Wat werkt het beste bij hybride? Is voor werkgevers en medewerkers een verdeling van 2:3 het productiefst? Twee dagen op kantoor, drie dagen thuis? Of is andersom de beste optie? Dit zijn in ieder geval de meest gekozen verdelingen voor hybride werken. Uit een onderzoek dat vorig jaar bij de Harvard Business School werd gedaan, komt evenwel naar voren dat vaak 1:4 (kantoor:thuis) de perfecte ratio is.
Hoe dat in de praktijk bij individuele organisaties uitpakt, hangt natuurlijk van verschillende factoren af. De inrichting en uitrusting van het kantoor blijken wel een belangrijke rol te spelen bij de ideale verdeling. Locatie is namelijk niet de cruciale factor, maar hoe werknemers verbinden en samenwerken, bepaalt het het succes. Hoe zorg je voor die werkplek, die optimale samenwerking en verbinding ondersteunt en stimuleert en niet frustreert? Ik geef je graag vijf tips voor een kantoorinrichting die leidt tot meer productiviteit en een goede werkleven-balans voor medewerkers.
1. Hybride vergaderen is niet videobellen
Als er maar beeld en geluid is, dan kunnen we online vergaderen. Dat lijkt soms de gedachte als je ziet met welke technologie medewerkers een meeting in moeten. Uit onderzoek van ons blijkt dat problemen met de software en verbinding een belangrijk knelpunt zijn voor hybride medewerkers. Ook de vergaderruimtes zelf blijken een obstakel. De apparatuur daar is verouderd, de verbinding is slecht of de ruimte blijkt al bezet. Dat zijn een paar van de argumenten waarom een flinke meerderheid (62%) in dat onderzoek aangeeft, liever vanachter het eigen bureau dan in de vergaderruimte deel te nemen aan de online meeting. Effectief online meeten en hybride werken vragen om moderne technologie die de fysieke afstand en het verschil in beleving tussen deelnemers wegnemen.
2. Maak het verschil tussen kantoor en thuis kleiner
Medewerkers zijn gewend om vanuit huis te werken en hebben daar inmiddels ook de apparatuur en netwerken om optimaal te kunnen samenwerken. Zo begint de thuiswerkplek een beetje op het kantoor te lijken. Niet helemaal, want we zijn eraan gewend dat je daar op een iets informelere en comfortabelere manier actief bent. Kantoor mag daarom ook wel iets meer op thuis gaan lijken. Kantoor is namelijk in toenemende mate ook de plek om elkaar te ontmoeten en (af en toe) te ontspannen. Zorg dus voor ruimtes op kantoor die uitnodigen om elkaar in informele setting te ontmoeten, dat levert ook een betere sfeer op. Het kan ook de andere kant op werken: creëer individuele werkplekken op kantoor die lijken op de werkplek thuis. Zo heb je het beste van beide werelden.
3. Creëer ruimte voor samenwerking en verbinding
Op afstand met elkaar samenwerken voelt voor medewerkers vaak nog wat onwennig. Daarom kiezen veel mensen ervoor om toch maar naar kantoor te komen voor vergaderingen, brainstorms en projectbijeenkomsten. Dat is prima natuurlijk, maar creëer dan ook prettige en functionele gezamenlijke ruimtes. Met stoelen, tafels, banken en eventueel statafels, whiteboards, grote schermen, oplaadpunten, snelle verbindingen en goede (hybride) vergadertechnologie. Wat de ideale inrichting en toerusting is, hangt af van de grootte van de ruimte, het aantal medewerkers dat er gebruik van maakt en hun wensen en voorkeuren.
4. Vergeet de persoonlijke ruimte niet voor medewerkers
Vergaderen lijkt soms wel core business, maar medewerkers hebben ook behoefte aan ruimte om op zichzelf geconcentreerd te kunnen werken en om een-op-een telefoongesprekken te voeren – zakelijk en privé. Daarvoor kun je kleine kantoorruimtes inrichten, maar tegenwoordig zijn er uitstekende ruimtebesparende opties beschikbaar. Kleine werkcellen of (geluiddichte) telefooncellen waar medewerkers in alle rust en afzondering kunnen werken, bellen of (audio) opnemen.
5. Geef je medewerkers het vertrouwen – dat maken ze waar
Hybride werken gaat zeker over technologie, over ruimte en faciliteiten, maar het gaat vooral over vertrouwen. Krijgen medewerkers het vertrouwen dat ze zelf een goede balans in werken, pauze en privé regelen? Dat ze productief en betrokken zijn, of ze nu thuis of op kantoor werken? Uit vele onderzoeken blijkt dat medewerkers die verantwoordelijkheid aankunnen en zelfs productiever en prettiger werken als ze het vertrouwen krijgen om hun werk grotendeels naar eigen inzicht in te richten. Toch wordt bij sommige bedrijven door de leiding angstvallig vastgehouden aan controle tot op de minuut. Ons onderzoek toont aan dat medewerkers inschatten dat ze thuis net zo productief of zelfs productiever zijn dan op kantoor. Toch blijft ruim een kwart (26%) van de managers wantrouwend en denkt dat het team dat thuiswerkt minder productief is. Als dat je grondhouding is als leiding, dan kun je misschien maar beter stoppen met de vraag of het 3:2 of 2:3 moet zijn en gewoon voor 5:0 gaan.
Als werkgever is het belangrijk dat je medewerkers ondersteunt in hun keuzes voor de beste verhouding tussen kantoor en thuis. Vertrouw erop dat ze verstandig met die vrijheid omgaan. Sterker nog, soms moeten medewerkers juist afgeremd worden in hun commitment aan het bedrijf. Uit ons onderzoek komt naar voren dat medewerkers op afstand zo’n 26 uur per maand meer werken dan medewerkers op locatie. Je hoeft als werkgever niet bang te zijn dat ze er de kantjes vanaf lopen, je zult er eerder op moeten letten dat ze op tijd uitloggen en afschakelen.
Zorg verder vooral voor een goed ingericht en toegerust kantoor voor zowel gezamenlijke meetings en sociale ontmoetingen, als voor individuele en afgezonderde werksessies. Zorg voor een helder beleid en voor de juiste technologie. Daarmee help je medewerkers en jezelf tot de perfectie ratio te komen, of dat nu 3:2 of 1:4 is.
