De rol van vertrouwenspersonen binnen organisaties is vaak onduidelijk. Dat is een van de voornaamste conclusies uit de verkenning “De vertrouwenspersoon Integriteit: stand van zaken en ontwikkelingsperspectieven” van het Huis voor Klokkenluiders. Uit het rapport komt naar voren dat werkgevers meer kunnen doen om de deskundigheid van vertrouwenspersonen te ontwikkelen, hun positie te versterken en om meer werk te maken van een veilige organisatiecultuur.
Rol vertrouwenspersoon nog weinig geformaliseerd
Hoewel de meeste organisaties wel beschikken over vertrouwenspersonen, zijn deze nog onvoldoende zichtbaar en genieten zij nog weinig vertrouwen. Slechts 40% van de ondervraagde vertrouwenspersonen geeft aan dat zij formeel hebben moeten solliciteren op de functie van vertrouwenspersoon. Met name bij organisaties tot honderd medewerkers (alle sectoren) wordt de vertrouwenspersoon vaker informeel gevraagd voor de functie. In de private sector komt dit ook geregeld voor bij bedrijven met meer dan honderd medewerkers.
Duidelijke aanstellingsprocedures, heldere functieprofielen, opleidingen en regelmatige evaluaties versterken de positie van de vertrouwenspersoon. Volgens het onderzoek zijn afspraken over de taken en het functioneren van de vertrouwenspersoon echter maar in de helft van de gevallen schriftelijk vastgelegd in een specifiek functieprofiel. Ongeveer een kwart van de organisaties stelt geen specifieke eisen aan de functie van de vertrouwenspersoon. Slechts 40% van de respondenten geeft aan dat hun functioneren regelmatig wordt geëvalueerd.
Ervaren werknemers, maar onervaren in vertrouwensrol
Op grond van de wet Huis voor klokkenluiders zijn organisaties met meer dan vijftig werknemers verplicht tot het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Bij de vertrouwenspersoon kunnen werknemers integriteitsvragen stellen, vertrouwelijk overleggen en advies krijgen over het melden van een misstand. De vertrouwenspersoon is er zowel voor de werknemer als de werkgever en speelt een belangrijke rol bij het analyseren van meldingen en bij het rapporteren over de aard en omvang ervan.
De vertrouwenspersonen die hebben meegewerkt aan dit onderzoek zijn in het algemeen ervaren, relatief hoog opgeleide medewerkers die de organisatie goed kennen. Zij geven echter wel aan dat hun vertrouwensrol bescheiden van omvang is. Zo’n 40% van de vertrouwenspersonen besteedt minder dan vier uur per maand aan het vertrouwenswerk en bij 30% ligt dit aandeel tussen de vier en acht uur per maand.
Kritisch over organisatiecultuur en integriteitsvoorzieningen
De vertrouwenspersonen zijn vaak kritisch over de organisatiecultuur. In een aanzienlijk deel van de organisaties heersen volgens hen gevoelens van onveiligheid en angst, schort het aan ruimte voor tegenspraak of kritiek en durft men misstanden niet te melden. Ook voelt men zich niet altijd veilig in de rol van vertrouwenspersoon; maar liefst 20% denkt dat die rol hun carrière mogelijk schaadt en 10% heeft wel eens overwogen om het vertrouwenswerk om die reden neer te leggen.
De invoering van verplichte meldvoorzieningen bij werkgevers laat volgens de ondervraagde vertrouwenspersonen ook nog te wensen over. Iets meer dan de helft van de werkgevers (53%) beschikt volgens hen over een meldprocedure die voldoet aan de verplichtingen van de wet Huis voor klokkenluiders. Ook blijkt dat andere maatregelen om veilig melden mogelijk te maken vaak nog ontbreken, zoals een onderzoeksprotocol en een integriteitsplan.
Bredere rol
De vertrouwenspersoon heeft een bredere rol. Een laagdrempelige en goed functionerende vertrouwenspersoon draagt eraan bij dat werknemers verkeerde ontwikkelingen of misstanden tijdig, zonder schroom en op een veilige manier intern kunnen melden. Tevens kan de vertrouwenspersoon vanuit zijn rol voorstellen aan het management doen om integer handelen binnen de organisatie te bevorderen. Organisaties doen er goed aan om de vertrouwenspersoon een stevige en goed ingebedde positie binnen de organisatiestructuur te bieden.
