Na fulltime werken op kantoor en volledig thuiswerken, lijken we de ultieme oplossing gevonden te hebben: hybride werken. Voor organisaties brengt dit nog veel uitdagingen met zich mee. Waaronder de implementatie van organisatieveranderingen. Hoe pak je dat aan in een tijdperk waar vrijwel alle communicatie online plaatsvindt, collega’s elkaar veel minder fysiek ontmoeten en de manier van samenwerken compleet is veranderd?
Een ding dat zeker is: verandering is nu echt de nieuwe constante. Om jouw organisatie en medewerkers klaar te stomen om goed mee te kunnen bewegen in de snel veranderende (digitale) wereld, is een nieuwe manier van samenwerken cruciaal. Hoewel dat eenvoudig klinkt, is samenwerken in veel organisaties de lastigste vaardigheid om onder de knie te krijgen. Over het algemeen geldt: hoe groter en ouder de organisatie, hoe sterker de verkokering en hoe moeilijker het is om door kokers heen te breken. En dat is nu precies wat nodig is om met de snel veranderende wereld mee te komen.
Multidisciplinaire teams
Dé manier om door kokers heen te breken, is het werken in multidisciplinaire (high performance) teams. Een opkomende manier van samenwerking die de laatste jaren aan terrein wint en zich de laatste 1,5 jaar nog meer bewezen heeft, laat onze Digital Monitor zien. In multidisciplinaire teams werken – zoals de naam al zegt – mensen uit diverse disciplines, van Finance tot IT, samen aan een gezamenlijk doel. Dit maakt het soms uitdagend, maar zeer effectief voor complexe organisatiebrede projecten, blijkt uit de ervaring van onze klanten. Multidisciplinaire teams zijn bij uitstek geschikt voor hybride werken. Deze teams worden al langere tijd succesvol ingezet bij projecten en verandertrajecten, waar ook al veel digitaal werd gewerkt.
Vijf tips over hoe een juiste inzet van deze teams bijdraagt aan succesvolle organisatieveranderingen:
Tip 1: Maak mensen verantwoordelijk
Een belangrijk aspect voor multidisciplinaire teams, is zelfsturing en autonomie. Het is daarom belangrijk dat de teams zorgvuldig worden samengesteld, zodat alle benodigde expertises en persoonlijkheden gedekt zijn om het doel waaraan gewerkt wordt te realiseren. Uit onze Digital Monitor blijkt dat zelfsturing en autonomie bijdraagt aan zowel een hogere medewerkers- als klanttevredenheid. Een belangrijk punt, zeker in deze tijd, want veel werkgevers vragen zich af hoe ze hun werknemers door het hybride werken betrokken kunnen houden. Tegelijk zien we dat een behoorlijk deel vindt dat autonomie en zelfsturing de sturing vanuit het algehele bedrijfsdoel in de weg kan zitten. Dit is met name het geval bij mensen die geen ervaring hebben met het werken in teams. Ik snap deze zorg, met name omdat wij zien dat in veel multidisciplinaire teams hun eigen doel en de afgesproken KPI’s niet in lijn liggen met het hogere bedrijfsdoel. Het goed definiëren en samen toewerken naar een overkoepelend, complementair doel is daarom de eerste stap na het opzetten van een multidisciplinair team.
Tip 2: Werk naar een gezamenlijk doel
Mogelijk het belangrijkste aspect om een multidisciplinair team te laten slagen, is het definiëren van het gezamenlijke doel. Dit doel moet in lijn liggen met het bedrijfsdoel, dus over kokers heen. Des te belangrijker, aangezien alle teamleden vaak ook rekening te houden hebben met KPI’s vanuit hun eigen afdeling. Om een goed gezamenlijk doel te definiëren gebruiken wij vaak de ‘Goal-Question-Metric-methode’. Hierbij definieer je het bedrijfsdoel (bijvoorbeeld ‘meer blauw op straat’), stel je de vraag wat er nodig is om dit doel te bereiken (bijvoorbeeld ‘wat heeft een agent hiervoor nodig?’) en hieraan hang je vervolgens concrete acties (bijvoorbeeld ‘snellere administratieve afhandeling’). De concrete resultaten van een multidisciplinair team moeten altijd bijdragen aan het gezamenlijke bedrijfsdoel.
Tip 3: Stimuleer open en eerlijke gesprekken
We weten allemaal dat samenwerking niet altijd makkelijk is. Zeker in een team mensen met andere expertises, die naast het gezamenlijke doel ook eigen doelen en belangen hebben. En nu ook nog eens voor een groot deel digitaal. Een flinke uitdaging. We krijgen vaak de vraag: hoe organiseer je een succesvol team? We adviseren om iemand, bijvoorbeeld een team performance coach die al veel ervaring heeft met multidisciplinaire teams, te laten helpen bij de samenstelling en opstart van zo’n team. Een goed begin is het halve werk. Als je direct een open en eerlijke cultuur creëert, dan heb je daar de rest van het project baat bij. Dus ook over moeilijke zaken, zoals bijvoorbeeld belangenverstrengelingen, afhankelijkheden en budgetvraagstukken. We werken bijvoorbeeld vaak met een Team Canvas. Hier staan naast de gezamenlijke klantdoelen ook de individuele doelen opgeschreven. Zo ontstaat er transparantie. Daarnaast is de rol van de product owner belangrijk, die zorgt voor de afstemming op de bedrijfsstrategie. Hij of zij is de verbindende factor tussen de organisatie en teams.
Tip 4: Toets regelmatig op voortgang en afhankelijkheden
Eén van de belangrijkste voordelen van multidisciplinaire teams, wat ook blijkt uit ons onderzoek met de Digital Monitor, is dat zij snel resultaat kunnen opleveren door het kort cyclisch werken. Deze agile manier van werken leidt niet alleen tot efficiëntie en lagere kosten, maar ook tot een kortere time-to-market. Je bereikt sneller resultaten die voor de klant relevant zijn. Bij agile werken is het belangrijk te blijven toetsen op voortgang en afhankelijkheden binnen het team. Als je het hier open over hebt, bijvoorbeeld in periodieke interactieve sessies, vermijd je onderlinge frustratie en kom je sneller tot de afgesproken resultaten.
Tip 5: Werk toe naar high performance organisaties
Multidisciplinaire (high performance) teams werken het beste bij complexe opdrachten die door de hele organisatie heen gaan. We zien dat de teams met name bij projecten met een IT-component ingezet worden, maar ook steeds meer voor andere projecten binnen de organisatie. Denk aan HR, logistiek of marketing. Deze verschuiving juichen wij alleen maar toe.
