We kennen het bijna allemaal wel, je maakt onderdeel uit van een projectteam en je bent als team gemotiveerd om het projectdoel te behalen. Echter merk je al snel dat deze motivatie niet bij alle teamleden aanwezig is. Hoe komt dit en misschien nog wel belangrijker; hoe kan je hier het beste mee omgaan?
Om antwoord te geven op deze vragen is het belangrijk om te weten dat verschillende aspecten van projectteams van invloed kunnen zijn op de teamprestaties. Een voorbeeld van een aspect dat van invloed is op de effectiviteit van een projectteam, en kan leiden tot procesverliezen, is de term ‘social loafing’. Social loafing is de neiging van teamlid om minder inspanning te leveren bij de uitvoering van activiteiten. Dit komt doordat de inspanningen van het teamlid een niet te identificeren deel zijn van de teamprestaties, dit in tegenstelling tot wanneer dezelfde activiteiten alleen wordt uitgevoerd. Kortom, het gaat hierbij om motivatieverlies van teamleden wanneer de bijdrage van een teamlid niet relevant is of niet gelijk is aan dat van andere teamleden.
‘Sucker effect’
Een aantal oorzaken liggen ten grondslag aan het motivatieverlies van teamleden bij social loafing. Ten eerste zijn teamleden gemotiveerd om te presteren als ze gewaardeerd worden voor hun werk. In een projectteam is het soms lastig te bepalen wie wat bijdraagt. Daarnaast kunnen teamleden ook de gedachten hebben dat hun eigen inbreng onbelangrijk of niet nodig is. Een tweede oorzaak van social loafing is het zogeheten ‘sucker effect’. Dit effect treedt op als teamleden die oorspronkelijk gemotiveerd waren, minder gemotiveerd raken omdat andere teamleden ook een verminderde motivatie vertonen. Kortom, als social loafing bij één of meerdere teamleden optreedt kan het voorkomen dat hun gedrag een negatieve invloed heeft op andere teamleden.
Een waardevolle contributie
Managers of projectleiders kunnen de negatieve effecten van social loafing verminderen door een aantal manieren. Ten eerste kan een manager of projectleider de omvang van het projectteam verkleinen. De neiging van teamleden om social loafing te vertonen wordt groter als de groepsomvang toeneemt. Teamleden denken sneller dat hun inspanningen niet belangrijk zijn of ongemerkt blijven als de omvang van het projectteam toeneemt. Een tweede manier is de bijdrage van ieder teamlid identificeerbaar maken. Als laatste middel kunnen managers of projectleiders de teamleden het gevoel geven dat zijn of haar bijdrage een waardevolle contributie is voor het projectteam. Dit kan door teamleden te laten herinneren waarom hun individuele vaardigheden hebben gezorgd dat ze gekozen zijn als teamlid.
Groepscohesie
Een ander element om de motivatie van de teamleden te vergroten is het versterken van de groepscohesie. Als een projectteam erg aantrekkelijk is voor de teamleden, dan zullen de teamleden binnen het projectteam hun lidmaatschap zeer waarderen. Managers, projectleiders en teamleden kunnen meerdere factoren gebruiken om de groepscohesie te versterken. 1) Ten eerste, net zoals eerder genoemd, het aanpassen van de groepsomvang. Hoe kleiner het projectteam, des te hoger de cohesie en des te kleiner is de kans op een teamconflict. 2) Ten tweede speelt de gelijkenis van teamleden een belangrijke rol. Teamleden kunnen over het algemeen het beste communiceren en afstemmen met teamleden die veel op henzelf lijken. Homogene projectteams hebben om die reden een hogere mate van cohesie. Maar diversiteit kan leiden tot een groter perspectief en bronnen om informatie uit te halen. Als dit leidt tot het behalen van de projectdoelen kunnen heterogene projectteams juist tot cohesie leiden. 3) Ten derde kan competitie tussen projectteams helpen om de cohesie te vergroten. Maar te veel competitie kan daarentegen wel leiden tot disfunctioneel gedrag. 4) Een vierde element is het succes van een projectteam. Als een projectteam succesvol is worden ze aantrekkelijk voor de groepsleden en andere belanghebbenden in de omgeving, dit verhoogt de cohesie. 5) Tot slot heeft de mate van exclusiviteit invloed op de groepscohesie. Exclusiviteit wordt bepaald door hoe moeilijk het is om lid te kunnen worden van de team, hoe mensen uit de omgeving tegen de teamleden aankijken en de status van het projectteam binnen de organisatie. Daarnaast zijn de teamprivileges ook een belangrijk element ten aanzien van de exclusiviteit van het projectteam. Als teamleden een moeilijke inwijdingsperiode moeten doorgaan wordt het meer gewaardeerd om lid te zijn van het projectteam en is er mede hierdoor sprake van een grotere cohesie.
Conclusie
De effectiviteit van een projectteam is afhankelijk van diverse factoren zoals motivatie en cohesie. Managers, projectleiders en teamleden kunnen deze factoren af te stemmen op de groepsomvang en samenstelling. Collectieve- en individuele prestatie vormen een essentieel onderdeel om de projectdoelen te behalen, een de hierop afgestemde beoordeling en beloning zijn essentieel om social loafing te voorkomen. Het is aan de managers, projectleiders en teamleden om een werkvorm te vinden die het beste aansluit bij de organisatiedoelen, de teamsamenstelling en de te behalen projectdoelen. Cohesie draagt in dit kader bij aan de onderlinge saamhorigheid van teamleden en het ‘imago’ van het projectteam binnen en/of buiten de organisatie. Een effectief projectteam is meer dan alleen het deelnemen aan een project en het hiertoe leveren van een individuele bijdrage. Het is de onderlinge afstemming, de toegevoegde waarde van het projectlid en de saamhorigheid van het team die een projectteam effectief maken.
