Het is misschien wel het laatste waaraan je denkt wanneer je een nieuwe collega verwelkomt en in gaat werken: offboarding. Maar een goede offboardingprocedure begint eigenlijk al op het moment dat de nieuwe collega zijn eerste werkdag start. Dat klinkt wellicht tegenstrijdig, maar we zouden de processen van on- en offboarding meer als een circulair proces moeten zien, in plaats van lineair. Hoe ziet dat er in praktijk uit?
Dag 1: De eerste werkdag
Zoals gezegd, direct bij de start van een nieuwe collega kunnen zaken in gang gezet worden die straks het offboarden (wat hopelijk nog een hele tijd duurt natuurlijk) eenvoudiger maken. Drie elementen spelen hierin een belangrijke rol.
Registratie
Het zal een bekend probleem zijn bij het afscheid van een collega: welke zakelijke devices heeft hij of zij eigenlijk in bezit? En tot welke applicaties moet de toegang geweigerd worden? Wanneer de IT-afdeling vanaf dag 1 een overzicht bijhoudt van alle devices en alle software-abonnementen, zorgt dat voor een duidelijke afvinklijst bij het vertrek. Zonder dat er daarbij het gevaar wordt gelopen dat oud-werknemers toegang houden tot bepaalde bedrijfsdata.
Encryptie
Omdat je er nooit vanuit kan gaan dat alles vlekkeloos verloopt, is het verstandig om alle data versleuteld op te slaan op werknemersdevices. Mocht een device kwijtraken of gestolen worden, dan weet je in ieder geval zeker dat anderen niet bij eventuele gevoelige informatie kunnen komen. Versleuteling is een no-brainer bij elk device waar bestanden en bedrijfsgegevens op opgeslagen worden.
Monitoring
Een van de grootste risico’s die bedrijfsgegevens lopen, is meegenomen te worden bij een overstap van een medewerker naar een andere werkgever. Het bijhouden van datagebruik kan dit (deels) voorkomen. Afwijkend datagebruik aan het eind van iemands dienstperiode kan er namelijk op duiden dat diegene informatie aan het overzetten is naar andere datadragers, om er in een volgende baan profijt van te hebben. Maar om afwijkend gedrag te kunnen registreren, moet je wel inzicht hebben in het gemiddelde gedrag door de jaren heen.
Dag X: Werknemer kondigt vertrek aan
Zodra een werknemer zijn vertrek heeft aangekondigd, zal de interesse van de IT-afdeling naar andere zaken uitgaan dan die van HR. Waar de HR-afdeling vooral zal willen weten waarom iemand besluit tot een overstap (loon, bedrijfscultuur, groeimogelijkheden?), richt de focus van IT zich op het dataverbruik. Afwijkingen hierin kunnen een reden zijn om het gesprek eens aan te gaan met de betreffende medewerker.
Ook kan de IT-afdeling starten met het opzeggen van softwareabonnementen en een einddatum instellen voor de toegang tot bedrijfsdata door het betreffende werknemersaccount. Op dit punt komt de lijst van zakelijke devices en abonnementen van pas die al bij het aantreden van de werknemer is opgesteld. Een duidelijker voorbeeld van waarom off- en onboarding circulair zijn, is er niet te geven.
Dag 0: De laatste dag
De laatste dag is voor werknemers vaak een dag die vooral in het teken staat van handjes schudden, het bureau leegruimen en (als je geluk hebt) een lekkere afscheidslunch met al je (nu nog) collega’s. Hetzelfde geldt eigenlijk voor de IT-afdeling: dankzij het voorbereidende werk is deze dag een formaliteit: devices worden ingeleverd en software-abonnementen en toegang tot bedrijfsdata worden automatisch stopgezet.
Maar een cirkel heeft geen einde, dus het einde van een offboardingproces betekent ook weer het begin van een nieuw onboardingproces. Het net ingeleverde device wordt helemaal leeggehaald door de IT-afdeling en gebruiksklaar gemaakt voor een volgende werknemer. Niet alleen kostenoverwegingen spelen hierbij een rol, het verkleint ook de ecologische voetafdruk en draagt zo bij aan een meer duurzame wereld.
Bovendien: een duidelijke offboardingstrategie verkleint de kans op een datalek of dataverlies doordat ex-werknemers gegevens mee weten te nemen naar een nieuwe werkgever. Aangezien 40% van alle werknemers wereldwijd erover denkt om ergens anders aan de slag te gaan, is dit een reële bedreiging voor iedere organisatie. En voorkomen is nog altijd beter dan genezen.