Gefocust aan een concentratie-klus werken? Lastig, zodra collega’s, e-mail en andere ad-hoc zaken je continu afleiden. Neem je echter 10 minuten de tijd om deze 5 stappen te doorlopen, dan voorkom je dit. Je kunt geconcentreerd aan de slag en krijgt eindelijk die berg werk verzet!
Focussen op een concentratie-klus — 5 eenvoudige stappen
De definitieve kwartaalcijfers moeten worden aangeleverd. Liever gister nog dan vandaag. Je neemt je daarom voor om je volledig op deze klus te storten.“Wat er ook gebeurt, deze klus komt deze week af!”.
Helaas valt dat plan in duigen:
Telefoontjes van klanten onderbreken je. Bliepjes van je inbox wijzen je erop dat Bart van Accounting ook nog op antwoord wacht. En ongeplande bezoekjes van collega’s lijken niet aan te slepen — “… of je ook nog koffie wil?”
Zo krijg je toch niets gedaan?!
Behalve dat je op deze manier niet aan je werk toekomt, zorgt het constant laten opeisen van je aandacht er ook voor dat je niet in een flow terecht komt. Je werkt met meer stress én maakt daarnaast meer fouten.
Werk je aan een belangrijke concentratie-klus dan kun jij je dit niet veroorloven. Jij moet je immers kunnen focussen.
En dat kan:
Volg voordat je aan die kwartaalcijfers begint een aantal stappen op. Zodat je niet alleen je concentratie optimaal benut, maar ook daadwerkelijk een berg aan werk kunt verzetten. En het mooiste? Het vergt slechts 10 minuten van je tijd.
Stap 1: Maak je hoofd leeg
Jij kunt je pas concentreren op die klus zodra je weet waar jouw focus zich moet bevinden. Neem daarom even kort de tijd om alles op een rijtje te zetten; maak je hoofd leeg. Dat kan heel eenvoudig op papier of in dit handige overzicht.
- Bedenk allereerst wat het gewenste eindresultaat van de klus is. Goed, de kwartaalcijfers moeten worden aangeleverd, maar hoe ziet dat er afgerond uit? Is dit werkelijk het eindrapport of worden er nog wijzigingen gedaan? Wie doet de laatste controle? Hoe en waar lever je het aan? Kortom: waar werk je naartoe?
- Ga vervolgens na welke stappen je moet ondernemen om dit einddoel te bereiken. Wellicht moet je Peter nog mailen over die aanvraag voor je het in het rapport kunt verwerken. Dat laatste hoofdstuk moet nog worden aangescherpt, en ook het werpen van een laatste blik vergt wat tijd.
- Vraag je ten slotte af hoeveel tijd je dit gaat kosten. Met het nalezen ben je wel een half uurtje zoet. Ook het toevoegen van Peters inzichten is niet 1-2-3 gebeurd.
Met andere woorden:
Voordat je aan die concentratie-klus begint, is het verstandig om het een en ander op een rijtje te zetten. Heb je dit namelijk niet vooraf helder dan creëer je onbewust de ruimte afgeleid te worden door minder belangrijke taken.
Stap 2: Kies drie prioriteiten
De lijst die je in de voorgaande stap hebt gemaakt wil je natuurlijk zo vlug mogelijk afwerken. Vaak is dat niet realistisch.
Niet alleen omdat je geregeld onderschat hoeveel tijd een klus werkelijk in beslag neemt, ook omdat jij je gewoonweg niet zo lang kunt concentreren: op een gegeven moment is het gewoonweg op — na de lunch bijvoorbeeld, of die energieslurpende vergadering. Neem jezelf daarom niet doodleuk voor vandaag dat kwartaal cijferrapport af te handelen, maar maak een keuze:
Kies hooguit 2 of 3 taken waaraan je wil werken — je prioriteiten. Wat er ook gebeurt, dit zijn die taken waar jij je vandaag op focust. Pas zodra je die hebt afgerond, mag je je focus verleggen naar de rest van de kwartaalcijfers-klus.
Stap 3: Blok er tijd voor in je agenda
Nu je helder hebt waar je vandaag aan werkt, zul je er daadwerkelijk tijd voor moeten vrijmaken:
Rooster gedurende de dag (het liefst in de ochtend) twee uur in je agenda waarin jij je alleen maar bezighoudt met bovenstaande prioriteiten. Geen mail, geen social media, geen telefoon, geen onderbrekingen — enkel jij en die kwartaalcijfers.
Dit lijkt misschien een erg korte tijdsduur. Toch is twee uur ongestoord werken vele malen efficiënter dan een concentratie-klus uitsmeren over een hele werkdag.
Stap 4: Voorkom onderbrekingen
Je hebt een productieve werkdag in het vooruitzicht. Om nou te voorkomen dat je tussendoor wordt gestoord, zul je jouw tijd én concentratie streng moeten bewaken:
Communiceer naar buiten toe dat je de komende twee uur niet beschikbaar bent — niet voor vragen, “kopjes koffie” of ‘spoedgevallen’. Je hoeft dit natuurlijk niet aan te kondigen door bij iedere collega op de deur te kloppen. Zet simpelweg Microsoft Teams offline, geef het aan in jullie gedeelde agenda, en zet desnoods je Out of Office aan.
Zorg er daarnaast ook voor dat jij jezelf niet afleidt.
- Zet de notificaties van al je devices uit. Nee, ook niet op trillen. Dat leidt net zo goed af.
- Zet je smartphone op ‘auto modus’. Hiermee blokkeer je alle binnenkomende appjes, telefoontjes en andere stoorzenders.
- ‘Bevries’ tijdelijk je mailbox. Op die manier wordt je niet afgeleid door eventuele binnenkomende mails.
- Blokkeer afleidende websites die jou van je concentratie zouden kunnen beroven — denk aan nieuwssites, Facebook, Youtube.
- Gebruik eventueel een noise-cancelling headset om afleidende omgevingsgeluiden uit te filteren.
Stap 5: Werk in blokjes van 25 minuten
Jij kunt nu aan de slag. Je weet immers waar jij je mee gaat bezighouden. Beter nog: je hebt er daadwerkelijk tijd voor vrijgemaakt. En eventuele stoorzenders? Geen, je hebt er vooraf alles aan gedaan om deze te elimineren.
Begin daarom. Werk de komende twee uur aan de taken die jij je vandaag hebt voorgenomen — maar niet zonder voldoende pauzes te nemen. Je wil immers je concentratie zo veel mogelijk benutten. Overbelast jezelf daarom niet door twee uur aan één stuk te werken, maar breek het op:
Werk 25 minuten en neem vervolgens 5 minuten pauze. Grijp niet direct naar je telefoon en check ook niet meteen je mail. Je doet even helemaal niets; enkel een kop koffie of thee drinken en die grijze massa rust gunnen.
Dit herhaal je vier maal. Zo heb je uiteindelijk twee uur aan werk verzet. Na het vierde tijdsblok neem een langere pauze — een van 15 tot 30 minuten. Genoeg om even een frisse neus te halen of om bij te kletsen met je collega’s.
Kortom: beter focussen is tamelijk eenvoudig
Op deze manier aan een concentratie-klus werken verzekert je niet alleen van een enorme dosis focus, het zorgt er ook voor dat je daadwerkelijk iets gedaan krijgt. Maak er daarom een gewoonte van. Doorloop bovenstaande stappen voordat je aan een klus begint.
Zoals je zult merken is dat zo gepiept. Het vergt hooguit tien minuten van je tijd — tijd die je terugverdient door niet je hele werkdag te verspillen aan onderbrekingen.
Succes!
