Op kantoor werken, wat betekent dat? Misschien een simpele vraag, maar anno nu is er absoluut geen simpel antwoord. In het tijdperk van hybride werken proberen organisaties opnieuw grip te krijgen op drie elementen. Ze maakten begin deze eeuw ook al deel uit van wat toen Het Nieuwe Werken (HNW) heette. Het zijn de drie B’s: bricks, bytes en behaviour.
De bricks zijn door sommige organisaties zelfs al afgedankt: 40% inkrimping van werkplekken is geen uitzondering. De bytes zijn uitgebreid, want wie nog niet aan Microsoft Teams, Zoom of GoToMeeting was, is dat nu al lang en breed. Net als bij HNW is de derde component met een straatlengte voorsprong de lastigste; behaviour. Want gedrag van medewerkers beïnvloeden, hoe doe je dat met succes?
Dat beïnvloeden is natuurlijk niets nieuws. Ook in de pre-COVID tijden plakten we stickers met voetjes op de trap, met daarop de vermelding hoeveel calorieën je verbrandt als je trappen liep in plaats van de lift nam. Richtten we het pand in met zogenaamde ‘vlekken’ waar bepaalde afdelingen of teams te vinden zijn, zodat je je toch een beetje thuisvoelde in een pand zonder vaste plekken. En maakten we stilteruimtes voor mensen die echt even helemaal niets aan geluid willen horen, voor de optimale concentratie.
Puzzelstukjes
In deze nieuwe tijden krijgt het tijd- en plaatsonafhankelijk werken (TPOW) een enorme boost vanuit het hybride werken. Het maakt de situatie niet bepaald overzichtelijker. De puzzelstukjes worden door elkaar gehusseld en het plaatje is (weer) onduidelijk geworden. Want op kantoor werken, wat betekent dat? En wat spreken we daarover af met elkaar?
Hierin bestaan verschillende voorkeuren van organisaties én medewerkers, die niet altijd goed op elkaar aansluiten. Van welke ben jij een aanhanger?
1. Het kantoor is voor samenwerken: brainstormen, overleggen en ideeën uitwerken
Klinkt logisch. Natuurlijk kun je deze dingen ook virtueel en online doen, maar daarvoor heb je meer inspanning nodig. Sommige mensen worden er diepongelukkig van om creatief te moeten zijn in een 2D omgeving.
Op kantoor ‘zie’ je elkaar letterlijk beter: je ziet meer mimiek en non-verbale signalen. Je communiceert op een andere manier en komt ook nog eens anderen tegen dan je gewone naaste collega’s. Dit type overlegt op kantoor het liefst in een ouderwetse zaal en niet online, want dat doen ze de hele week thuis al.
Wie er zo in staat, komt op kantoor en denkt ‘Yes! Even bijpraten. Even sparren.’
2. Het kantoor is voor diep werk: geconcentreerd werken, nadenken en ideeën uitwerken
Dit type medewerker wil vooral met rust gelaten worden, en is dolblij niet meer afgeleid te worden door piepjes van de vaatwasser, pakjes aan de voordeur en pubers die vragen ‘wat eten we vanavond?’. Het zal je niet verbazen dat type #2 en type #1 een heel ander idee hebben over de functie van een kantoor. Botsing…
Als je zelf beter draait op een scherpe scheiding tussen werk en thuis, dan is het heerlijk om weer naar kantoor te gaan. Terwijl type #1 thuis juist ‘meters kan maken’, bewaart type #2 die soort werkzaamheden juist voor op kantoor, omdat de afleiding thuis groter is.
Wie er zo in staat, komt op kantoor en denkt ‘Eindelijk focus! Eindelijk écht de diepte in.’
Wanneer je als leidinggevende beide type medewerkers hebt, en hen vraagt om hun eigen recept voor hybride werken te maken, dan krijg je botsingen. Tussen mensen, maar ook tussen werkplekken en het gebruik daarvan.
Want gaan we op kantoor vooral overleggen, of mogen we dat ieder voor zich bepalen?
Welke dag kiezen we voor trouwens voor ons afdelingsoverleg, en wat doen we met mensen die dat als thuiswerkdag hadden gekozen?
Dan ook over de plekken voor stiltewerkzaamheden, waar het stil moet zijn – maar waar doe je dan lawaaiproducerende werkzaamheden zoals videobellen?
En wat moet een leidinggevende op kantoor, als die het liefst even die deur zou dichtdoen om iets te kunnen afmaken, maar er geen deur meer is?
In gesprek
Vragen genoeg – en die antwoorden komen ook wel, maar daarvoor is het wél nodig dat je als organisatie met je mensen in gesprek raakt en blijft.
Over wat ze nodig hebben, wat ze verwachten, wat ze missen en wat ze waarderen. Ga dat niet alvast invullen omdat je denkt te weten wat werkt, maar vraag het écht. En wees bereid om risico’s te nemen; ga niet wachten tot er van hogerhand een beleid komt. Je verliest kostbare maanden waarin er ongewenste patronen kunnen ontstaan, mensen zelf dingen gaan regelen, of in het ergste geval besluiten om weg te gaan naar een organisatie waar wél dingen op papier staan.
Dit najaar begeleid ik een team leidinggevenden van een grote gemeente die van hybride werken een succes willen maken. Dit voorjaar gaf ik hen en hun senior medewerkers een workshop over hybride werken. Daarin hebben we opgehaald wat ze bij dit onderwerp willen vasthouden, elimineren en nader onderzoeken.
