Het toepassen van HR analytics neemt toe en het aantal artikelen hierover zo mogelijk nog sneller. Ook lezen we veel over de mogelijkheden van robots/co-bots op de werkvloer. In deze artikelen wordt nagenoeg geen aandacht gegeven aan de wijze om dit op een zorgvuldige wijze in te zetten gelet op de privacy van medewerkers en de relatie met bestaande regelingen.
HR analytics
Bij het starten met ‘analytics’ is het verleidelijk om vol enthousiasme data uit verschillende systemen te combineren, te analyseren en hier conclusies uit te trekken. Helemaal spannend wordt het als je er ‘wearables’ bij kunt betrekken evenals gegevens die je via bots en interactieve leertoepassingen kunt genereren.
In dit enthousiasme zou zomaar de Wet Bescherming Persoonsgegevens over het hoofd gezien kunnen worden. Je moet rekening houden met deze wet als de gegevens informatie bevatten over een natuurlijke persoon en die persoon identificeerbaar is.
Zolang de herleidbaarheid naar individuele personen niet mogelijk is zit je nog goed maar de verleiding zal regelmatig groot zijn om toch te willen inzoomen. Het is daarom nodig om aan de voorkant van je analyseproces goed na te denken over hoe je een en ander gaat doen. Naast die herleidbaarheid is het goed ook stil te staan bij: waar staan je data, wie kunnen daarbij, welke afspraken maak ik met andere partijen en heb ik een procedure voor het melden van eventuele datalekken.
Robots en co-bots
Bij het invoeren van bots die werk overnemen zullen we al snel denken aan gewijzigde functies, reorganisaties en het adviesrecht dat de OR hierin heeft. Bij het invoeren van co-bots die het werk van medewerkers ondersteunen is het ook belangrijk om goed na te gaan wat je er mee wil en hoe gegevens gebruikt gaan worden die hiermee te genereren zijn. Een voorbeeld kan zijn een co-bot op gebied van kennismanagement in een call-center omgeving. De bot helpt de medewerker bij het snel vinden van de juiste antwoorden en kan op basis van zoekhistorie en andere registraties ook specifieke e-learnings adviseren. Dit soort gegevens zal de teammanager wellicht ook graag gebruiken voor gesprekken over de performance en ontwikkeling. De invoering en het gebruik mag je in dat geval dan zien als een wijziging van een regeling op gebied van de personeelsopleiding en/of op gebied van de personeelsbeoordeling waarvoor instemming van de OR nodig is.
Bewust doen
De technologische ontwikkelingen gaan door en steeds meer data zijn beschikbaar. Het zou zonde zijn om de kansen die dit biedt aan je voorbij te laten gaan. Daarbij is het wel essentieel je bewust te zijn van de haken en ogen die er zijn en hier vervolgens iets mee te doen. De site van de autoriteit persoonsgegevens is een goede informatiebron. Hier zijn over bepaalde onderwerpen in beleidsregels (eerder richtsnoeren genoemd) te vinden waarin de wettelijke normen uitgelegd worden.