Door de krappe arbeidsmarkt zijn HR- en Payroll specialisten lastig te vinden, met als gevolg vaak een te hoge werkdruk. En die werkdruk leidt al snel tot stress. Dat is niet alleen vervelend voor je medewerkers, maar heeft ook serieuze gevolgen voor de organisatie. Denk hierbij aan ziekteverzuim, minder werkplezier, lagere productiviteit, lagere kwaliteit van werk, een hoog verloop en kans op imagoschade. En terwijl de arbeidsmarktkrapte voorlopig nog door blijft zetten, is het noodzaak om andere manieren te vinden om deze werkdruk te verlichten en de gevolgen hiervan te voorkomen. Een effectieve manier om dit te doen, is door middel van digitale innovatie. In deze blog lees je hoe.
Leg de basis
Door technologie voor je te laten werken en HR-processen te digitaliseren, kosten tijdrovende administratieve taken minder tijd en aandacht. Dit leidt tot minder werkdruk bij je HR- en payroll professionals. Hoe je dit vormgeeft, is afhankelijk van de fase van digitalisering waarin je bedrijf zich bevindt. Het is hoe dan ook belangrijk om eerst de basis op orde te hebben. Het inzetten van software om je employee journey te digitaliseren is hierin een mooie eerste stap. Door alle verschillende applicaties in het IT-landschap met elkaar te koppelen, komt je data automatisch en correct in alle systemen terecht. Maar wat levert dit op?
Een reis door de gedigitaliseerde employee journey
Voor een goed beeld van wat digitale innovatie teweeg kan brengen, volgen we de reis die medewerkers binnen een organisatie afleggen. Dit begint bij werving en onboarding. Met behulp van software voor werving en selectie kun je je gehele candidate journey optimaliseren, van vacatureplaatsing tot en met onboarding. Zo versnel je de zoektocht naar nieuw talent, zorg je voor een eenvoudige en gebruikersvriendelijke ervaring en garandeer je een zorgeloze start.
Vervolgens reizen we door naar opleiding en ontwikkeling. Deze fase in de medewerkersreis is belangrijk, omdat het aanbieden van ontwikkelingsmogelijkheden leidt tot hogere productiviteit en een lager verloop. Met goede software voor medewerkersontwikkeling krijg je onder meer zicht op competenties en vaardigheden, stuur je gericht op benodigde ontwikkeling en verbeter je de kwaliteit van training en opleidingen.
Tot slot is er de offboarding, vaak het ondergeschoven kindje, maar toch een erg belangrijk onderdeel van de reis. Met een goede offboarding creëer je een soepele overgang en ontvang je waardevolle feedback van vertrekkende medewerkers en verlaten ze je organisatie als ambassadeurs. Door ook dit gedeelte van je journey te digitaliseren, verzamel je deze feedback snel en makkelijk en staat de juiste informatie in de juiste systemen.
Robotisering als volgende stap
Is de basis al gelegd? Dan is robotisering een mooie aanvulling. Met robotisering automatiseer je repetitieve, handmatige taken, waardoor de werkdruk nog verder omlaag gaat. Met steeds meer innovatieve technologieën worden de mogelijkheden van Payroll en HR-software steeds groter. Zo kun je administratieve processen automatiseren. Denk hierbij aan het draaien, bewerken en controleren van rapportages, maar ook aan het verwerken van mutaties, de aanvraag van Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), het maken van koppelingen en het uitvoeren van bulkacties.
AI als werkdrukverlager
Tegenwoordig kan AI het leven van de HR-professional een stuk makkelijker maken. Zo bestaan er tal van processen die sneller en slimmer ingericht kunnen worden met behulp van AI. Denk hierbij aan het screenen van cv’s en sollicitatiebrieven om geschikte kandidaten te vinden of het personaliseren van trainingsprogramma’s op basis van individuele behoeften en prestaties. Maar daar stoppen de mogelijkheden niet. Zo kun je voorspellende analyses uitvoeren, bijvoorbeeld van potentiële carrièreontwikkelingen en prestaties van medewerkers, of om potentieel vertrek van medewerkers te zien aankomen en proactieve maatregelen te nemen. Daarnaast kun je middels AI continue feedbacksystemen inzetten om realtime prestaties te evalueren en aanbevelingen voor verbeteringen te doen. Reken er maar op dat de mogelijkheden van AI alleen nog maar zullen toenemen. Om hier de vruchten van te plukken, is het belangrijk om nu al verkennen hoe dit binnen je organisatie past.
Een van de grote ontwikkeling binnen AI zijn de zogenaamde chatbots, die ook specifiek voor HR beschikbaar zijn. Deze chatbot kan ingezet worden om een van de meest tijdrovende taken binnen HR te automatiseren: het beantwoorden van de talloze vragen van medewerkers. Door de chatbot HR-gerelateerde vragen te laten beantwoorden, kan een HR-afdeling tot wel 30% efficiënter werken. Dit verlaagt de werkdruk binnen de afdeling aanzienlijk.
Meer tijd voor medewerkers
Volgens onderzoek is het digitaliseren en optimaliseren van HR-processen de populairste manier voor het verlagen van werkdruk (51%). Dankzij automatisering en de integratie van systemen hebben HR-professionals meer tijd om zich te richten op de medewerkers, hun werkgeluk en persoonlijke groei. Vooral in periodes dat de werkdruk hoog is.
