60% van werkend Nederland is niet goed (genoeg) in timemanagement. We zijn massaal te veel bezig met het managen en afhandelen van ruis in plaats van onze tijd en werk. Met nieuwe routines, bewustzijn en zelfmanagement, kan iedereen één tot twee uur per dag aan tijd terugwinnen. Hieronder geef ik vijf tips.
Werknemers zijn ontzettend veel tijd kwijt aan ‘corvee-taken’. Denk aan administratie, e-mails beantwoorden, de PowerPoint presentatie nét nog even wat mooier maken, etc. Onderzoek toont aan dat deelnemers aan onze trainingen slechts een paar uur per week écht besteden aan taken die helpen om de doelen van de organisatie waarvoor zij werken te realiseren. Daarnaast blijven binnenkomende taken die je niet direct identificeert en op acteert veelal in je hoofd zitten, waardoor je je niet voldoende kunt focussen op waar je mee bezig bent of zou moeten zijn. Door met goed timemanagement de onnodige ruis weg te nemen, kun je niet alleen veel rust en tijd terugwinnen, ook kun je je weer grotendeels bezighouden met de dingen die je leuk vindt en waar je goed in bent. Oftewel: jouw werkgeluk verhogen.
1. Identificeer en acteer
We kennen het allemaal. Er staan nog twintig mails in je inbox waar je ‘iets mee moet’. Dit is volgens mij het beste voorbeeld van de ruis die zorgt voor verlies in tijd en focus, terwijl er geen stappen worden gezet. Tegelijkertijd is dit low hanging fruit. Door direct actie te verbinden aan binnenkomende e-mails kan je een groot verschil maken in je timemanagement en dagelijkse stress. Dat kan zijn door de to do direct te adresseren en de mail direct te archiveren of in de prullenbak te plaatsen, dit in te plannen in je agenda of op je to do list te zetten, maar ook overleg (inplannen) over zaken waar je zelf geen antwoord op hebt met een collega behoort tot actie.
Het grootste probleem uit de praktijk is dat personen overweldigd worden door hun inbox. E-mails die worden vergeten – en daarmee ook de to do – en berichten met taken waar je tegenop ziet. Die laatste worden vaak meerdere keren globaal gelezen, maar telkens vooruitgeschoven voordat er daadwerkelijk iets mee wordt gedaan. Dat is niet de beste besteding van je tijd en daarnaast verlies je zo het overzicht en ruimte in je hoofd. Door elke e-mail direct goed te lezen, de taak te identificeren en af te handelen of in te plannen pak je de controle terug. Ook bij zaken die niet urgent zijn.
In het verlengde hiervan is weten waar je wat kunt vinden als je het nodig hebt key. Stond het in op de mail? In je notities? Lokaal op je laptop, of in de cloud? Door één tool te gebruiken waarin je alle informatie opslaat weet je altijd waar je moet zijn. Ook dat zorgt voor tijdwinst.
2. Weg met de continue technologische prikkels
Starten we met een baan, dan krijgen we veelal een laptop en telefoon overhandigd zonder de nodige uitleg hoe hiermee om te gaan. Waar de voorgaande tip een eerste stap is om een nieuw systeem te ontwikkelen om je tijd zo efficient mogelijk te besteden, zul je er ook over na moeten denken hoe je met jouw apparaten omgaat die jou doorlopend van prikkels voorzien.
Je kunt je pas écht focussen op de taak waar je mee bezig bent als je niet steeds gestoord wordt door belletjes, appjes, binnenkomende mails en andere afleidingen. Bedenk dat al jouw apparaten en programma’s ook uitgezet kunnen worden. Zo plan ik zelf altijd één tot twee uur per dag in waarin ik alle meldingen uitzet en ik ongestoord mijn to do’s kan wegwerken. Dat lijkt misschien spannend omdat je niet weet wat er binnenkomt en wie je nodig heeft, maar geloof mij: in die paar uurtjes heb je weinig gemist en heb je wel goede stappen kunnen zetten in het wegwerken van je takenlijst. Of denk eens aan het aanlaten van je auto-reply één dag na je vakantie zodat je een planning kan maken op basis van urgentie, voordat klanten of collega’s met nieuwe taken bij je aankloppen.
