Steeds meer mensen werken thuis, bij klanten of onderweg. Hun managers vinden dat soms maar lastig. Hoe weet je of de mensen met de juiste dingen bezig zijn, hoe verdeel je het werk en hoe zorg je dat mensen verbinding blijven houden met elkaar? Dat is niet makkelijk als je tegen een lege afdeling aankijkt.
Het wordt steeds stiller op kantoor. Veel medewerkers kiezen ervoor om elders of thuis te werken, als het al niet noodzakelijk is omdat er te weinig flexplekken zijn voor al het personeel. Veel medewerkers loggen in bij een commerciële flexwerkplek, bij een klant of bij de lokale Starbucks. Naar schatting 3 miljoen mensen werken incidenteel of gewoonlijk thuis, blijkt uit onderzoek van het Centraal Plan Bureau in 2018. De manager blijft eenzaam achter op kantoor.
De manager geeft nog steeds leiding aan zijn team, maar moet dat daardoor veel meer op afstand doen. Dat valt veel managers zwaar. Juist als medewerkers elders werken, is het voor jou als leidinggevende belangrijk mensen te inspireren en motiveren en de juiste randvoorwaarden te creëren om met de juiste dingen bezig te zijn. En daarnaast om de stemming erin te houden bij het team.
Mensenwerk
Anders dan veel mensen denken, begint succesvol leidinggeven op afstand met persoonlijk contact. Het is ontzettend belangrijk dat jij als manager je mensen persoonlijk kent, weet wat er speelt en wat mensen belangrijk vinden. Vragen via de telefoon naar een ziek familielid, online in gesprek gaan over inhoudelijke vragen of gewoon bellen om te horen hoe het met de ander gaat en waar nodig met elkaar fysiek afspreken op een handige locatie. Het is belangrijk een goede balans te vinden tussen het op afstand werken en elkaar ontmoeten, zowel op individueel als teamniveau. De intensiteit van de ontmoeting hangt gelukkig niet per se af van de fysieke nabijheid.
Veel managers vinden het lastig om mensen op afstand leiding te geven. De manier waarop je leiding geeft verandert als je elkaar minder vaak ziet. Je zult als leidinggevende nog meer aandacht moeten besteden aan een duidelijke visie, heldere doelstellingen en afspraken en verbinding met elkaar. Je moet het vooral slimmer organiseren. Digitale middelen maken op afstand werken mogelijk en dit vraagt ook om andere vaardigheden en goede werkafspraken. Maar het begint met het geven van vertrouwen en loslaten. Belangrijk hierbij is dat je zelf het goede voorbeeld geeft en actief contact onderhoudt met al je medewerkers.
Ik heb het ook moeten leren
Mijn collega’s zijn maar zelden op kantoor, met de meeste mensen heb ik contact op afstand, zo bellen we veel met elkaar en hebben we een online weekstart. Toch zijn we een heel hecht team. Het vinden van een goede balans is niet eenvoudig en is ook voortdurend in ontwikkeling, maar ik zou het niet op een andere manier willen. Het is net als met vrienden die je niet vaak ziet, maar met wie je regelmatig contact hebt via telefoon of appjes: de vriendschap wordt er niet minder om als je van beide kanten blijft investeren in de vriendschap.