Tijdens sollicitaties verzamel je als werkgever veel persoonsgegevens van sollicitanten. In de eerste plaats via sollicitatiebrieven en cv’s. Tijdens een sollicitatiegesprek kunnen jij en andere aanwezigen aantekeningen maken van de antwoorden die een sollicitant geeft, het verloop van het gesprek en de indruk die je van diegene krijgt. Tot slot kunnen een screening, assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring (aanstellingskeuring) deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
Bewaartermijn sollicitatiegegevens
Heeft een sollicitant de functie niet gekregen? Dan is het gebruikelijk dat je zijn gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.
Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.
Vragen over persoonsgegevens bij sollicitaties
- Mag je vragen of een sollicitant een ziekte of beperking heeft?
Nee, dat mag niet. Je mag tijdens een sollicitatiegesprek niet vragen naar de gezondheid van de sollicitant. Evenmin mag je informeren naar ziekteverzuim in het verleden.Let op: is de gezondheid rechtstreeks van belang voor de functie waarop gesolliciteerd wordt? Bijvoorbeeld omdat de sollicitant belangrijke onderdelen van deze functie niet kan uitvoeren vanwege een ziekte of beperking? Dan moet hij dit zelf aan de werkgever vertellen tijdens het sollicitatiegesprek. - Mag je de sollicitante vragen of ze van plan is zwanger te worden?
Wanneer je de vraag stelt dan hoeft de sollicitante niet naar waarheid te antwoorden. Wanneer de sollicitante vertelt dat ze zwanger is of wilt worden, dan mag je haar op grond daarvan niet afwijzen. - Mag je de sollicitant opzoeken op internet?
Dat is in beginsel niet verboden. Gegevens op internet zijn openbaar. Als werkgever moet je beseffen dat niet alle informatie op internet waar hoeft te zijn. Betrek je gegevens van internet bij de sollicitatieprocedure? Dan moet hij je de sollicitant de kans geven om de gevonden informatie toe te lichten. - Mag je vragen naar een kopie van het identiteitsbewijs van de sollicitant?
Nee, dat mag niet. Een kopie van een identiteitsbewijs, zoals een paspoort of identiteitskaart, bevat namelijk gegevens die niet noodzakelijk zijn voor een werkgever tijdens de sollicitatieprocedure. Zoals een pasfoto en nationaliteit.
Je mag de sollicitant wel vragen om een origineel identiteitsbewijs te tonen, wanneer je de identiteit van de sollicitant wilt controleren. - Mag je naar het BSN van de sollicitant vragen?
Dat mag alleen als je wilt controleren of de sollicitant onder de doelgroep valt van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. Die informatie kun je als werkgever opvragen bij het UWV. Hiervoor heb je het burgerservicenummer (BSN) van de sollicitant nodig.