrekken die de ander noemt, en ze te verbinden aan je eigen sterke kanten en kundigheden.
- Zegt iemand: “Dat ligt ver boven ons budget”, vraag dan waar het budget op gebaseerd is en waarom die bepaalde criteria zijn gebruikt. Maak gebruik van die criteria om ze toe te passen op wat jij te bieden hebt en wat dat oplevert. – Ben jij bijvoorbeeld een drukker en is het budget van een klant €2000, maar krijgt hij voor €2500 echt een stuk beter product dat hem meer oplevert, overtuig hem dan met dit verhoogde return on investment.
Vraag simpelweg om uitleg van een wens, stelling of eis. Dát is het “koren voor de molen”, waar Weiss het over heeft. Onderhandelings-materiaal, om door te kunnen werken naar een succesvolle uitkomst, in plaats van in een hoek gedreven te zitten in een patstelling.
Met dat materiaal kun je vervolgens de partij uitnodigen tot een verdere brainstorm richting een creatieve oplossing. Denk weer:
We zijn er bijna, het zou zonde zijn als we hier vast komen te zitten. Misschien is het een optie om…
Zo werk je door tot je bent waar jij wil zijn, en waar de andere partij ook tevreden is. Dat maakt niet alleen dat jij uitkomt waar je wil zijn, maar dat de andere partij ook met een goed gevoel naar buiten loopt. Geen winnaars en verliezers, maar 2 contente partijen, die samen zijn gekomen tot een slimme creatieve oplossing. Die elkaar nog met genoegen in de ogen kunnen kijken en een bijzonder prettige samenwerking tegemoet gaan, zoals de bedoeling was. Zoals je beloofd werd. Win-win.
Samengevat – de do’s & don’ts
Als je dat even allemaal bij elkaar neemt, dan kom je op een lijstje do’s en een zwarte lijst (de don’ts) voor elk onderhandelingsgesprek uit. Een overzicht, om in je achterhoofd te houden. Of uit te printen, op je hand te schrijven, uit je hoofd te leren. Alles mag, zolang je ze maar toepast – of juist niet – in jouw volgende onderhandeling.
De onderhandelings do’s
- Bepaal en onthoud je eigen waarde. Hou daaraan vast, door liever creatief te zijn dan te buigen.
- Neem de tijd voor een praatje, voordat je tot de kern komt. Het bouwt vertrouwen en geeft je informatie, wat je later in de onderhandeling terugbetaald zal worden.
- Verplaats jezelf in de ander. Het is cruciaal om te weten wat de motieven, achtergrondgegevens en beweegredenen van je tegenpartij zijn. Stel vragen, om daarachter te komen.
- Zet de onderhandeling neer als een gezamenlijke probleemoplossings-uitdaging, niet als een tegenover elkaar geplaatste bokspartij. Gebruik daarvoor “we”-zinnen en plaats van “ik”-statements en zoek creatief overlappende gebieden op voor een wederzijdse goede uitkomst.
De onderhandelings don’ts
- Ga niet blind een onderhandeling in. Wees voorbereid.
- Vertrouw niet op één strategie. Verken het terrein en stel een paar verschillende innovatieve oplossingen op.
- Buig niet direct in de richting van de ander, als reflex om een relatie maar veilig en goed te houden. Zo werkt het niet, juist niet.
- Vraag niet simpelweg wat de ander wil. Vraag waarom.
- Kopieer harde communicatie niet, maar blijf juist bij je zachte nieuwsgierigheid. Blijf doorvragen om “koren voor de molen” te blijven verzamelen. Hard tegen hard komt nooit tot een goed einde, inclusief gezonde relatie.
Wil je alles – krijgen wat je wil, je relatie met de andere partij gezond houden en een onderhandelingsgesprek de start van een goede samenwerking maken – dan ga je dus niet hard tegen hard. Onderhandelen is geen knokpartij, maar “een dans”, volgens prof. Wheeler. En zijn collega-pro’s zijn het er duidelijk mee eens.
Jij ook? Test het zelf, in de praktijk!