3. Houd je agenda vast, de taken flexibel
Goed timemanagement begint en eindigt met plannen en je agenda en to do list staat hierin centraal. Klinkt logisch, maar de balans mist veelal in de praktijk. De eerste stap in goed plannen is om meetings duidelijk in de agenda te zetten, inclusief eventuele reistijd, het doel, met wie en waar. Een tweede is om de taken juist niet vast in de agenda te zetten, maar wel altijd in samenhang hiermee te bekijken. Zo zie je direct dat wanneer je dag vol is gepland, de taken die je die dag wilde afronden niet allemaal haalbaar zijn en er geen ruimte is voor additionele to do’s en vooral: wanneer je hier naar verwachting wel tijd voor hebt en hoeveel. Behoud bij het indelen van de taken wel de benodigde flexibiliteit. Dagen verlopen immers maar al te vaak niet zoals gepland.
Meetings staan ingepland, taken kun je zelf indelen. To do’s in je agenda zetten, is hierdoor onverstandig, want dan zet je ze ‘vast’. Dagen lopen maar al te vaak niet zoals verwacht, waardoor je bepaalde dingen op je lijst niet hebt kunnen afronden. Houd deze daarom flexibel en gebruik bijvoorbeeld een takenmanager zoals Microsoft Todo. Zo zie je ze wel bij de dagen staan, maar raak je ze nooit kwijt als het afronden ervan die dag niet is gelukt.
4. Manage niet alleen je tijd, ook je energie
Werk gaat 24/7 door en is nooit af, maar altijd doorgaan is niet haalbaar én levert niet het beste resultaat. Zo kunnen we ons volgens de ‘energy quadrants’ van Tony Schwartz bevinden in de performance zone – daar waar je optimaal presteert -, recovery zone – de fase waarin je herstelt -, de survival zone waarin we ons overweldigd voelen, en in het ergste geval de burn-out zone, waarin je volledig uitgeput bent. Die laatste twee wil je voorkomen door te schipperen tussen de eerste twee: Waar we allemaal het liefst continu in de performance zone zitten, is dit gewoonweg niet haalbaar. Het wisselen tussen deze en de recovery zone is daarom een must. Plan dagelijks of wekelijks momenten in waarin je jouw energielevel kunt herstellen om vervolgens weer volop aan de slag te gaan, zelfs voordat je de signalen van vermoeidheid, concentratieverlies of afnemende motivatie bij jezelf opmerkt. Dan kan je uitgerust en klaar voor actie weer terugkeren naar je performance zone. Door een lijstje te maken met activiteiten waardoor jij herstelt, heb je altijd iets om naar terug te grijpen om even een stap terug te doen. Het is van belang dat je zelf de verantwoordelijkheid pakt en bespreekt met het management wat jij nodig hebt om goed te kunnen presteren. Is dat een sportles tijdens werktijd op de woensdag? Maak het bespreekbaar. Het management gaat immers ook voor het beste resultaat en hang je aan de rand van de survival of zelfs burn-out zone? Dan kunnen ze daarnaar fluiten.
5. Sluit programma’s én je hoofd af na de werkdag
In het verlengde van de voorgaande tip is ook het stellen van grenzen aan jezelf van groot belang. Waar werk nooit volledig ‘af’ is of door je hoofd kan blijven spoken na werktijd, sluit ik af met de tip om aan het einde van de werkdag tijd in te plannen voor afsluiting.
Neem zo’n 10 minuten – of hoeveel tijd je nodig hebt – aan het eind van de dag om de taken die je niet hebt kunnen afronden door te schuiven en opnieuw in te delen en alvast een blik te werpen op hoe de volgende dag eruitziet. Zo haal je het uit je hoofd en weet je de volgende ochtend precies wat je te doen staat. Wat ik daarnaast zelf doe is al mijn openstaande programma’s afsluiten en mijn laptop daadwerkelijk uitzetten. Met dat ritueel stel ik mijzelf een daadwerkelijke grens en zorg ik ervoor dat mijn hoofd voor die dag ook is ‘afgesloten’. Zo kan ik volop van mijn vrije uren genieten, herstellen en met energie de volgende dag rocken.
